Вибір режиму здійснюється натисканням на значку Створення таблиці в режимі конструктора, розміщеному у вікні бази даних, або режим Конструктор вибирається у вікні Нова таблиця, яке відкривається після виконання натискання на кнопці Створити вікна бази даних.
Після вибору режиму на екран виводиться вікно конструктора таблиць (рис. 2):
Воно розділене на дві частини.
Верхня частина складається з трьох колонок. У першу колонку вводяться імена створюваних полів, в другій відображаються типи даних. Третя колонка Опис може містити коротку інформацію відносно поля таблиці. Цей розділ, як правило, заповнюється рідко. Вікно конструктора таблиць після введення в нього усіх даних, необхідних для формування структури таблиці).
У нижній частині вікна відображаються властивості поточного поля. Деякі з властивостей вже задані за умовчанням. Ці властивості можна змінювати за бажанням користувача.
Ім'я поля є комбінацією з букв, цифр, пропусків і спеціальних символів, за винятком символів « . », « ! », « ' », « [ », « ] ». Ім'я не може починатися з пропуску, його максимальна довжина складає 64 символи.
Тип даних показує, яка інформація може бути внесена в поле, і визначає правила обробки цієї інформації. Тип для кожного поля вибирається із списку, що розкривається, за допомогою кнопки вибору даних із списку. Вона відображається тільки після натискання на відповідному осередку. За умовчанням Access пропонує текстовий тип даних.
Визначивши ім'я поля і вибравши його тип, користувач при необхідності може задати його властивості. Деякі з властивостей вже визначені за умовчанням. За бажанням користувача їх можна змінити.
Розмір поля - властивість, що визначає максимальний розмір даних, що зберігаються в полі. Розміри полів для різних типів даних Рекомендується задавати мінімально допустимі розміри поля.
Формат поля - властивість, що дозволяє визначати, в якому виді будуть представлені дані, що виводяться. У Access визначені вбудовані стандартні форми відображення для полів з типом даних Числової, Дата/час, Грошовий, Логічний.
Властивість Число десяткових знаків задає для числового і грошового типів даних число знаків після коми.
Властивість поля Маска введення дозволяє задавати шаблон, контролюючий правильність введення даних.
Підпис - властивість, задаюча заголовок поля (стовпця), який відображається в режимі таблиці. Підпис може як співпадати з ім'ям поля, так і відрізнятися від нього. Якщо підпис поля не заданий, то Access за умовчанням використовує в цій якості назву поля.
Значення за умовчанням - ця властивість поля, визначальне значення, яке Access вставить в таблицю автоматично.
Властивість Умова на значення дозволяє здійснювати контроль введення, задає обмеження на значення, що вводяться. При порушенні заданої умови введення буде заборонено і Access виведе текст, заданий властивістю Повідомлення про помилку.
Щоб при введенні даних випадково не пропустити (тобто не заповнити) деяке поле, воно оголошується обов'язковим. Для цього потрібно встановити курсор в рядок властивості Обов'язкове поле, натиснути на кнопці вибору даних із списку і вибрати значення Так.
Поле може бути індексоване. З цією метою в рядку властивості Індексоване поле вказується варіант Так (Збіги не допускаються). Це дозволить скоротити час, необхідний для пошуку запису по вмісту індексованого поля.
