Официально-деловой стиль является наиболее консервативным и функционирует в административно-правовой сфере деятельности. Ему свойственны следующие черты:
1. Точность, не допускающая возможности инотолкований.
2. Стандартизованность – стремление к единообразному изложению, облегчающему делопроизводство. Обращение делового стиля к устойчивым языковым формулам – клише – связано с тем, что стандартными являются ситуации делового общения.
3. Долженствующе-предписующий характер: деловой текст не только информативен, но и волюнтативен.
4. Безличностное изложение, связанное со спецификой административно-правовой сферы и усиливающее волюнтативность.
5. Стремление к нейтральному эмоционально-экспрессивному тону (хо- тя всё же деловой текст обращается к стандартным оценочным средствам, формирующим мелиоративную и пейоративную тональность).
6. Высокая конкретизация темы, которая развивается не по «вертикали» (как в научном тексте, стремящемся к выведению нового знания), а по «горизонтали». В официально-деловом тексте важна не динамика, а структурная статика мысли, её линейное развертывание.
В тематическом развёртывании официально-делового текста также очень важен стандарт. Причём последовательность микротем во многом зависит от жанра. Например, в жанре профессионального резюме последовательно сменяют друг друга заглавная микротема (с называнием фамилии, имени, отчества), указание контактного адреса и/или телефона, характеристика образования, специальности, профессиональной цели, опыта работы (в обратном хронологическом порядке), дополнительных навыков, профессиональных качеств, интересов. То есть в тексте логика изложения подчинена важнейшей коммуникативной цели профессионального резюме представить потенциального сотрудника в наиболее выгодном свете. Основания для классификации делового текста разнообразны: сфера употребления, коммуникативная цель, типовой или личный характер до- кумента, форма речи. По сфере употребления разграничивают тексты дипломатические, законодательные, юрисдикционные и административные. Деловые тексты могут реализовывать такие коммуникативные цели, как предписание, информирование и ходатайство. Преобладает в официально- деловом стиле письменная форма, но можно выделить и некоторые устные жанры (например, деловая беседа – специально организованный предметный разговор преимущественно между двумя собеседниками, служащий решению задач делового общения; деловое совещание – форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями).
Экстралингвистические особенности
1. Точность и ясность. Основным требованием к содержанию документа является его максимальная точность и понятность (ясность). Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания, изложенного в документе. Адекватность восприятия текста и автором документа, и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности.
2. Коллегиальность, Принято считать, что определяющим фактором при объяснении стилевых особенностей текста документа является статус автора. Вне зависимости от того, кто является непосредственным (техническим) составителем документа или его официальным автором, подписывающим документ, адресантом становится "коллективный субъект", который направляет свое официальное послание также "коллективному адресату" (получателю). Автор-составитель документа должен нести личную ответственность за представленную в нем информа-цию.
Большинство официальных документов визируется и подписы-вается несколькими конкретными ответственными лицами. Это также подчеркивает как коллегиальный характер документа, так и личную ответственность за содержание документа каждого из подписав-ших его.
3. Адресность. Другой важной характеристикой документного об-щения, как отмечают специалисты, является точная адресность до-кумента. Документ пишется не всем или кому-то вообще, а конкрет-ной организации или конкретному кругу организаций, конкретным должностным лицам иди работникам. Безадресных документов не бывает. Это общая особенность официально-делового стиля речи, отличающая его от других стилей.
4. Тематическая ограниченность. Существенным фактором доку-ментного общения, влияющим на характер управленческой информа-ции, является повторяемость и тематическая ограниченность управ-ленческих ситуаций, которая приводит к использованию одних и тех же видов документов, одних и тех же языковых средств для принятия конкретного решения.
5. Своевременность и актуальность. Эффективность управленче-ской деятельности в системе государственной власти только тогда высока, когда для принятия решения используется своевременная и актуальная информация. Поэтому документ должен заключать в своем содержании самую новую, важную и актуальную для организа-ции информацию.. Составитель документа должен отразить сведения, имеющие правовую силу в настоящий момент.
6. Достоверность и объективность. Это требование означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
7. Убедительность. Аргументированность и убедительность ин-формации связаны с задачей побудить адресата к совершению или не совершению определенных действий. Результативность докумен-та зависит от того, насколько он обоснован
8. Полнота. Это требование предполагает, что документ должен содержать всю необходимую для принятия обоснованного решения информацию
9. Сжатость и лаконичность. Казалось бы, данное требование противоречит предшествующему. На самом деле это взаимосвязан-ные экстралингвистические требования. Лаконичность, сжатость изложения текста документа предусматривает краткость изложения содержания, без лишних слов и повторов. Но в угоду краткости недопустимо исключать из документа важные факты, цифры, сведения, позволяющие принять адекватное решение.
10. Нейтральность. Нейтральный тон изложения документа - это норма официального делового общения. Управленческая информация - официальная по своему характеру, что свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между адресантом и адресатом, подчеркивает их неличный характер, наличие определенной дистанции между ними.
Лингвистические особенности официально-делового стиля
– использование книжных средств, в том числе с официально-деловой и специальной окраской;
– употребление устойчивых сочетаний слов терминологического и не терминологического характера;
– запрет на употребление эмоционально–экспрессивных средств, разговорных средств, просторечий, сленгизмов, жаргонизмов, арготизмов, диалектизмов;
– именной характер речи;
– большое количество отглагольных имён существительных (в том числе с префиксом не-);
– активное использование именительного и родительного падежей имени существительного (нанизывание форм родительного падежа – генитивные цепочки);
– употребление инфинитива, часто в конструкции со значением необходимости и долженствованиия;
– особые значения форм настоящего и будущего времени - «настоящее предписания» и «будущее условное»;
– частотность форм страдательного залога;
– «расщепление» сказуемого – замена простого глагольного сказуемого сочетанием инфинитива и существительного (заявить – сделать заявление, ремонтировать – производить ремонт, применяться – иметь применение);
– употребление безличных предложений;
– обращение к ресурсам книжного синтаксиса с большим количеством осложнённых и сложных предложений: среди осложняющих конструкций в официально-деловом тексте преобладают причастные обороты, обороты с производными предлогами, однородные члены; среди сложных предложений – сложноподчинённые с придаточными присубстантивно- атрибутивными, условными, изъяснительно-объектными; не характерны придаточные причины и следствия.
