Консолидация – агрегирование (объединение) данных, представленных в исходных областях-источниках.
При консолидации рабочих листов происходит обобщение однородных данных. Например, можно обработать сведения, поступающие из различных отделов компании, и, таким образом, получить общую картину.
Однако консолидация – это не только суммирование. В ходе этого процесса можно вычислить такие статистические величины, как среднее, стандартное отклонение, количество значений. Совместно с консолидацией полезно использовать структурирование, причем структура может создаваться автоматически. Листы, предназначенные для консолидации, не обязаны иметь одну и ту же структуру.
Процесс консолидации состоит из следующих этапов:
- Указание диапазона назначения, где должны располагаться консолидированные данные. Можно указать не весь диапазон, а только его верхнюю ячейку.
- Выбора команды Данные|Консолидация. На экране появится диалоговое окно Консолидация.
- в списке Функция типа консолидации. Допустимые типы: сумма, количество значений, среднее и т.д.
- Указания в поле Ссылка исходного диапазона данных, который должен быть консолидирован (например, Лист1!$A$1:$B$7). Для этого необходимо щелкнуть на кнопке Добавить. В результате выбранный диапазон будет добавлен в Список диапазонов.
- Повтор п. 3, 4 для других консолидируемых диапазонов.
- Определение способа консолидации данных: согласно расположению в диапазоне или согласно заголовкам строк и столбцов. Если консолидация происходит по расположению, необходимо снять флажок – подписи верхней строки и значения левого столбца.
- Указание, что должен содержать диапазон назначения: фиксированные значения, которые в дальнейшем не будут изменяться при изменениях в исходных данных, или связанные величины, обновляющиеся при изменениях в исходных данных. Если необходимо выбрать фиксированные значения, то для этого нужно снять флажок – Создавать связи с исходными данными.
- В заключении необходимо щелкнуть по кнопке ОК.
Создание сводных таблиц
Сводная таблица обобщает сведения в столбцах базы данных в их связи друг с другом. Сводная таблица не просто группирует и обобщает данные, но и дает возможность провести глубокий анализ имеющейся информации. Создавая сводную таблицу, пользователь задает имена полей, которые размещаются в ее строках и столбцах.
Сводные таблицы удобны для анализа данных по нескольким причинам:
- позволяют создать обобщенные таблицы, которые представляют возможность группировки однотипных данных, подведения итогов, нахождения статистических характеристик записей;
- легко преобразуются;
- разрешают выполнять автоматический отбор информации;
- на основе сводных таблиц строятся диаграммы, которые динамически перестраиваются.
Создать сводную таблицу можно, выполнив команду Данные|Сводная таблица. В открывшемся диалоговом окне Мастера сводных таблиц (Рис. 90), под заголовком Создать таблицу на основе данных, находящихся:, надо указать источник данных для сводной таблицы.
Возможен выбор одного из четырех источников:
- в списке или базе данных Microsoft Excel (поместить столбцы);
- во внешнем источнике (файлы);
- в нескольких диапазонах консолидации (несколько списков или таблица с выделенными столбцами);
- в другой сводной таблице или диаграмме.
Под заголовком Вид создаваемого отчета можно задать вид сводной таблицы: просто сводная таблица или таблица с диаграммой.
