Динамічний набір даних можна відображати у відсортованому вигляді. Сортування набору даних значно полегшує їх аналіз. Access надає можливість сортування за кількома полями. Але потрібно пам’ятати, що сортування починається з крайнього лівого поля, тому потрібно розмістити поля у відповідності з пріоритетами сортування. Умови відбору записів задаються в рядку Условие отбора. За їх допомогою ви створюєтеобмежуючі фільтри. Вираз може задаватися за зразком або використовувати складні функції вибору. Для текстового поля можна вводити умови символьного типу. Дуже часто використовується пошук в даному полі по масці. Наприклад в якості символів підстановки можна використовувати?для представлення одиночного символу та*- для представлення кількох символів (це нагадує роботу з файлами з використанням маски в DOS). Умови можна також задавати для полів типуЧисловой, Дата/время, Логический. Щоб задати умови відбору записів, у рядок Умова відбору бланка запиту вводять вираз, який може містити знаки порівняння (>, <, =, >=, <=, <>), математичні функції, текстові, числові та інші значення.
