В организации торговли товары поступают главным образом от поставщиков и оформляются товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, коносаментом или счетом-фактурой).
По дебету счета 41 «Товары», субсчет 2 «Товары в розничной торговле» отражают и контролируют стоимость поступивших товаров.
Структурные подразделения, филиалы организаций розничной торговли, выделенные на самостоятельный баланс, но не имеющие своих счетов в банке, расчеты за полученные товары от вышестоящего торгового звена (собственника) ведут на счете 79 «Внутрихозяйственные расчеты», субсчет 2 «Расчеты по текущим операциям». При внутреннем перемещении товаров и тары отражают списание их стоимости у одного материально ответственного лица и приход у другого.
Поступившие в розничную торговлю товары отражаются на счете 41/2 "Товары в розничной торговле" по свободным розничным или фиксированным ценам.
На счете 42/1 "Торговая наценка».
Отражение момента реализации товаров производится при поступлении денежных средств в главную кассу магазина, а в случае ее отсутствия – при сдаче выручки в банк. Синтетический учет реализации, как за наличные деньги, так и за расчетные чеки и безналичный расчет, ведется на счете 90 " Доходы и расходы по текущей деятельности ". Он предназначен для контроля за розничным товарооборотом и выявления валового дохода от реализации.
Записи по дебету счета 90/4 производятся на основании товарных отчетов на списание проданных товаров, по кредиту 90/1 – на основании кассовых отчетов главной кассы.