Основной формой отчетности материально ответственных лиц в розничных предприятиях является товарный отчет, в котором показывается наличие и движение остатков товаров и тары. Администрация использует эти отчеты для контроля за деятельностью материально ответственных лиц и управления товарными запасами.
Вся первичная документация по поступлению и выбытию (реализации) товаров и тары в торговых организациях должна быть своевременно сдана в бухгалтерию вместе со сводным (отчетным) документом - сопроводительным реестром сдачи документов или товарным отчетом.
Сроки составления отчетности определяются администрацией предприятия ежедневно, раз в три, пять или десять дней. Для обеспечения действенного контроля за работой материально ответственных лиц и более эффективной обработки документации сроки представления отчетности устанавливаются исходя из конкретных условий работы предприятия.
На предприятиях торговли основной формой отчетности материально ответственных лиц является товарный отчет, который состоит из нескольких частей.
В адресной части товарного отчета указывается наименование предприятия, отдел или секция, Ф.И.О. материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет. Товарные отчеты нумеруют с начала года.
Предметная часть товарного отчета раскрывает структуру товарного баланса:
Остаток товаров на начало + приход = расход + остаток товаров на конец
Остаток товаров на начало берется из предыдущего отчета или инвентаризационной описи.
В приходной части каждый приходный документ записывается отдельно с указанием номера, даты документа и суммы поступивших товаров, подсчитывается общая сумма поступивших товаров и итог прихода с остатком.
В расходной части товарного отчета также записывается каждый расходный документ с указанием номера, даты и суммы выбывших товаров и подсчитывают общую сумму расхода и остаток товаров на конец периода. Таким же образом в товарном отчете отражается движение тары.
Внутри каждого вида прихода и расхода документы располагаются в хронологическом порядке. Общее число документов, приложенных к товарному отчету, указывается прописью в конце отчета. Товарный отчет подписывает материально ответственное лицо, а при бригадной материальной ответственности один из членов бригады поочередно.
Товарный отчет составляют под копирку в двух экземплярах.
