Відповідно до ст. 130 Статуту залізниць України пред’явленню залізниці позову, який випливає із цього Статуту, може передувати пред’явлення до неї претензії. Таким чином, питання про попереднє пред’явлення претензії до звернення з позовом до залізниці вирішується відправником чи отримувачем вантажу (багажу, вантажобагажу) на власний розсуд. Залучення залізниці до участі у справі як відповідача може мати місце лише тоді, коли право на пред’явлення до неї претензії та подання позову належить позивачеві.
Залежно від підстав пред’явлення претензій ст. 130 Статуту регулює питання про те, кому (вантажовідправнику чи вантажоодержувачу) належить право звернення до залізниці з претензією, а отже, і з позовом. Поряд із цим ст. 133 Статуту допускає передання такого права, а також права подання позову вантажоодержувачем вантажовідправнику та навпаки, а також вищій у порядку підпорядкованості організації. Передання цих прав може здійснюватись лише за попередньою згодою іншої сторони і засвідчується переуступним написом на відповідному транспортному документі.
Крім того, ст. 133 Статуту передбачає передання права пред’явлення претензій та подання позовів вантажовідправником або вантажоодержувачем уповноваженій особі, яка виступає від їх імені. Таке передання оформлюється довіреністю на право виконувати певні дії в інтересах вантажовідправника або вантажоодержувача. Особливості пред’явлення та розгляду претензій, що виникають щодо перевезення вантажів, пасажирів, багажу і вантажобагажу, пред’являються в порядку, передбаченому ст. 130-134 Статуту залізниць України і Правилами заявлення та розгляду претензій, які затверджено наказом Міністерства транспорту України від 28.05.2002 р. № 334. У претензійній заяві зазначаються:
- за що саме пред’являється претензія (за повну або часткову втрату вантажу, багажу чи вантажобагажу, за пошкодження, псування, за прострочення доставки тощо), обґрунтування претензії та вимоги заявника;
- сума претензії за кожною вимогою і кожним окремим документом (накладною, багажною квитанцією, обліковою карткою виконання плану тощо);
- повне найменування і поштові реквізити заявника претензії (поштовий індекс, місто, вулиця, номер будинку) та залізниці, якій пред’являється претензія;
- відділення банку, у якому відкрито рахунок заявника претензії, номер цього рахунку та інші банківські реквізити;
- перелік документів, що додаються до претензії;
- дата складання претензійної заяви та її номер.
Претензійна заява підписується повноважною особою підприємства, організації-заявника і надсилається адресату рекомендованим або цінним листом чи вручається під розписку. До заяви додаються документи, передбачені ст. 130, 133 Статуту залізниць України, а також розрахунок суми претензії, якщо його не наведено у претензійній заяві. Накладна, квитанція про приймання вантажу до перевезення, багажна і вантажобагажна квитанції та комерційний акт подаються тільки в оригіналі. Кількість і вартість відправленого вантажу підтверджується згідно зі ст. 115 Статуту документом відправника із зазначенням у ньому номера залізничної накладної, за якою відправлено вантаж. Правилами визначено вичерпний перелік додатків залежно від предмета спору. Про результати розгляду претензійної заяви залізниця повинна повідомити заявника у строки, встановлені ст. 135 Статуту залізниць України.
