Электронный документооборот (ЭДО) — совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».ИЛИ Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме.
Электронный документ должен отвечать следующим требованиям:
- создаваться, передаваться и храниться с помощью программных и технических средств;
- иметь определенную структуру;
- иметь возможность быть представленным в форме, понятной для восприятия человеком;
- содержать обязательные реквизиты, включающие в себя электронную цифровую подпись или иной электронный аналог подписи, дату его составления, имя и адрес отправителя и иные сведения, зависящие от вида документа.
Организация ЭД:
Организация электронного документооборота позволит организовать движение различного рода документов от составителей к исполнителям, значительно повысит продуктивность работы сотрудников и поспособствует увеличению скорости принятия решений.
Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.
Система документооборота обеспечивает фундаментальные операции с документами:
- хранение
- аудит
- движение документов по исполнителям в организации
- выполнение бизнес-процессов, к которым эти документы имеют отношение.
- Любой документ в системе документооборота снабжается «карточкой», подобной, например, библиотечной. Состав информации о документе (атрибутов документа, полей карточки) определяется типом и видом документа, их доступность для просмотра и редактирования — правами доступа к документу и его состоянием.
- Любой документ может иметь один или несколько прикрепленных файлов — это могут быть как проекты новых документов, так и отсканированные образы существующих
- Любой документ может быть связан с другими документами, что обеспечивает целостность информационного поля организации
- Любой документ может быть найден по его атрибутам или, при наличии такой функциональности, по вхождению текста в прикрепленные файлы (полнотекстовый поиск).
Таким образом организация документооборота на предприятии с применением СЭД дает все необходимое для своевременного принятия решений, реагирования на ситуации и упорядоченной стабильной работы:
- категоризация документов по типам и видам
- снабжение каждого типа или вида документа любыми необходимыми атрибутами
- заданные бизнес-процессы обработки документов
- механизмы управления задачами и контроля их выполнения
- надежное хранилище документов с возможностями атрибутивного и полнотекстого поиска
Стоит отметить, что различные СЭД взаимодействуют между собой в рамках единой системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Например: Участниками МЭДО являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, Федеральные органы исполнительной власти, а также иные государственные органы. Основной принцип МЭДО — это интеграция участников и транспортной системы, обеспечивающей защищенный обмен электронными сообщениями.
Организация электронного документооборота с различных точек зрения(т.е зачем она нужна)
- Руководители:
- оперативное получения информации, необходимой для принятия решения
- оперативный контроль исполнительской дисциплины
- Cекретари, референты и помощники:
- быстрый поиск документов
- высокая точность поиска документов
- облегчение контроля исполнительской дисциплины
- упрощение подготовки всевозможных событий, мероприятий
- ускорение подготовки, согласования и утверждения итоговых документов
- повышение скорости движения документов, например, из филиалов в головную организацию
- снижение риска утери документов
- экономия времени при подборке документов для проведения сверок расчетов или проверок надзорных органов
- снижение трудоемкости работы по подготовке документов
- эффективный контроль сроков
- быстрый поиск необходимых нормативных документов
- Финансово-бухгалтерские службы
- Юридическая служба:
Проблемы внедрения системы электронного документооборота
- Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.
- Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
- Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.
- Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).
- Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.
Преимущества электронного документооборота
Экономия времени: служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов. Благодаря центральной базе данных, регулярно создаются резервные копии файлов, благодаря чему исключается возможность того, что документ будет безвозвратно потерян, если его забудут в самолёте, случайно или преднамеренно уничтожат или же просто сгинет в офисном беспорядке. Совершенно исключается потеря времени на поиски файлов и документов, которых, по какой-то причине, не оказалось на своём месте.
Более адекватное использование физического пространства и техники: ценные квадратные метры, занятые лишними серверами и прочими устройствами для хранения документов могут быть освобождены. В зависимости от статуса и актуальности информации, документы и файлы могут безопасно удаляться по истечении срока их хранения. Управление данными не только помогает соответствовать корпоративным нормам, но и способствует более адекватному использованию места для хранения.
Повышение прозрачности внутренней работы предприятия: СЭД (системы электронного документооборота) позволяют руководителям наблюдать за статусом документа, на протяжении всех этапов его согласования и утверждения. В дополнение к этому, СЭД позволяет моментально и легко вызвать не только запрашиваемый файл, но также и полный отчёт о том, кто его создал, кто имел к нему доступ и кто его редактировал.
Ведение личной истории каждого файла и сопутствующей документации: СЭД позволяют централизованно управлять взаимоотношениями с клиентами и поставщиками. К примеру, достаточно лишь одного щелчка мыши, чтобы вызвать все необходимые документы, которые содержат требования, связанные с различными типами взаимоотношений между организацией и внешними субъектами.
Больше гибкости в отношении физического местонахождения сотрудников: благодаря возможностям электронного доступа и коммуникаций, служащие получают возможность работать удалённо. И даже находясь в одном и том же географическом месте, служащим больше не потребуется дожидаться, пока бумажные копии файлов будут пересылаться из соседнего офиса.
Повышение безопасности информации и документов: как уже упоминалось, центральная база данных позволяет делать резервные копии документов, благодаря чему снижается риск случайной или умышленной потери файлов. При этом, меньше времени тратится на поиски необходимого документа, если его местонахождение по какой-то причине изменилось.
Снижение затрат на распечатку, почтовые марки, конверты и пересылку: бумажные документы, которые пересылаются между отделами или поставщиками, могут пересылаться в электронном виде.
Повышение уровня удовлетворённости служащих и руководителей: оптимизация ежедневных задач позволяет сотрудникам получать больше удовольствия от рабочего процесса. Освобождение сотрудников от таких, часто скучных задач, как обработка накладных, позволяет им посвятить себя другой деятельности. В то же время, руководители отделов получают больше возможностей контролировать работу своих подчинённых. В конечном счёте, некоторые организации могут обнаружить, что сэкономленные средства позволяют им выйти на новый бизнес-уровень.
