Развитие ИС связано с внедрением в управленческую деятельность новой формы представления информации - электронных документов на машинных носителях. Электронные документы обладают всеми свойствами и юридической силой документов управления. В электронных документах содержатся информационные сообщения, имеющие различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.
Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:
- идентификационный код источника;
- электронная подпись автора документа;
- код формы документа;
- номер документа;
- дата, время создания или модификации документа.
Создание, электронных документов осуществляется различным образом:
1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца.
2. Сканирование немашинного документа, создание файла графического типа (форматы .TIF, .PCX, PDF), распознавание графических символов и их преобразование в стандартный формат машинного документа.
3. Программный способ создания машинного документа, в том числе вставка в документ внедренных или связанных объектов согласно технологии OLE.
4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом.
5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.
Работа с документами, в том числе и с электронными, требует создания системы управления документами и документооборотом в масштабе ИС. Эта система должна охватывать все этапы жизненного цикла документов: создание, хранение, поиск, обработку, сдачу в архив, удаление документа.
Документы ИС по направлению информационных потоков можно разделить:
- входящие внешние документы;
- исходящие документы, созданные в ИС;
- внутренние документы ИС.
Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:
- идентификационный код источника;
- электронная подпись автора документа;
- код формы документа;
- номер документа;
- дата, время создания или модификации документа.
В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
- прием и первичная обработка документов;
- предварительное рассмотрение и распределение документов;
- регистрация;
- контроль за исполнением;
- информационно-справочная работа;
- исполнение документов и отправка.
Электро́нная цифровая по́дпись (ЭЦП) — реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий проверить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи (целостность), принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи (авторство), а в случае успешной проверки подтвердить факт подписания электронного документа (неотказуемость).
Электронная подпись предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ, и является аналогом собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом. Применяется при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.
Сертификаты ключей ЭЦП изготавливает и выдает специализированная организация — удостоверяющий центр (УЦ). В функции УЦ также входит регистрация пользователей, аннулирование, возобновление и прекращение действия сертификатов ключей.
Порядок получения ЭЦП предполагает следующие шаги:
- заполнить анкету-заявление на сайте выбранного удостоверяющего центра либо оставить заявку по указанному телефону и дождаться связи со специалистом — способ зависит от конкретного УЦ;
- собрать все необходимые для выдачи сертификата ЭП документы и отправить копии в УЦ. УЦ на основании заполненной анкеты-заявления и комплекта документов готовит сертификат ЭП;
- получить сертификат ЭЦП, предоставив оригиналы документов.
- Копия свидетельства о регистрации
- Оригинал либо заверенная копия выписки из ЕГРЮЛ.
- Копия свидетельства ИНН,
- Заявление о выдаче ЭЦП (форма заявления зависит от УЦ).
