пользователей: 30398
предметов: 12406
вопросов: 234839
Конспект-online
РЕГИСТРАЦИЯ ЭКСКУРСИЯ

35.Работа с табличной базой данных. Правила оформления базы данных. Ввод и просмотр данных с помощью формы. Сортировка и фильтрация табличной базы данных.

Табличная база данных – это список заданной структуры, которая определяется полями, описывающими категории информации, содержащейся в базе. По своей сути, список – это упорядоченный набор данных. Обычно в первой строке списка расположены заголовки, а в последующих строках – данные. Столбцы в такой таблице – поля (fields), а строки – записи (records). Размер списка теоретически ограничен размерами рабочего листа.

Например, телефонный справочник – это печатный вариант табличной базы данных, поля которой включают в себя ФИО, адрес и номер телефона. У каждого поля имеется уникальное имя, например, Фамилия. Строки характеризуются наборами данных, являющихся значениями полей.

Microsoft Excel обладает мощными средствами по работе с табличной базой данных:

  • сортировка;
  • фильтрация;
  • промежуточные итоги;
  • консолидация;
  • сводные таблицы.

Базы данных Microsoft Excel ограничены числом строк на рабочем листе. Но, несмотря на эти и другие ограничения, средства управления списком в Microsoft Excel – это мощный инструмент для создания небольших баз данных и работы с выборкой записей из крупных баз данных.

При создании рабочих листов, которые используются в качестве базы данных, следует иметь в виду:

  • Пустая строка указывает на окончание базы данных. Поэтому нельзя оставлять пустые строки между заголовками столбцов и записями с данными. Пустая строка должна оставаться после всех записей перед суммами, средними значениями и другими строками, содержащими итоговые значения.
  • Все столбцы в табличной базе данных должны иметь имена. Имена полей располагаются в верхней части столбцов. Имена полей должны размещаться в отдельных ячейках и не повторяться на рабочем листе.

Сортировка табличных баз данных

Сортировка табличных баз данных это упорядочение данных в определенном порядке.

Для сортировки необходимо:

  • Выделить все ячейки таблицы.
  • Выполнить команду Данные|Сортировка.

Microsoft Excel выберет данные из базы и откроет диалоговое окно Сортировка диапазона (Рис.1), в котором нужно выбрать параметры сортировки.

Можно производить сортировку до трех уровней. Записи могут быть отсортированы по возрастанию (А→Я, 1→100) и по убыванию (Я→А, 100→1).

В поле Сортировать по из списков выберите имена полей (первое, второе, третье). После выбора параметров щелкните на кнопке ОК. Можно сортировать базу данных с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов Стандартная.

Фильтрация табличных баз данных

Во многих случаях предпочтительнее работать с подмножеством базы данных – ограниченной группой записей.

Фильтр используют для того, чтобы выбрать записи, удовлетворяющие определенному условию, и временно скрыть все остальные записи. Настраивая фильтр, настраивают соответствующие условия фильтрации. Для этого нужно:

  • выделить любую ячейку в базе данных;
  • выполнить команду Данные|Фильтр|Автофильтр.

Microsoft Excel читает все записи в базе данных и создает список условий фильтрации для каждого поля. Внешне это проявляется в появлении кнопки Список рядом с именем каждого поля (рис.2), чтобы получить доступ к списку его условий.

В списке присутствуют следующие пункты:

(Все) – по умолчанию означает, что данное поле не используется для ограничения набора отображаемых записей.

(Первые 10…) – используется в числовых полях, чтобы отобразить первые или последние 10, 5, или любое количество (долю) записей.

(Условие…) - позволяет задать произвольное условие из числа, не входящих в список.

При использовании фильтра все записи, не входящие в подмножество числа обнаруженных записей, и общее число записей в базе данных отображается в строке состояния. Каждая запись сохраняет исходный номер строки. Номера отфильтрованных записей отображаются синим цветом.

Производить фильтрацию можно по нескольким полям. Чтобы вновь отобразить всю базу данных, нужно выбрать пункт (Все) в качестве критерия фильтрации на всех полях или выполнить команду Данные|Фильтр|Отобразить все.

Создание произвольного фильтра. Произвольные фильтры дают доступ к другим способам формирования условий. Можно выбрать:

  • все записи, не содержащие заданного текста;
  • записи, у которых значение данного поля больше или меньше определенной величины;
  • записи, удовлетворяющие одному или другому условию.

Для создания произвольного фильтра нужно выбрать пункт Условие в раскрывшемся списке условий фильтрации. Откроется окно Пользовательский автофильтр (Рис. 3).

  Первый раскрывающийся список содержит операции: равно, <, >, <=, >=, а также другие пункты, начинающиеся, заканчивающиеся, содержащие заданную строку или не удовлетворяющие этим условиям. Раскрывающиеся кнопки для критериев фильтрации не появляются при распечатке базы данных, так что обычно не имеет смысла отключать фильтр, пока не завершена работа с базой данных.

Для отключения фильтра необходимо снять флажок, повторив команду Данные|Фильтр|Автофильтр.

Для создания новой базы данных из отфильтрованного подмножества надо:

  1. Отфильтровать активную базу данных для создания отфильтрованного подмножества.
  2. Выделить отфильтрованную базу данных, включая заголовки столбцов и любые другие заголовки, которые надо использовать.
  3. Щелкнуть на кнопке Копировать или выполнить команду Правка|Копировать.
  4. Выбрать первую ячейку, в которой должна разместиться новая база данных.
  5. Нажать клавишу Enter, чтобы вставить скопированную базу данных.

27.12.2015; 23:23
хиты: 139
рейтинг:0
Точные науки
информатика
для добавления комментариев необходимо авторизироваться.
  Copyright © 2013-2024. All Rights Reserved. помощь