Каждая организация имеет два главных признака:
1. формальную структуру, определяющую официальными правилами, целями, правом и процедурами, которые определяют, как выполняется работа организации, будь-то производство стали, завоевание голосов, обучение детей или спасение души;
2. неформальную структуру, определяемую привычными взаимодействиями лиц и групп внутри организации.
Вместе, формальный и неформальный, аспекты составляют социальную структуру организации. В каждой организации всегда присутствует напряжение между безличной, формальной структурой, с одной стороны, и личными неформальными взаимодействиями, с другой. Сочетание этих двух аспектов является основной чертой организации.
Формальная структура организации, как правило, образуется четырьмя элементами организации:
1. разделение труда;
2. делегирование власти;
3. каналы коммуникации;
4. координация действий.
1. Разделение труда соответствует разделению операций предприятий (компании). Отбор работников и распределение работ происходит по принципу специализации. В очень крупных организациях распределение работ между специалистами создаёт новые группы и результат этого организация организаций.
2. Делегирование власти представляет собой иерархию власти (цепочку власти), по которой отдельные индивиды или группы отдают приказы другим (некоторые социологи называют этот элемент структурой управления). Типичная структура делегирования власти – это линейная структура: идёт от руководителя по иерархии вниз до единичного первичного руководителя (мастера, бригадира), который, в свою очередь, направляет повседневную деятельность индивидуального работника («высшее звено» никому не подчиняется, «среднее звено» и «низшее звено»).
Однако усложнение процесса управления современными крупными предприятиями потребовало включения целой сети функциональных служб, которые обслуживают штаб главного руководства и линейные подразделения (ОК, конструкторский отдел, отделы рекламы, маркетинга, снабжения, НОТ, бухгалтерии, планово-экономический отдел, ВЦ и т.д.). такая структура управления получила название линейно-штабной структуры.
3. Каналы коммуникаций. В малых организациях каналы коммуникации просты. Но в сложных организациях информация или запросы посылаются по определённым каналам, в соответствии с иерархической лестницей. Такого рода правила, конечно, соблюдаются далеко не неукоснительно, так как затруднили бы для подчинённых решение многих проблем. Но даже в самой неформальной организации разумный подчинённый будет использовать традиционные каналы, особенно в серьёзных случаях.
4. Координация действий касается необходимости достижения цели. Разделение организации по операциям предполагает координацию действий различных подразделений. Эта задача касается, прежде всего, высшего руководства. Именно оно оценивает деятельность различных подразделений, улаживает спорные вопросы и конфликты, разрабатывает политику предприятия.
В типичных организациях формальная структура описывается в виде «организационной карты», которая может быть очень сложной по взаимосвязям, поэтому далеко не всегда люди могут понимать кто, как и почему именно так действует. А простые взаимосвязи не имеет смысла записывать, так как они понятны и определяются эффективностью.
Неформальная структура организации. Правила формальной системы не исчерпывают всего установившегося диапазона поведения, который имеет место в организации. Любая организация характеризуется множеством неформальных видов поведения, которые развиваются, когда люди сталкиваются с проблемами, выходящими за рамки функций формальной системы. Источниками этих проблем являются: безличность, запаздывание изменений, обобщённость и личный интерес.
Безличность. Правила и роли формальной структуры безличны, и индивид рассматривается как часть технологической системы, ориентированной на задание. Однако в реальной практике часто бывает необходимо заручиться полной поддержкой индивида для того, чтобы он как можно больше сил отдал для организации. Межличностные и групповые отношения являются серьёзным дополнением к формальным типам коммуникаций и контроля. Личные контакты важны не только потому, что это удобно индивидам, но также потому, что они помогают делу.
Запаздывание изменений. Как во всяком другом своде правил или законов, изменения в формальной системе обычно запаздывают от изменений в реальной действительности. Каждый работник, выполняя работу, натыкается на непредвиденные проблемы, часть которых можно было бы заранее предвидеть.
Обобщённость. Правила, чаще всего, отвлечённы и обобщены. И, действительно, невозможно иметь отдельные правила для каждой проблемы. Поэтому правила определяютсятипичными проблемами. И каждый работник, особенно руководитель, в ходе решения производственных или управленческих задач должен иметь право на определённую свободу принятия решения неформальным способом, которое потом может быть либо принято, либо отвергнуто вышестоящим начальством.
Личный интерес (обезличенность). Находясь в организации, люди должны делать всё для того, чтобы она (эта организация) могла достигнуть поставленных целей. Однако их интерес этим не ограничивается. У каждого человека есть множество личных потребностей и забот, которые тоже являются частью социальной картины организации. Рабочий может поддержать начальника, а руководитель может вступать в неформальный контакт для того, чтобы получить дополнительную информацию или усилить эффективность труда работника. «Цепочка личных привязанностей» подобна «цепочке власти», и это всегда следует учитывать в организационной деятельности предприятия.
Кроме того, любой индивид приносит с собой на работу какие-то свои убеждения, своё определение ситуации, своё видение проблемы, что не может не влиять на работу организации.
Обобщённо элементы неформальной структуры могут быть представлены следующим образом:
1. Ценности и нормы. Неформальные групповые нормы в организации, с точки зрения темпа и качества работы, обоснования установок в отношении труда, сотрудничества, лояльности, привнесённые в организацию в результате предшествующей социализации; способы неформального социального контроля (одобрение, высмеивание и т.п.).
2. Групповая структура. Как известно, дружба внутри группы или вне её предъявляет свои требования к индивиду. Клики, группировки в виде дружественных групп и союзов вызывают личную преданность. Группы интересов заинтересованы в существующей социальной расстановке (это может быть любая группа, в том числе и формальные подразделения).
3. Статусная система. Неформальные привилегии, связанные с положением в формальной иерархии. Отношения власти (например, компромисс власти с местными органами и организацией в зависимости от источника фондов и т.д.).
Эффект рассеивания. Формальными отношениями координируется деятельность, но не люди. Правила касаются мастеров и машинистов, бухгалтеров и вице-президентов. Но никакая организация не может ограничиться взаимодействиями формальных ролей. На практике работники взаимодействуют как индивиды, приспосабливаясь к повседневным требованиям так, что в результате нарушают границы своих формальных ролей. Профессиональная роль обычно требует, чтобы при выполнении работы человек не думал о своих личных делах. Но каждый человек их имеет. Конфликт между личными проблемами и интересами работника (студента) и его профессиональной ролью бывает драматичен.
