Это обмен электронными документами между компаниями по интернету. Участники электронного документооборота — это: 1. компания-отправитель; 2. компания-получатель; 3. оператор ЭДО. Отправитель формирует электронный документ, подписывает его квалифицированной электронной подписью (КЭП) и через систему оператора ЭДО отправляет его получателю. Передача занимает несколько секунд. Получатель принимает документ. Если документ требует его подписи, получатель либо подписывает документ КЭП, либо также через систему ЭДО возвращает отправителю для корректировки. Либо документ не нуждается в подписи (например, счет-фактура) и от покупателя не требуется больше никаких действий по отношений к отправителю. Отправитель видит в системе статус документа: «подписан», «получен» и т. д.
Обмен электронными документами через систему ЭДО походит на переписку через e-mail. Но ЭДО отличается большей прозрачностью для участников. Отправитель контролирует прохождение документа с помощью актуальных статусов: «отправлен», «получен», «подписан», «в подписи отказано» и т. д.
Документам, переданным с помощью системы ЭДО, придает юридическую значимость квалифицированная электронная подпись (КЭП). В момент передачи система автоматически проверяет ее подлинность и впоследствии, спустя любой промежуток к времени, может подтвердить, что она была действительна и легитимна на момент подписи документа.
После того, как документ подписали КЭП оба участника документооборота (либо только поставщик, если речь идет о документе, которые не требует двусторонней подписи, например, счете-фактуре), изменения в него внести невозможно. Факт подписи КЭП фиксирует система ЭДО.
