Для хранения инвентаризационно-технической документации на объекты градостроительной деятельности в организации технической инвентаризации предусматривается архив.
Материалы, поступающие в архив, оформляются в установленном порядке.
Основной единицей хранения документов является инвентарное дело или иные инвентаризационно-технические материалы.
В результате основной (первичной) инвентаризации объекта инвентарное дело может быть сформировано из технического паспорта и приложений к нему. Впоследствии дело может дополняться материалами текущей инвентаризации и копиями правоустанавливающих документов, касающихся правообладателей объекта учета.
Инвентарное дело на объект брошюруется на три отдельные группы документов.
К первой группе следует относить материалы, составленные в результате последней инвентаризации.
Ко второй группе относятся все правоустанавливающие документы или копии с них, сброшюрованные в хронологическом порядке.
К третьей группе – абрисы, журналы подсчета площадей, технические документы, составленные в результате предшествующей инвентаризации, расположенной в указанной выше последовательности.
Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми должны содержать отметку «погашено». «Дата». «Подпись»
Выдаче информации организацией технической инвентаризации (ОТИ) должна предшествовать постановка на технический учет объекта градостроительной деятельности.
Для выдачи всевозможных справок информация в архиве ОТИ должна быть достоверной, и сведения об объектах – предоставляться заказчикам по данным учета, не превышающим пятилетний срок давности.
Исключением являются справки или технические паспорта на объекты, выдаваемые собственникам индивидуальных жилых домов для предоставления в государственные регистрационные палаты при оформлении отчуждений и регистрации, выдаче которых должно предшествовать обследование объектов в натуре для уточнения фактического состава, состояния и их стоимости.
Формы материалов, представляемых ОТИ, могут быть различными. Так, для регистрационных палат или нотариальных контор это технический паспорт (на домовладение, на здание) или нотариальная справка.
Для налоговых органов по месту своего нахождения ОТИ направляет сведения об инвентаризационной стоимости расположенного на подведомственной им территории недвижимого имущества.
