- Выстраивание эффективных отношений со СМИ. Сотрудники пресс-службы готовят информационно-аналитические материалы и рассылают их в соответствующие издания, предоставляют необходимую информацию по запросам СМИ, готовят интервью с руководителем организации, организуют пресс-конференции и брифинги и др.
- Формирование корпоративной культуры. Сплоченность коллектива и принятие правильных решений необходимо для эффективной работы всей организации в целом. Этот вид деятельности пресс-службы особенно важен в кризисных ситуациях, когда пресс-служба выпускает печатные материалы, реализует обучающие программы, нацеленные на выработку антикризисных решений.
- Формирование положительного имиджа организации.
- Участие в выставочной деятельности. Проведение выставок позволяет осветить основные содержательные аспекты деятельности организации. Участие в выставках предполагает работу на стенде, подготовку образовательных семинаров, организацию мастер-классов.
- Подготовка обзоров СМИ для руководителя организации. Сотрудники пресс-службы отбирают наиболее важные социально-экономические факты и предоставляют их к сведению руководителей подразделений или всей организации в целом.
- Спичрайтинг. В функции пресс-службы входит подготовка письменных выступлений (от поздравлений до содержательных отчетов).
- Работа с журналистами: проведение пресс-конференций, брифингов, круглых столов; распространение пресс-релизов через информационные агентства; предоставление СМИ сведений о деятельности организации; подготовка бэкграундеров для различных мероприятий и др.
- Проведение внутрикорпоративных мероприятий: издание корпоративных журналов, брошюр; создание информационных стендов, организация корпоративных праздников и др.
- Информационное обеспечение интернет-сайта организации: ведение ленты новостей, своевременная публикация пресс-релизов, анонсов; размещение фотоматериалов, статей, отчетов; предоставление информации о первых лицах компании и др.
Подготовка информации, признаки PR-информации
PR-информация — информация, исходящая от базисного субъекта PR по его инициативе (другими словами, инициированная им) и предназначенная для его целевой общественности.
Жанровое своеобразие PR-текстов.:
- Оперативно-новостной жанр. К ним относятся информирующие тексты, в первую очередь это пресс-релизы, анонсы и приглашения на различные мероприятия. В текстах данного жанра описываются основные характеристики продукта или персоны. Жанр характеризуется лаконичностью, фактологичностью и оперативностью. Пример: «Компания N приглашает Вас на презентацию революционного типа дверной фурнитуры».
- Исследовательско-новостной жанр. В эту группу текстов входят актуальные, но не оперативные материалы. В первую очередь, это опросные листы и анкеты. Особенностью жанра является то, что в нем, в отличие от оперативно-новостного жанра, первична не новизна события, а отражение причинно-следственные связи между объектом и аналитической информацией о нем. Пример: «Согласно исследованию ВЦИОМ, 30% россиян предпочитает деревянные окна, 70% предпочитают стеклопакеты, но средствами на их установку располагает не более 40% респондентов».
- Образно-новостной жанр. Группа текстов, как правило, написанных от имени руководителя — обзоры, статьи, письма, поздравления. Могут сочетать в себе признаки любых жанров, но определяющим параметром в данном случае выступает то, что событие отражается от имени руководителя предприятия или его подразделения. Пример: (заголовок материала) «Генеральный директор Компании ТБМ: «У меня дома стоят двери отечественного производства».
- Фактологический жанр. Тексты, содержащие, помимо основной информации о предмете, дополнительную – в частности, биографические и описательные компоненты. Примером фактологического жанра являются биографии и факт-листы. Цель достигается через описание события или персоны. Пример: «Иван Иванов с детства мечтал заниматься остеклением окон, а теперь ему принадлежит вторая по обороту компания в России».
- Исследовательский жанр. Группа текстов, зачастую представляющих собой самостоятельные журналистские материалы. Для жанра характерно наличие рационально-логических аналитических элементов в тексте, использование различных источников информации, а также отражение личности автора. Часто тексты данного жанра тяготеют к научности. Примером жанрового текста может быть заявление для СМИ. Цель достигается за счет описания и выявления причинно-следственных связей между фактами. Пример: (выдержка из статьи) «…согласно мнению ряда экспертов, одной из причин ухудшения здоровья жителей больших городов является превышение физиологически комфортного уровня шума. Если у вас нет возможности переехать за город, выходом может стать установка современных стеклопакетоов».
Комбинированные PR-тексты: совокупность представленных целевой общественности в виде собранных вместе механически (пресс-кит) или полиграфически (буклет, проспект, брошюра, корпоративное издание, листовка) простых первичных текстов, объединенных общей тематикой (новостным поводом). М. содерж. тексты смежных ком-ционых форм (журналист., рекламные).
Специальные мероприятия. Пресс-конференции, брифинги, презентации.
Специальное мероприятие — это спланированное мероприятие (событие, акция), инициированное базисным субъектом ПР и направленное на достижение прагматических коммуникативных целей данного субъекта, способствующее приращению его паблицитного капитала.
Задачи организации специального события — привлечение внимания и интереса общественности к организаторам и переключение этого внимания на конкретные цели PR-акции/кампании.
Главное отличительное достоинство: оригинальность. Марка должна тотально присутствовать в событии; запоминающееся название, ассоциирующееся с брендом; всё с ним связанное; «послы марки».
Пресс-конференция — специальное мероприятие, предназначенное для осуществления прямого устного контакта объекта PR с представителями СМИ. Суть и цель пресс-конференции в донесении до журналистов необходимых сведений по определенному информационному поводу, сообщение важной новости, а также беседа и ответы на интересующие вопросы.Виды пресс-конференций: событийные; проблемные.
Презентация. Данное мероприятие проводится в случае завершения нового строительства здания или реконструкции существовавшего ранее, повлекшей за собой изменение стиля, архитектуры или технологического подхода к работе с клиентами PLACE = торговая точка + прилегающая территория. Нужно продумать также праздничное оформление здания и территории.
Брифинг — короткая, сжатая во времени инструктивная встреча руководства компании с журналистами, с приглашением представителей органов государственной власти. Сообщение носит односторонний оповещательный характер. Проводится в случаях ЧП.
Подготовка и проведение пресс-конференции.
- Планирование и оповещение. Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить те СМИ.
- Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее — на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки.
- Открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции:
- Вступительное слово ведущего;
- Выступления (информационные сообщения);
- Вопросы и ответы;
- Закрытие;
- Неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.
- Нужно изготовить и разместить указатели: объявления на входе в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелок с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на двери пресс-конференционного помещения и указателя «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов, уместен указатель «раздевалка», особенно если она расположена не на виду. Чем быстрее вас найдут журналисты, тем в лучшем расположении духа они окажутся. Нагрудные указатели (бэйджи) должны иметь все организаторы со своими именами для более эффективной коммуникации с ними, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода вопросам. На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными.
- Ньюсмейкеров необходимо встречать сразу же после входа в здание и проводить в помещение. Нужно не допустить общения перед пресс-конференцией ньюсмейкеров и журналистов. Только для СМИ — ваших основных информационных партнеров возможны исключения.
- В это же время окончательно распределяются роли.
- Ньюсмейкер — носитель новости, имеющий опыт публичного выступления (роль предполагает ответственность за саму информацию);
- Ведущий (роль предполагает ответственность за процедуру ведения пресс-конференции);
- Эксперт — специалист в данной области (роль предполагает ответственность за информационную полноту и насыщенность).
- Пространство пресс-конференции должно быть организовано так, чтобы журналистам было удобно работать.
- Репетиция всех участников будущей пресс-конференции необходима, особенно для новичков, впервые выходящих на встречу с журналистами.
Виды информационных поводов пресс-конференций.
Информационный повод — это своего рода зацепка, делающая событие интересным для зрителей, читателей, слушателей. Грамотный информационный повод — залог успешности любого мероприятия. Событие должно стать новостью для прессы. Существует несколько факторов, помогающие выделить данный информационный повод среди других:
- Повод интересен для целевых групп, вовлеченных в проект;
- Повод соответствует текущему социальному, политическому, культурному контексту;
- Формулировка краткая и емкая;
- Повод имеет необычную подачу или эмоциональный оттенок;
- Чем более событие персонализировано, тем выше у него вероятность стать новостью.
Для эффективного формирования информационного повода необходимо:
- Владеть текущей социально-политической, экономической ситуацией;
- Иметь функциональную базу СМИ, которая позволит быстро составить медиа-карту;
- Правильно определить целевую группу СМИ;
- Определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;
- Выявить возможные риски.
