Стиль официально-делового общения позволяет излагать факты точно, кратко, конкретно, не допуская двусмысленности, для обеспечения коммуникации.
Язык служебных документов- это разновидность официально-делового современного литературного языка, используемого в сфере делового общения для составления документов. Свойства делового общения: официальный характер, адресность , повторяемость, тематическая ограниченность. Точность и ясность текста документов обеспечиваются: тщательным подбором слов; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом). Лаконичность предусматривает краткость и четкость изложения, без второстепенных деталей и повторов; немногословность. Нейтральный тон изложения-Изложение текста от 3-го лица ед. ч. (банк направляет); от 1-го лица мн. ч. (направляем вам), Отсутствие эмоционально-экспрессивной окраски ситуаций и фактов; Отсутствие личностного подхода к оценке информации, т. к. автор действует от имени организации. Фразеологическая устойчивость, наполненность готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Применение устойчивых словосочетаний дает возможность: авторам - оперативно составлять документы; адресатам - облегчить восприятие текста. В документе недопустимо необоснованное употребление иностранных слов. Исключение тавтологии (использования в одном предложении однокоренных слов) из текста документа. Применение общепринятых сокращенных слов и словосочетаний уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.
Бланки документов и требования к ним
Большинство документов предприятия, в том числе исходящие документы, оформляются на бланке.
Бланк - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем типографским способом постоянной информацией.
Бланки документов можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств компьютерной техники при создании конкретного документа. Для наиболее важных документов предприятия используют бланки, выполненные типографским способом, с эмблемой, имеющей высокую степень детализации, с тиснением, водяными знаками, многоцветной печатью и другими элементами, затрудняющими подделку. Как правило, такие бланки нумеруются типографским способом или специальными нумераторами. Использование каждого такого бланка должно фиксироваться в специальных регистрационных бланках.
Бумага для бланков должна обладать такими качествами, как несворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м2 до 200 г/м2 и по белизне - от 88% до 98%.
Для изготовления бланков в основном используются два формата листов бумаги А4 - (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля соответствующих размеров:
Левое - 20 мм;
Правое - 10мм;
Верхнее - 20 мм;
Нижнее - 20мм.
В соответствии с требованиями ГОСТа установлены следующие виды бланков предприятия:
· Общий бланк - бланк предприятия или структурного подразделения для изготовления любого вида документа (кроме письма);
· Бланк для письма;
· Бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Предусмотрены два варианта расположения реквизитов бланка - угловое и продольное.
Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.
Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.
Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.
Формуляр-образец -- модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец -- это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.
Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 -- Государственный герб Российской Федерации;
02 -- герб субъекта Российской Федерации;
03 -- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 -- код организации;
05 -- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 -- ИНН/ КПП налогоплательщика;7 -- код формы документа;
08 -- наименование организации;
09 -- справочные данные об организации;
10 -- наименование вида документа;
11 -- дата документа;
12 -- регистрационный номер документа;13 -- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 -- место составления или издания документа;
15 -- адресат;
16 -- гриф утверждения документа;
17 -- резолюция;18 -- заголовок к тексту;
19 -- отметка о контроле;
20 -- текст документа;
21 -- отметка о наличии приложения;
22 -- подпись;
23 -- гриф согласования документа;
24 -- визы согласования документа;
25 -- печать;
26 -- отметка о заверении копии;
27 -- отметка об исполнителе;28 -- отметка об исполнении документа направлении его в дело;
29 -- отметка о поступлении документа в организацию.
30 -- Идентификатор электронной копии документа
