В любой организации решение проблемы документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение: управление делами, общий отдел, канцелярию (или одного из сотрудников – секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.
Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.
Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующим законодательством, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.
Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями.
Среди организационных проблем выделяют:
· выбор оптимальной организационной работы с документами;
· разработку внутренней организационной структуры службы делопроизводства;
· определение должностного и численного состава;
· регламентацию задач и функций службы делопроизводства в целом;
· выбор оптимальной технологии работы с документами, ее регламентацию;
· рациональную организацию рабочих мест и условий труда;
· повышение квалификации сотрудников службы.
Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате: централизованную, децентрализованную, смешанную.
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в одном структурном подразделении.
Децентрализованная форма организации документационного обслуживания предполагает, что каждое структурное подразделение создает свою автономию по созданию, систематизации и хранению документов.
Смешанная форма организации работы с документами – самая распространенная. При этом часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
В функции современной службы делопроизводства входят:
· разработка, внедрение и ведение табеля унифицированных форм документов;
· разработка и проектирование бланков документов;
· осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов;
· регистрация входящих и исходящих документов;
· организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов;
· регулирование хода исполнения документов в установленные сроки;
· организация машинописного изготовления документов;
· разработка номенклатуры дел организации;
· работа по ведению делопроизводства по заявлениям и жалобам граждан;
· контроль за правильностью оформления документов.
· организация работы архива учреждения;
· повышение квалификации работников службы документационного обеспечения.
