Під автоматизацією діловодства розуміють автоматизацію адміністративного діловодства установи чи підприємства.
Адміністративними документами є:
- організаційні - положення, статути, інструкції, правила;
- розпорядчі - постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення;
- довідково-інформаційні - листи, доповідні і пояснювальні записки, протоколи, акти, огляди, звіти, стенограми, списки, переліки, реєстраційно-контрольні картки, графіки та ін.
Системи автоматизації діловодства OAS (Office Automation Systems) застосовують для реалізації функцій:
- комп’ютерна обробка текстів за допомогою текстових процесорів;
- підготовка високоякісної друкарської продукції;
- архівація документів;
- ведення електронних календарів і записників;
- електронна та аудіопошта;
- проведення відео- і телеконференцій тощо.
Системи автоматизації діловодства для виконання своїх професійних обов’язків використовують працівники середньої кваліфікації: секретарі, клерки, офіс-менеджери.
Системи автоматизації діловодства поділяють на два класи.
1.Системи управління електронними архівами. Їх основні функції: реєстрація нових документів, зберігання, пошук, вилучення.
2.Системи управління електронним документообігом (Electronic Document Management Systems, EDMS). На них покладено функції управління документами на шляху проходження від одного користувача — посадової особи — до іншого з можливістю контролю за їх переміщенням з фіксацією всіх змін і супровідних резолюцій. У готових системах одного класу можуть зустрічатися функції другого класу.
Система електронного документоообігу — організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в комп'ютерних мережах, а також що забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Документообіг — рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення; комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, що є засобом захисту інформації, що забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Використання електронних документів регулюється законами:
- Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» встановив основні організаційно-правові засади використання електронних документів та ведення електронного документообігу. Закон визначає електронний документ як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Закон визнав юридичну силу електронного документа.
- Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначив правовий статус електронного цифрового підпису та врегулював відносини, що виникають за його використання. Електронний цифровий підпис Закон визначає як вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.
Системи електронного документообігу EDMS (Electronic Document Management Systems) реалізують функції керування введенням, зберіганням та рухом потоків документів в електронному вигляді. Головне призначення EDMS - забезпечення цілісності документів та їх чіткої класифікації з метою полегшення пошуку.
До складу систем електронного документообігу входять:
- засоби зберігання документів;
- засоби доступу до системи документообігу;
- засоби реалізації бізнес-логіки, що визначає способи формування документів та маршрути їх доставки конкретним співробітникам для внесення змін і затвердження.
Системи електронного документообігу можуть використовуватись на різних рівнях управління.
Основні принципи електронного документообігу
- Однократна реєстрація документа, що дозволяє однозначно ідентифікувати документ в будь-якій інсталяції даної системи.
- Можливість паралельного виконання операцій, що дозволяє скоротити час руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
- Безперервність руху документа, що дозволяє ідентифікувати відповідального за виконання документа (завдання) в кожен момент часу життя документа (процесу).
- Єдина (або погоджено розподілена) база документної інформації, що дозволяє унеможливити дублювання документів.
- Ефективно організована система пошуку документа, що дозволяє знаходити документ, володіючи мінімальною інформацією про нього.
- Розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу і приймати управлінські рішення, грунтуючись на даних із звітів.
Система електронного документообігу має відповідати таким вимогам:
- здійснювати ведення користувачів на основі організаційно-штатної структури організації;
- вести журнали реєстрації і контролю виконання (РКК);
- контролювати терміни виконання документів, сповіщати про наближення строків контролю, про невиконані в термін документи;
- зберігати документи в системі;
- підтримувати шаблони документів, складені документи, версії, перехресні посилання між документами;
- відслідковувати документи поза системою, здійснювати виписку документів з системи;
- здійснювати пошук документів: атрибутивний, повнотекстовий, нечіткий пошук;
- підтримувати розробку документів на стадії проекту;
- підтримувати візування, узгодження, затвердження документів;
- здійснювати рух документів - документообіг, підтримувати всі види маршрутизації, автоматичне розсилання з повідомленням, обмін повідомленнями і дорученнями усередині системи, формувати реєстри відправки у зовнішні організації;
- вести класифікатори документів (за типом, видом і т. ін.), довідники;
- здійснювати жорстке розмежування повноважень в системі, підтримувати ролі, вести протоколювання і аудит дій користувачів;
- підтримувати можливість шифрування, цифровий підпис;
- вести справи документів, підтримувати функцію списання документів до справи, передачу справ до зберігання в архів;
- формувати потрібні звіти, в т. ч. статистичні звіти з діловодства організації.
Приклади EDMS
Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів Megapolis.DocNet (www.inbase.com.ua)
Система електронного документообігу "MasterDoc" (www.bkc.com.ua)
Система електронного документообігу "ДІЛО" (www.eos.com.ua)
Програмно-методичний комплекс класу управління документами (Enterprise Content Management) і бізнес-процесами (Business Process & Workflow Management) - ІНТАЛЄВ: Корпоративні документи і процеси (www.intalev.ua)
Система електронного документообігу ru:FossDoc (www.fossdoc.com.ua)
