Информационная система— это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Современное понимание информационной системы предполагает использование в качестве основного технического средства переработки информации компьютера. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно ее получение и представление.
Необходимо понимать разницу между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащенные специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.
В нормативно-правовом смысле информационная система определяется как «организационно упорядоченная совокупность документов (массив документов) и информационных технологий, в том числе и с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы» [Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995, № 24-ФЗ].
В зависимости от применяемой технологии различают ручные и автоматизированные ИПС. В ручных (карточных) ИПС поиск происходит по краткому формализованному описанию документов на карточках. В зависимости от принятого принципа организации карточек в ИПС на первый план выходят разные признаки документа — классификационный шифр, инвентарный номер, предметная рубрика, Ф.И.О. автора и т.д. Карточки в картотеке отделены друг от друга разделителями, на которых проставлены либо шифры в цифровой последовательности, либо буквы алфавита. За разделителями и собираются карточки, содержащие идентификационные признаки документов, имеющие указанные признаки.
Ручные ИПС построены по линейному принципу. Это означает, что поиск можно проводить лишь по одному признаку, главенствующему в данной поисковой системе, например, по содержанию. Чтобы произвести многоаспектный поиск, нужны вспомогательные средства, представляющие информационно-поисковый массив, перестроенный по ряду других признаков, например, алфавитно-предметному, хронологическому, нумерационному и т.д. Таким образом, для эффективного поиска ведением одной картотеки не ограничиться. Необходимо дополнение в виде еще нескольких картотек, в которых карточки на одни и те же документы будут расположены в другой последовательности и за другими разделителями.
Совместить несколько вариантов поиска возможно только в автоматизированных ИПС. Автоматизированный документный поиск может быть организован на основе различных технологий: по ПОД, по полному тексту документа, по
гипертекстовым ссылкам и др. Поиск по ПОД осуществляется аналогично вручных и автоматизированных ИПС, только идентификацию документа по поисковым признакам производит компьютер. Поиск по полному тексту документа основан на формализации текста, переводе его в машиночитаемую форму. Обработка текста предполагает выделение дескрипторов и составлении тезауруса — перечня дескрипторов, проранжированных по частоте употребления. Тексты документа хранятся в памяти компьютера. А их поиск и вывод осуществляется в соответствии с поисковым предписанием. Предписание имеет вид логического произведения некоторого множества ключевых слов — дескрипторов. Документ считается отвечающим на информационный запрос и подлежит выдаче, если в нем одновременно содержатся все ключевые слова поискового предписания.
И наиболее сложная технология — гипертекстовая. Основная идея гипертекстовых технологий состоит в том, что поиск документной информации происходит с учетом множества взаимосвязей, имеющихся между документами, как логических, так и ассоциативных. Доступ к информации осуществляется не путем последовательного просмотра текстов, а путем движения от фрагмента одного текста к фрагменту другого. Движение осуществляет сам пользователь и оно называется «навигация».
В зависимости от того, какую форму имеет информация в процессах хранения и поиска, ИПС подразделяются на документные и фактографические. Документные ИПС выдают в результате поиска сами документы, их копии или же адреса хранения. Фактографические ИПС помогают отыскать отдельные сведения, факты из текста документов. Между документным и фактографическим поиском нет принципиальной разницы. По способам поиска оба вида идентичны. Отличия имеются в содержательной стороне объекта поиска: в первом случае ищут документ или сведения о нем, а во втором — факт, отраженный в документе. Характерной особенностью всех документных ИПС является то, что извлечение нужной информации из найденного документа осуществляет сам потребитель. Фактографические ИПС предназначены для поиска конкретных фактов, сведений, данных в ответ на фактографические запросы
без обращения потребителя к документам, в которых они содержатся. Промежуточное место занимают документно-фактографические ИПС, результатом поиска в которых являются запрашиваемые факты, сведения, данные со ссылкой на документ, в котором они зафиксированы.
Сам поиск представляет собой творческий процесс, несмотря на то, что многие его стороны жестко формализованы. Этапы поиска следующие:
• формулировка запроса;
• анализ запроса и составление поискового предписания — перевода запроса с естественного языка на язык формальных признаков документа (библиографического описания, классификационного индекса, предметной рубрики, перечня дескрипторов и т.д.);
• реализации поискового предписания в информационно-поисковом массиве и выборка релевантных документов, т.е. соответствующих данным формальным признакам;
• выбор из релевантных документов пертинентных, т.е. соответствующих реальным потребностям пользователя.
