Інформаційна база - сукупність певним чином організовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на носіях ІС. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.
Позамашинна інформаційна база - це частина інформаційної бази ІС, яка являє собою сукупність документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.
У процесі створення позамашинної інформаційної бази комп’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів та машинних носіїв; вибір способів та засобів фіксування даних у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи керування базою даних (СКБД); організація раціонального документообігу і т. ін.
Система документації може включати уніфіковані та унікальні форми документів.
Уніфікована система документації розглядається за своїм складом як комплекс взаємопов’язаних форм документів, процесів і правил документування даних і документообігу, які відповідають єдиним правилам і вимогам, а за змістом як засіб реалізації інформаційних процесів для документованого обміну даними, що мають нормативно-правову основу при управлінні економікою.
Створення уніфікованих форм документів здійснюється з дотриманням таких принципів:
- скорочення кількості форм первинних документів для раціоналізації документообігу;
- застосування єдиних форм документів на різних рівнях управління;
- використання мінімальної кількості даних, які вводяться для розв’язування функціональних задач, а також виключення із документів розрахункових показників, які можна дістати при машинній обробці, і даних, які є в системі;
- одноразового вводу даних до комп’ютера та багаторазового їх використання;
- єдиної термінології для всієї системи первинної документації, яка забезпечує простоту і зручність при роботі користувача з документами.
На даний час діє понад двадцять загальнодержавних уніфікованих систем документації, кожна з яких визначається державним стандартом. Основні держстандарти, що регулюють розроблення уніфікованої системи документації:
- ГОСТ 6.10.1-88 «Уніфіковані системи документації. Основні положення»
- ГОСТ 6.10.5-87 «Уніфіковані системи документації. Вимоги щодо побудови формуляра-зразка», на підставі якого проектуються формуляри-зразки та уніфіковані на їх основі форми документів майже всіх уніфікованих систем документації. У формулярі-зразку встановлюються формати, розміри полів документів, вимоги щодо побудови конструкційної сітки, розташування реквізитів.
- ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» - стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи (постанови, накази, положення, рішення, протоколи, акти), створювані в результаті діяльності органів державної влади України, органів місцевого самоврядування; підприємств, установ, організацій.
Для конкретних ІС можуть розроблятися унікальні (власні) форми внутрішньої документації, які задовольняють певні специфічні умови користувачів.
Форма первинного документа зазвичай складається з трьох зон:
- Зона заголовку, що містить назву документа, дату складання, код форми, коди і назви однозначних реквізитів-ознак (таких, що мають одне значення у документі);
- Змістовна (основна) таблична зона, що містить багатозначні реквізити (такі, що мають багато значень у документі): довідкові реквізити-ознаки, групувальні реквізити-ознаки, реквізити-основи.
- Зона оформлення, що містить підписи посадових осіб.
Порядок формування форм первинних документів передбачає виконання дій:
- Визначення складу реквізитів документа.
- Класифікація реквізитів на однозначні і багатозначні; реквізити-ознаки і реквізити-основи; довідкові і групувальні; реквізити, що переносяться або не переносяться на машинні носії.
- Визначення логічної залежності реквізитів.
- Вибір форми первинного документа.
- Розміщення реквізитів на формі документа, відповідно до їх класифікації і логічної залежності. При цьому форма розбивається на окремі зони з виокремленням:
- довідково-групувальних ознак, сталих для даного документа, і розміщенням їх у правому верхньому куті форми;
- реквізитів, що мають бути введені в ЕОМ.
- За необхідності введення стовпців та рядків для запису контрольних чисел.
- Передбачення у проекті форми документа підписів відповідальних осіб.
- Визначення формату бланку уточненої форми документа згідно з розміром полів і вимогами стандартів.
В результаті розв’язання задачі розраховуються результатні показники, які потрібно видати на матеріальний носій у вигляді, зручному для користувача.
Результатний документ, що використовується для процесів управління, має відповідати таким вимогам:
- повнота інформації, тобто результатні документи мають містити в собі первинні (вхідні) і результатні (вихідні) показники;
- кількість результатних показників (підсумків) має відповідати кількості групувальних ознак;
- своєчасність надання інформації управлінському персоналу;
- достовірність результатної інформації;
- логічність побудови і зрозумілість тексту шапок документів.
Форма результатного документа зазвичай складається з трьох зон:
- Зона заголовку, що містить назву документа, дату складання, код форми, коди і назви однозначних реквізитів (таких, що мають одне значення у документі);
- Змістовна (основна) таблична зона, що містить багатозначні реквізити (такі, що мають багато значень у документі). До основної зони вносять рядки двох видів: докладні та підсумкові. У докладних рядках спочатку розміщують довідкові та групувальні реквізити-ознаки, потім реквізити-основи - первинні та результатні. Підсумкові рядки містять кількісні та вартісні підсумки за певними групувальними ознаками, результати виконання розрахунків.
- Зона оформлення, що містить підписи посадових осіб та дати.
Проектування форм документів результатної інформації виконується у такій послідовності:
- визначення переліку результатних реквізитів у документі;
- розподіл реквізитів на однозначні і багатозначні;
- класифікація реквізитів-ознак: на довідкові і групувальні; реквізитів-основ – на первинні і результатні, а результатних реквізитів-основ – за ступенем підсумку;
- розміщення однозначних довідкових реквізитів у зоні заголовку;
- розміщення в основній (табличній) зоні документа групувальних реквізитів-ознак у порядку убування старшинства;
- розміщення в основній (табличній) зоні документа реквізитів-основ у послідовності, зворотній порядку групувальних реквізитів-ознак (спочатку первинні, потім – результатні, серед результатних – розміщення їх у порядку зростання старшинства (ступеня) підсумку).