Учёт материалов на складе осуществляется заведующим складом или кладовщиком, то есть материально-ответственным лицом. Учёт движения и остатков материалов на складе осуществляется в карточках учёта материалов (форма М-17).
Бухгалтерский метод учета материалов. Сущность данного метода в том, что в бухгалтерии на каждый вид запаса в разрезе субсчетов открываются карточки количественно-суммового учета. В них работники бухгалтерии на основании первичных документов, поступающих со склада, в хронологическом порядке отражают движение МПЗ. Информацию из карточек переносят в аналитические (количественно-суммовые) оборотные ведомости, которые открываются отдельно на каждый синтетический счет МПЗ по МОЛ, а внутри них – по субсчетам и учетным группам. Недостатком данного метода является то, что фактически происходит дублирование складского учета в бухгалтерии.
Взаимосверка данных складского учета МПЗ с данными учета в бухгалтерии. С целью проверки полноты и правильности отражения операций в карточках учета материалов на складе и данных бухгалтерского учета материалов ежемесячно проводится сверка их натуральных измерителей по каждому виду МПЗ (проверяется начальное сальдо, оборот по приходу и расходу за месяц, конечное сальдо). Эти данные при правильном ведении учета должны совпадать, т.к. все операции по оформлению движения МПЗ регистрируются на основании одних и тех же первичных документов. В случае обнаружения ошибок, они исправляются.
Более прогрессивным является оперативно-бухгалтерский или сальдовый метод учёта. Бухгалтерия не дублируется складской учёт, а используется в качестве регистров аналитического учёта карточки учёта материалов, ведущиеся на складе. В конце месяца, МОЛ переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру из карточек в сальдовую книгу остатков материалов на складе, без оборотов по приходу и расходу. После проверки остатки таксируют по учётным ценам и выводят итоги по группам материалов и в целом по складу. Данные сальдовой книги сверяют со стоимостными данными ведомости остатков и с итоговыми данными записей в регистрах синтетического учёта. Сальдовый метод является наиболее эффективным в условиях ручной обработки данных.