Для управління базою даних використовуються зв'язки між таблицями.
Якщо між таблицями бази даних зв'язку не були задані, відкриється діалогове вікно Додавання таблиці (Show Table). Виберіть у вікні необхідні таблиці і запити і натискуйте кнопку Додати (Add). Вони відображуватимуться у вікні Схема даних (Relationships) .
На мал. 23.21 показані лінії зв'язку між таблицями учебной бази даних, що поставляється з Access. У кожному невеликому вікні відображують списки полів однієї з таблиць. Ключові поля виділено жирним шрифтом
Символи на лініях зв'язку показують типа зв'язку. Символ нескінченності використовується для позначення «багато», і якщо ми бачимо на одній лінії зв'язку символи одиниці і нескінченності, то між таблицями існує зв'язок один до багатьом. Можна пов'язувати поля з різними іменами, а також запити з таблицями або запитами (див. главу 24).
Кнопки панелі інструментів Відображувати прямі зв'язки (Show Direct Relationships) і Відображувати все (Show All Relationships) дозволяють показати схему прямих зв'язків лише одній таблиці або схеми зв'язків всіх таблиць в базі даних.
Якщо ви хочете ввести нову таблицю у вікно Схема даних (Relationships) (див. мал. 23.21) і встановити зв'язок між таблицями, то виконаєте наступні дії:
- закрийте всі таблиці і форми;
- у вікні бази даних виберіть команду Схема даних (Relationships) у меню Сервіс (Tools) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;
- якщо у вікні Схема даних (Relationships) буде представлена яка-небудь інформація, то натискуйте спочатку кнопку Очистити макет (Clear Layout) а потім кнопку Так (Yes) аби продовжити виконання наміченої операції;
- у меню Зв'язки (Relationships) виберіть команду Додати таблицю (Show Table) або натискуйте однойменну кнопку на панелі інструментів;
- у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) на вкладці Таблиці (Tables) виділите необхідну таблицю і натискуйте кнопку Додати (Add) або двічі клацніть ім'я цієї таблиці (мал. 23.22);
- у вікні Схема даних (Relationships) відображуватиметься список полів вибраної таблиці з виділеним полем ключа;
- у діалоговому вікні Додавання таблиці (Show Table) виділите таблицю, з якою встановлюється взаємозв'язок і натискуйте кнопку Додати (Add);
- у вікні Схема даних (Relationships) перетягнете ключове поле із списку головної таблиці в список зв'язаної таблиці.
Для завдання зв'язку можна перетягнути ім'я поля із списку полий таблиці і помістити його в інший список. При завданні зв'язку «один до багатьом» первинний ключ першої таблиці перетягують в таке ж поле в другій таблиці.