Еще в середине XIX века были созданы учреждения, общества и организации, которые осуществляли научные экспедиции, рассылали фольклорно-этнографические программы в разные уголки России и начали формировать научные архивы.
Одним из старейших архивов нашей страны является архив Русского географического общества, созданный в 1845 году. Архив получил название «Ученого». В 1932 году он был выделен в качестве самостоятельного отдела Географического общества. В нем собраны ценнейшие рукописные материалы по разным разделам географической науки, по истории отечественной этнографии, истории проведения экспедиций, научно-организационной деятельности Общества, а также по научной деятельности виднейших его представителей. Он хранит богатейшие рукописи по этнографии, фольклору и лингвистике различных народов. В архиве хранятся как фонды некоторых организаций, имеющих отношение к Обществу, так и личные фонды великих русских путешественников и ученых: П. П. Семенова-Тян-Шанского, Н. М. Пржевальского, этнографа, занимавшегося литовским и латышским народами Ю. П. Кузнецова, С. Н. Пономарева, собравшего многочисленную коллекцию по фольклору и этнографии и других193. Следует отметить архив Русского этнографического музея, в составе которого содержится фонд № 7 -Этнографическое бюро князя Тенишева (более 1800 ед. хр.), который имеет 1866 рукописей-оригиналов за 1896-1900 гг. Здесь хранится наибольшее количество фольклорного материала, среди прочих есть материалы, записанные от карел и вепсов на территории Олонецкой губернии. Таким образом, фольклорно-этнографические материалы могут являться частью или разделом общего архива материалов по культуре, географии и быту народов; они могут составлять отдельный архив или составлять специализированный фольклорный архив, в котором хранятся, например, только звуковые записи. Хорошо известно, что нет одинаковых архивов. Они имеют разное наполнение, собирались в разное время, собиратели ставили разные цели.
Фольклорные архивные фонды Карелии начали формироваться с начала XX века, так же как и многие центральные фольклорные архивы, такие как фольклорный архив Пушкинского Дома (1939 г.) и архив Ленинградской консерватории (1927 г., который впоследствии вошел в Архив фольклорно-этнографического центра (ФЭЦ) (1997 г.). Архив Пушкинского Дома появился, когда Фольклорная комиссия Института антропологии, этнографии и археологии АН вместе с Рукописным хранилищем, Фонограммархивом и Фольклорно-справочным кабинетом со специальной библиотекой была передана в ИРЛИ и преобразована в Отдел фольклора народов СССР. Фонограммархив на первом этапе своего становления был учрежден в начале XX столетия фонографическим архивом Первого славянского отделения библиотеки императорской академии наук по инициативе академика А.А. Шахматова.194
Научный архив КарНЦ РАН основан в 1946 году. Он состоит из административных документов и научных материалов различных институтов научного центра. Коллекции фольклора, собранные в основном сотрудниками Института языка, литературы и истории, включены в фонд научных материалов Института. Значительная часть материалов фольклорного фонда (фонд 1, описи 1 и 2) Научного архива является расшифровками звуковых записей, хранящихся в Фонограммархиве.
Фонограммархив ИЯЛИ КарНЦ РАН относится к специализированным архивам и содержит записи по фольклору, этнографии, лингвистике и устной истории. Звуковые записи производились с 1930-х годов; в 1956 году был образован как самостоятельное подразделение Института ЯЛИ кабинет звукозаписи, в котором производились работы на звукозаписывающей технике и хранились фонограммы. В 1999 году кабинет звукозаписи с фонотекой был переименован в Фонограммархив. Его общий фонд составляет более 4000 часов звучания, из них на русском языке более 25% записей, на карельском языке более 50%. Остальную часть записей составляют вепсские, финские и саамские материалы. С начала 1990-х годов проводится видеозапись фольклорных материалов. В настоящее время записано более 150 часов.
Аналогичная структура имеется и в Институте русской литературы (Пушкинского Дома) РАН, где сосредоточены два архива: «Рукописный отдел» и Фонограммархив. Рукописный отдел состоит из личных фондов, фондов периодических изданий, фондов издательств, литературных организаций и музеев, Древлехранилища им. В.И. Малышева (собрания древнерусских рукописей и старопечатных книг) и собрания материалов народного творчества, куда включены коллекции собирателей, личные фонды собирателей, отдельные поступления и коллекции материалов, хранящихся в других учреждениях (копии). Следует отметить, что в этом хранилище находится Карельское собрание (604 ед. хр., XIV-XX век), которое было передано из Научного архива КарНЦ. Фонограммархив Пушкинского Дома представлен звуковыми материалами русского фольклора, а также фольклора других народов России. Он включает около 150 тысяч единиц хранения.
По другой структуре организован архив ФЭЦ, который включает единый основной фонд, куда входят: рукописные коллекции, коллекции звукозаписей (около 6000 кассет и 100 дисков), видеозаписей, фотографий этнографических материалов, предметы материальной культуры, музыкальные инструменты и несколько вспомогательных фондов. Отдельную часть архива составляют материалы систематизации экспедиционных фондов, расшифровки звукозаписей.
Еще в 1936 году, когда материалы хранились в библиотеке, научным сотрудником КНИИ (РЫЛИ КарНЦ РАН) В.И. Пеговым были предложены принципы технической и систематической обработки рукописного фонда. Техническая обработка заключалась в оформлении дел, подшивок, папок и так далее, а систематическая обработка заключалась в разбивке всего рукописного материала по содержанию. Каждый документ должен был заноситься в инвентарную опись, по которой присваивался порядковый номер, проставлялся номер папки, заголовок документа, дата, число листов, краткое содержание документа и состояние документа...1 6 Многое из предложенного было осуществлено, и примером тому являются ранние описи и «амбарные» книги (журналы) в архивах. В Научном архиве поступавшие фольклорные материалы оформлялись в коллекции и фиксировались в двух книгах: «Книге по учету фольклорных материалов (русский фольклор)» и «Описи материалов национального (карельского и финского) фольклора» в зависимости от языка, на котором была произведена запись. Отмечались порядковый номер, номер коллекции, район, где происходила запись, ФИО исполнителя, краткое содержание коллекции, год записи, количество единиц хранения, фамилии собирателей, наличие копии коллекции. Единицей хранения до настоящего времени в Научном архиве принято считать «Дело», а применительно к фольклорному фонду - каждое отдельное произведение из коллекции, которая может состоять как из нескольких единиц хранения (например, фонд 1, опись 1, коллекция 3 - 11 ед. хр.), так и из нескольких сотен или даже тысяч (например, фонд 1, опись 1, коллекция 189 - 2266 ед. хр.).
