Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота включает всю последовательность перемещений документов во время их движения и такие операции с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на исполнение, организация исполнения и отправка. В технологическую цепочку обработки документов входят также их регистрация, информационно-справочная работа, контроль за сроками исполнения. Технологические процессы, составляющие документооборот, напрямую связаны и с оперативным хранением сформированных в дела исполненных документов.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить, изучая качественные и количественные характеристики его параметров.
К качественным характеристикам относятся:
- характеристики документооборота в зависимости от используемой системы документационного обеспечения управления: автоматизированной, традиционной или смешанной (классификация носителей информации и способов передачи документов);
- разделение документооборота на документопотоки и характеристики состава и содержания документов, включенных в документопотоки;
- направленность движения документов и их периодичность;
- характеристики документооборота как организованного движения документов: маршруты движения, этапы и инстанции прохождения маршрута и т. д.
Маршрут движения является одной из основных характеристик документооборота. Он включает все инстанции движения документа от его получения организацией или создания черновика до подшивки в дело.
Для того чтобы выполнить главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, необходимо соблюдать ряд требований, в числе которых:
- нахождение кратчайшего пути для каждого документа за счет исключения тех инстанций прохождения и технологических операций по обработке документов, которые не обусловлены деловой необходимостью, в т. ч. дублирующих и повторных операций;
- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;
- исключение или максимальное ограничение возвратных перемещений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т. д.).
К количественным характеристикам специалисты относят параметры объема документооборота. Помимо собственно объема документооборота (основного параметра), могут подсчитываться удельный вес групп документов в общем документопотоке, плотность документопотока, т. е. количество документов, проходящих через подразделение за единицу времени.
