Учет запасов на складе ведет материально ответственное лицо, в основных случаях это кладовщик или заведующий складом, которого назначает руководитель. Принятие ответственности за сохранность ценностей, вверенных материально-ответственному лицу, оформляется подписью на документе, по которому материалы передаются ему на хранение. Чаще всего этим документом является договор о полной материальной ответственности. Материально-ответственным лицом складского хозяйства составляется реестр приема-сдачи приходно-расходных документов (форма № ТМЗ-6), которая сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами.
В конце месяца материально-ответственным лицом на основании карточек складского учета составляется ведомость учета остатков ТМЗ на складе (форма № ТМЗ-7), которая проверяется работником бухгалтерии. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.
В бухгалтерии учет приобретенных материалов от поставщиков осуществляется в журнале-ордере № 6. Регистры бухгалтерского учета утверждены приказом МФ РК от 11.03.2004 г. № 117, зарегистрированы в Министерстве юстиции РК 02.01.2004 г. № 2791.
Бухгалтерия в установленные сроки осуществляет непосредственно на складах проверку правильности записей и вывода учетных остатков в карточках. О проведении сверки бухгалтер расписывается в специальной графе карточки. Приемку документов, оформляющих движение товарно-материальных запасов, бухгалтер проводит на складе на основании "Реестра приемки-передачи документов", составленного материально ответственными лицами в одном экземпляре.
О выявленных недостатках и нарушениях в работе материально ответственных лиц, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен информировать главного бухгалтера
