Портфель заказов предприятия — это количество продукции, которое должно быть произведено за определенный период времени и поставлено покупателям в соответствии с заказами или заключенными контрактами. При формировании портфеля заказов отдел сбыта координирует поступающие заказы с возможностями предприятия: с имеющимися производственными мощностями, обеспеченностью финансовыми, материальными ресурсами, научно-техническим потенциалом, опытом кадров. Эту работу отдел сбыта проводит совместно с производственным отделом, финансовым и другими подразделениями предприятия.
Чтобы минимизировать риск, не обанкротиться и не изготавливать продукцию, не находящую спроса, многие предприятия придерживаются следующих правил:
- ограничение процесса создания продукции, которую намечается вывести на рынок без предварительного договора на поставку, как правило, лишь подготовкой технической документации, расчетами и подготовкой необходимых производственных мощностей, а также экономическими расчетами себестоимости, перспективной цены и трудоемкости единицы изделия. Определяются потенциальные поставщики сырья, материалов и комплектующих изделий для выпуска продукции. Подготовку останавливают на этом этапе, ожидая реального заказа;
- максимальная унификация комплектующих узлов, технологии по всей номенклатуре изготовляемых изделий с таким расчетом, чтобы при отказе потребителя от изделия, производство которого уже начато, можно было быстро и без больших потерь переключиться на изготовление другого изделия, имеющего спрос. Подобной унификации предприятию приходится добиваться и от сторонних поставщиков материалов, комплектующих узлов и деталей;
- непрерывный поиск надежных и выгодных для предприятия рынков сбыта продукции, имея в виду достаточную емкость и устойчивость рынка, возможность добиться нормальных договорных цен, получить гарантии оплаты за поставленную продукцию и услуги. Наряду с этим предприятию приходится постоянно искать страховые рынки сбыта, где готовую продукцию с меньшей выгодой можно было бы реализовать, но не допустить простоя мощностей предприятия из-за отсутствия заказов потребителя;
- стремление к достижению хотя бы минимальных преимуществ продукции предприятия по сравнению с продукцией конкурентов. Эти преимущества (внешний вид, прочность, простота в эксплуатации, цена и т. д.) могут касаться лишь какого-то одного параметра изделия и учитывать интересы какой-то отдельной группы потребителей, но обязательно должны присутствовать. Стремление же превзойти конкурента по всем параметрам обойдется очень дорого. Предприятие в таком случае проиграет в главном — в доходе. Однако на новые рынки (особенно зарубежные), где прочно закрепились конкуренты, предприятия должны выходить с продукцией, имеющей явные преимущества;
- расширение рекламы продукции. Реклама должна не только уведомлять о наличии изделия, но и призвана убеждать, что именно это изделие данного предприятия надо купить;
- стремление стать как можно более надежными партнерами со всеми потребителями, памятуя, что малозначительных упущений и второсортных потребителей не бывает.
