Документооборот по банковским операциям – последовательное движение банковских документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день (до попадания в сшив документов дня).
Основные этапы документооборота:
1) Составление первичных документов;
2) Прием документов бухгалтерией к исполнению;
3) Проверка и отражение в учете
4) Передача в архив
Первичные документы поступают в кредитную организацию от других КО или РКЦ (расчетно-кассового центра), а также составляются в кредитной организации и содержат необходимую информацию о характере операции.
Акты, справки, счета и др.
Оформляются на типовых бланках – «Формах»
Документооборот в банке регламентирован графиком документооборота.
Организация и общие правила документооборота при совершении кассовых и расчетных операций:
1.Все расчетно-денежные документы, поступившие в банк от клиентов, органов связи, иногородних банков в течении операционного времени подлежат приёму, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учёта банка в тот же день. Документы, поступившие в банк после окончания операционного времени, установленным руководством банка, отражаются в бухгалтерском учёте следующим рабочим днём.
2. Суммы, проводимые через корреспондентские счета банка на основании выписок по корреспондентским счетам банка, должны быть разнесены по счетам получателей и списаны со счетов плательщиков средств не позднее начала операционного времени следующего рабочего дня и включаются в баланс банка истекшего дня.
3. При выполнении кассовых операций: приходные кассовые документы отражаются в учете после приема наличных денег в кассе, а выплата наличных денег по расходным кассовым документам производится после отражения их по счетам бухгалтерского учета в банке.
4. При совершении наличных расчетов мемориальные документы сначала проводятся по дебету счетов плательщиков, а затем разносятся по кредиту счетов получателей. Если количество экземпляров расчетных документов недостаточно для вручения всем участникам расчетов, то по дебетовой записи, его приложение к выписке из лицевого счета не является обязательным, а по кредитовой записи по счетам наличие подтверждающего документа обязательно.
5. Оплата расчетных и кассовых документов производится в пределах наличия средств на счете плательщика на начало дня и по возможности с учетом поступления средств текущим днем или в пределах суммы «Овердрафта», определенной договором.
Роль документооборота в обеспечении своевременной обработки документов и их отражении в учете велика.
Документооборот позволяет своевременно обеспечивать оформление поступающих документов и отражать их в бухгалтерском учете по балансовым и внебалансовым счетам.