Документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Свойства документов:
а) атрибутивность документа, т.е. наличие неотъемлемых слагаемых, без которых он существовать не может. Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в недокумент (в устную речь, вещь);
б) функциональность документа, т.е. его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени. Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях;
в) структурность документа, т.е. тесная взаимосвязь его элементов и подсистем, обеспечивающая его целостность и тождественность самому себе, т.е. сохранение основных свойств при различных внешних и внутренних изменениях. Типовую структуру, т.е. одинаковый набор элементов для определенного вида документов, имеют практически все функционирующие в системе социальных коммуникаций документы. Типовая структура документов различных видов определяется специальными стандартами, положениями, инструкциями и т.д. Именно структура обеспечивает эффективность использования и долговременность хранения документа.
Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления (Н. С. Ларьков).
Функции документа можно разделить:
1. На общие (сущностные) и специальные (прикладные). К общим функциям относятся:
1) информационная: любой документ является носителем информации, его цель – сохранить эту информацию во времени пространстве. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе.
2) социальная: всякий документ является выражением той или иной социальной потребности.
3) коммуникативная: документ всегда выступает средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системами, между государственными учреждениями, должностными лицами. В коммуникативной функции можно выделить две подфункции, которым соответствуют две категории документов:
документы, ориентированные в определенном направлении: сверху вниз (законы, указы, постановления, приказы, инструкции) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);
документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы)[3].
4) культурная: документ – это письменный исторический источник, памятник истории и культуры, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.
