Документы, составленные и выданные на территории одного государства, принимаются к рассмотрению и признаются на территории другого государства при условии их легализации (определенная международными соглашениями процедура удостоверения документов), если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых они являются.
В настоящее время широко известны два способа легализации (удостоверения) официальных документов – 1)консульская легализация и 2) проставление апостиля.
Консульская легализация - процедура подтверждения соответствия документов и актов законодательству государства их происхождения для целей их использования в другом государстве и представляет собой свидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа.
В свою очередь произвести консульскую легализацию документов возможно тремя способами. Первый - консульская легализация документов производится на территории государства, которое выдало этот документ. Второй – консульская легализация документов производится на территории государства, где этот документ необходимо предоставить (использовать). Третий - консульская легализация документов производится на территории третьего государства.
Все три способа консульской легализации документов состоят из очередности различных заверений.
В первом случае, сначала у нотариуса заверяется документ и правильность его перевода на язык государства, где будут использоваться эти документы, затем следует обращение в Министерство юстиции, где свидетельствуется подлинность подписи нотариуса. После этого в департаменте (другой компетентный орган, в зависимости от государства) консульской службы МИД подтверждается подлинность подписи должностного лица органа Минюста и, наконец, последний шаг - посещение консульства того государства, где будут использоваться документы. Там-то и происходит долгожданная легализация.
Во втором случае, иностранные документы сначала заверяются в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого они были выданы. Подпись и печать под подтверждением вправе ставить только посол, нач. консульского отдела (консул) его зам (вице-консул). Остальные лица консульства (посольства) подписывать документы такого рода не имеют права. Далее, заверенные таким образом документы, после проверки по каталогу подлинности подписи, оттиска печати и полномочий сотрудника консульского отдела, легализуются в уполномоченном органе консульской службы МИД того государства, где эти документы будут использованы. В этом случае также может быть потребован нотариальнозаверенный перевод документов на язык государства, где эти документы будут использованы.
Третий способ консульской легализации документов в виду его специфики не получил широкого применения, но возможность его использования при определенных сложившихся обстоятельствах не исключена. Например, гражданин(-ка) России, находящийся(-аяся) временно на территории Германии, захотел(а) вступить в брак с гражданкой(-ином) Германии в Дании. Для заключения брака в Дании датская сторона требует консульской легализации свидетельства о рождении жениха (невесты) из России.
В октябре 1961 г. в Гааге (Нидерланды) рядом стран была подписана Конвенция. Этой Конвенцией были отменены требования консульской легализации иностранных официальных документов и введена упрощенная процедура заверения подписи лица, подписавшего документ, статуса, в котором оно выступало, а также аутентичности оттиска печати или штампа. Такая форма легализации иностранных документов стала называться – Апостиль (APOSTILLE), а документы с одинаковым для всех этих стран штампом
'Аpostille', который проставлен уполномоченным на то органом, перестали требовать дальнейшего заверения (консульской легализации). При наличии такого штампа на официальных документах, составленных на территории одного из договорных государств последние безоговорочно признаются на всех государственных уровнях чиновниками любого ранга всех странах, подписавших Конвенцию.
В настоящее время к Конвенции присоединилось почти девяносто стран мира. В их числе большинство европейских и американских стран. Таким образом, проставление штампа 'Apostille' возможно на следующих территориях: Британские Виргинские острова, Гибралтар, Фолклендские острова.
Апостиль строго определен и стандартизирован. Это - штамп в форме квадрата, который сопровождается словами APOSTILLE (Convention de la Haye du 5 octobre 1961), со стороной не менее 9 см. и определенным количеством пунктов (строк) для заполнения.
Согласно ст. 5 Конвенции апостиль 'удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступает должностное лицо, подписавшее документ и, в надлежащем случае, подлинность печати и штампа, которыми скреплен этот документ'. Апостиль может ставиться непосредственно на документ или может быть оформлен в виде приложения, подшитого, приклеенного или иначе прикрепленного к документу. Подпись, печать и штамп, проставленные компетентным органом на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации. Каждый апостиль уникален и имеет свой регистрационный номер. Он не является отдельным документом, а существует только вместе с удостоверяемым документом.
После его проставления документ считается легализованным и имеет право на законное использование на территории стран-участниц Гаагской конвенции, которые согласились с присоединением к ней определенного государства. Апостилируются документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, страховки, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения, а также материалы по гражданским, семейным и уголовным делам и др.
На заверенные надлежащим образом копии документов так же можно проставить штамп 'Apostille'. Заверяются они в таком же порядке и имеют такую же силу, как и оригинал.
В РФ срок проставления апостиля занимает, как правило, три-четыре рабочих дня. В РФ проставлять апостиль имеют право:
• органы юстиции администраций субъектов РФ. Они апостилируют документы, засвидетельствованные нотариусом в тех же субъектах федерации;
• органы ЗАГС администраций субъектов РФ - на свидетельства о регистрации актов гражданского состояния. Например, на документы об актах гражданского состояния, выданные в Москве, апостиль ставят в объединенном архиве ЗАГС;
• в Департаменте консульской службы МИД РФ штампом APOSTILLE могут быть заверены документы об образовании, предназначенные для использования в странах, подписавших Гаагскую конференцию. В Москве эти документы можно отдать на легализацию и в Министерство общего и профессионального образования РФ;
• отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов РФ - на документы, выданные центральными государственными архивами;
• архивные органы имеют право проставлять апостиль на документах, оформленных по линии адвокатуры.
В соответствии со ст. 1 Гаагской конвенции, некоторые документы, предназначенные для использования в странах-участниках, не нуждаются в проставлении апостиля. Так, ее действие не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также на административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции (доверенности на совершение сделок, счета, документы на перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении работ и расчетов с ними, таможенные декларации и т.п.). Все эти документы нуждаются в легализации обычным консульским путем. Вместе с тем, апостиль не проставляется на оригиналах, копиях и фотокопиях паспортных документов, военных билетов, трудовых книжек, разрешений на ношение оружия, свидетельств о регистрации транспортных средств (технических паспортов), удостоверений личности, нормативно-правовых актов, разъяснений и правовых заключений относительно их применения, документов, имеющих характер переписки.
В проставлении апостиля так же отказывается, если 1) документ предназначен для использования в стране, которая не присоединилась к Конвенции или является ее участницей, но возражала против присоединения государства, которое выдало официальный документ, к Конвенции согласно статьи 12 Конвенции; 2) текст документа невозможно прочитать вследствие повреждения; 3) документ написан или подписан карандашом либо получен через средства факсимильной связи; 4) в документе есть неоговоренные исправления или дописки; к полномочиям компетентного органа не относится проставление апостиля на этом документе; 5) компетентному органу не удалось получить образцы подписей, оттисков печатей и/или штампов.
При проставлении апостиля, не проверяется содержание официального документа на его соответствие действующему законодательству и ее международным договорам, а только выясняется, подлежит ли данный документ проставлению на нем апостиля и заверяется подпись лица, подписавшего документ, статус, в котором оно выступало, а также аутентичность оттиска печати или штампа. Ответственность за содержание
документа несет лицо, подписавшее конкретный официальный документ, или учреждение (государственный орган, организация и т.д.), выдавшее его.
Для проставления апостиля необходимо подать оригинал документа или его копию, заверенную в установленном порядке.
