Іспит

 

1. Українська мова – національна мова укр. народу.

Найвищою формою організації суспільства, яку виробило людство в процесі свого розвитку, є нація. Одна з основних ознак нації – її мова (поряд із культурою, спільною історичною долею, територією, економічним життям). Національна мова українського народу – українська. Правовий статус української мови в Україні сьогодні  визначає  Конституція України, прийнята Верховною Радою 28 червня 1996 року. У статті 10 Конституції записано: “Державною мовою в Україні є українська мова.

Держава забезпечує всебічний розвиток і функціонування української мови в усіх сферах суспільного життя на всій території України. Мова – явище соціальне (суспільне). Вона виникає, щоб задовільнити потреби людського суспільства, є однією з найважливіших ознак суспільства і поза ним існувати не може.

У людському суспільстві мова виконує цілу низку функцій, найголовнішими серед яких є такі:

1. Комунікативна функція. Жодне суспільство, на якому б рівні воно не    знаходилося, не може існувати без мови – головного засобу спілкування. Функція комунікації,спілкування є надзвичайно важливою не тільки для суспільства, а й для самої мови: мова, якою не спілкуються, стає мертвою і в історії людських мов дуже мало прикладів повернення мов до життя; народ, який втрачає свою мову, поступово зникає.

2. Експресивна функція. Спілкування – це і соціальний процес, і міжособистісний. Завдяки експресивній функції мови кожен постає перед людьми як особистість, має змогу репрезентувати свій внутрішній світ.

3. Гносеологічна функція. Мова – могутній засіб пізнання. Людина ніколи не пізнає світ “з нуля” – вона користується не лише індивідуальним  досвідом, а й суспільним, який закодовано в мові.

4. Мислетворча функція. Мова – це засіб формування, оформлення й існування думки. Як зазначав Ортега-і-Гассет, “ми не лише говоримо якоюсь мовою, ми думаємо, ковзаючи вже прокладеною колією, на яку ставить нас мовна доля”. Отже, найкращим засобом вираження думки є рідна мова.

5. Ідентифікаційна функція. Мова є засобом ідентифікації, ототожнення особи в межах певної людської спільноти, засобом об’єднання людей у народ, націю, засобом консолідації населення в державі. Цю функцію мови іноді називають державотворчою.

2. Поняття літературної мови.

Українська мова належить до слов'янських мов. Вона є єдиною національною мовою українського народу. Українська національна мова існує:

а) у вищій формі загальнонародної мови - сучасній українській літературній мові;

б) у нижчих формах загальнонародної мови - її територіальних діалектах.

Літературна мова - це унормована, відшліфована форма загальнонародної мови, що обслуговує найрізноманітніші сфери суспільної діяльності: державні й громадські установи, пресу, художню літературу, науку, театр, освіту, побут. Вона характеризується уніфікованістю, стандартизованістю, високою граматичною організацією, розвиненою системою стилів.

Літературна мова реалізується в усній і писемній формах. Обидві форми однаково поширені в сучасному мовленні, їм властиві основні загальномовні норми, проте кожна з них має свої особливості, зумовлені специфікою функціонування літературної мови в кожній з форм.

Писемна форма літературної мови функціонує в галузі державної, політичної, господарської, наукової і культурної діяльності.

Усна форма літературної мови обслуговує безпосереднє спілкування людей, побутові й виробничі потреби суспільства.

Сучасна українська літературна мова сформувалася на основі південно-східного наріччя, увібравши в себе окремі діалектні риси інших наріч. Зачинателем нової української літературної мови був І. П. Котляревський - автор перших великих художніх творів українською мовою ("Енеїда", "Наталка Полтавка', "Москаль-чарівник"). Він першим використав народнорозмовні багатства полтавських говорів і фольклору.

Основоположником сучасної української літературної мови по праву вважають Тараса Григоровича Шевченка. Саме він уперше "своєю творчістю підніс її на високий рівень суспільно-мовної і словесно-художньої культури, заклав підвалини для розвитку наукового, публіцистичного та інших стилів літературної мови... У мові творів Шевченка знайшли глибоке відображення народнопоетична творчість, усно-розмовні форми народної мови"1. Традиції Т.Шевченка у розвитку української літературної мови продовжували у своїй творчості І. Франко, Леся Українка, Панас Мирний, М. Коцюбинський та інші письменники.

Українська літературна мова постійно розвивається та збагачується. Цей процес супроводжується усталенням, шліфуванням обов'язкових для всіх літературних норм.

3. Мовна норма.

Мовна норма — сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, які закріплюються у процесі спілкування. Головні ознаки мовної норми — унормованість, обов'язкова правильність, точність, логічність, чистота і ясність, доступність і доцільність

Норма літературної мови - це сукупність загальноприйнятих правил реалізації мовної системи, закріплених у процесі суспільної комунікації.

Розрізняють різні типи норм: орфоепічні (вимова звуків і звукосполучень), графічні (передача звуків на письмі), орфографічні (написання слів), лексичні (слововживання), морфологічні (правильне вживання морфем), синтаксичні (усталені зразки побудови словосполучень, речень), стилістичні (відбір мовних елементів відповідно до умов спілкування), пунктуаційні (вживання розділових знаків).

Норми характеризуються системністю, історичною і соціальною зумовленістю, стабільністю. Проте з часом вони можуть змінюватися. Тому в межах норми співіснують мовні варіанти, під якими розуміють видозміни однієї й тієї самої мовної одиниці, наявні на різних мовних рівнях: фонетичному, лексичному, морфологічному чи синтаксичному. Варіанти виникають відповідно до потреб суспільства у кодифікації написань і відображають тимчасове співіснування в мові старого й нового.

У словниках українського літературного слововживання розрізняють варіанти акцентні (алфавіт і алфавіт), фонематичні (вогонь і огонь), морфологічні (Н. в. міст, Р. в. моста і мосту).

У процесі розвитку літературної мови кількість і якість мовних варіантів змінюються. Мовні норми найповніше й у певній системі фіксуються у правописі, словниках, довідниках, підручниках і посібниках з української мови.

Культура писемного й усного мовлення всіх, хто користується українською мовою як засобом спілкування, полягає в тому, щоб досконало знати мовні норми й послідовно дотримуватися їх.

4. Поняття стилю та жанру укр. літ. мови.

У своєму повсякденному житті люди залежно від потреби вдаються до різних мовних засобів. Відповідь на занятті відрізняється від виступу на зборах. Коли студент пише твір, він добирає слова й будує речення старанніше, ніж коли пише приватного листа. Залежно від змісту і мети висловлювання, а також від індивідуальної манери та уподобань у процесі мовлення відбуваються певний добір і комбінування най придатніших і найпотрібніших саме для цієї мовної ситуації співвідносних варіантів слів, форм, словосполучень, конструкцій речень тощо. Отже, художній твір (новела, оповідання), наукова стаття, наказ керівника установи, протокол, написані однією мовою, відрізняються набором мовних засобів, специфічними особливостями мовного оформлення. Таке розрізнення називається стилістичною диференціацією мови.

Мовний стиль - це сукупність мовних засобів вираження, зумовлених змістом і метою висловлювання. В українській літературній мові зазвичай виокремлюють п'ять функціональних стилів: науковий, офіційно-діловий, публіцистичний, стиль побутового мовлення і художній. Кожний зі стилів має свої характерні особливості й реалізується у властивих йому жанрах.

Жанри - це різновиди текстів певного стилю, що різняться насамперед метою мовлення, сферою спілкування та іншими ознаками1.

Основні ознаки стилів та їх жанрів можна подати у вигляді таблиці (с. 9).

 

5. Найважливіші риси, що визначають оф.-діловий стиль.

Офіційно-діловий стиль - це мова ділових паперів: розпоряджень, постанов, програм, заяв, автобіографій, резолюцій, протоколів, законів, актів, наказів, анкет, розписок тощо. Це один із найдавніших стилів. Його ознаки знаходимо в документах XI-X11 ст. (Мстиславова грамота 1130 р.), в українсько-молдавських грамотах, українських грамотах XIV-XV ст., українських літописах (офіційні листи, угоди тощо). Сфера вживання офіційно-ділового стилю зумовлює його жанрову розгалуженість. Обслуговуючи потреби державного, громадського, економічного та політичного життя суспільства, тексти офіційно-ділового стилю мають помітні відмінності й у межах того самого жанру. Однак усім їм притаманні дуже виразні спільні мовні ознаки.

НАЙВАЖЛИВІШІ ОЗНАКИ ОФІЦІЙНО-ДІЛОВОГО СТИЛЮ

1Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різаних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення і способу опрацювання. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Обов'язковим реквізитом будь-якого документа є підпис.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість висловлювання. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальної авторської своєрідності.

3. Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші вияви стандартизації такі: а) широке вживання готових словесних конструкцій (наприклад, у зв 'язку, відповідно до, з метою, згідно з), що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів; б) часта повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат прагнення до однотипності способів вираження думки у подібних ситуаціях.

4. Лексика здебільшого нейтральна, слова вживаються у прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

5. З метою чіткішої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

6. Часте вживання словосполучень з дієсловами у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає. Вживаються також звороти згідно з оригіналом, складено і завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, звернутися із заявою, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію і под.

7. Найхарактерніші речення - прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо). Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю потребують документації тверджень, точності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

Зразок стилю:

Акт проголошення незалежності України

Виходячи із смертельної небезпеки, яка нависла була над Україною в зв 'язку з державним переворотом в СРСР 19 серпня 1991 року,

- продовжуючи тисячолітню традицію державотворення в Україні,

- виходячи з права на самовизначення, передбаченого Статутом ООН та іншими міжнародно-правовими документами,

- здійснюючи Декларацію про Державний суверенітет України, Верховна Рада Української Радянської Соціалістичної Республіки урочисто

ПРОГОЛОШУЄ НЕЗАЛЕЖНІСТЬ УКРАЇНИ та створення самостійної Української держави - УКРАЇНИ.

Територія України є неподільною і недоторканною.

Віднині на території України мають чинність виключно Конституція і закони України.

Цей акт набирає чинності з моменту його схвалення.

24 серпня 1991 року Верховна Рада України.

6. Класифікація ділових паперів.

Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють на види за різними ознаками.

 За стадіями виготовлення розрізняють: оригінали; копії.

Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.

За ступенем гласності документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на: внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.

За походженням розділяють такі документи: службові (офіційні); особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворювання розрізняються документи: рукописні; відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на: організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо); довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо); документи колегіальних органів (протоколи); документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти); особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).

За формою документи поділяються на: трафаретні (стандартні, регламентовані); індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретнідокументивідображаютьрегулярнувиробничо-управлінськуситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.

7. Формуляр документа.

Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит – це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють у відповідності до формуляра-зразка.

Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, яків ходять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовуєтьсяпапір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна

використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування.:

1. Державний герб.

2.  Емблема організації,

3.  Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи або організації.

5. Код форми документа.

6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).

7   Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.

8.  Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.

10. Назва виду документа.

11. Дата.

12. Індекс (номер) документа.

13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце складання або видання.

15. Гриф обмеження доступу до документа.

16. Адресат.

17. Гриф затвердження.

18. Резолюція.

19. Заголовок до тексту.

20. Відмітка про контроль.

21. Текст.

22. Відмітка про наявність додатків.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Візи.

26. Печатка.

27. Відмітка про за свідчення копій.

28. Прізвище виконавця та його номер телефону.

29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження.

У формулярі – зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операційної підготовки, оформлення, виконання.

8. Основні правила оформлення документів.

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

—  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

—  бути юридично правильно оформленим;

—  подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

—  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

—  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

—  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

—  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.

Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

—  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

—  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

—  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

—  бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.

9. Вимоги до тексту документа.

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна складати мовою відповідної національної меншини, поряд з державною мовою. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст, який має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст - це головний реквізит службового документа, що розкриває його зміст.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила Інститут просить Ректорат клопочеться ....

o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку.

o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що Нагадуємо Вам, що Підтверджуємо з вдячністю У порядку надання матеріальної допомоги У порядку обміну досвідом У зв'язку з вказівкою Відповідно до попередньої домовленості Відповідно до Вашого прохання ....

o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи Беручи до уваги Розглянувши Вважаючи ....

o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

o Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не висловили свої пропозиції-Вами ще не висловлені пропозиції....

o Якщо ж важливо вказати на конкретного виконавця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує ....

o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників ....

o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую Пропоную ....

o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високошановний, вельмишановний, високоповажний ....

10. Оформлення сторінки документа.

Для зручності обробки документа з усіх боків сторінки залишаються вільні місця, так звані поля. Поле з лівого боку - 35мм, воно використовується для резолюції та інших позначок, а також дає можливість вільно читати текст підшитого до справи документа. Праворуч залишається поле не менше 8мм (це зберігає текст від пошкодження).

Поле верхнього кінця сторінки повинно мати 20мм. На ньому розміщуються відмітки діловода. На нижньому кінці сторінки поле не повинно бути меншим за 16мм.

Якщо текст документа займає більше, ніж один аркуш паперу, то на наступний аркуш паперу не можна переносити лише підпис. Крім підписів там має бути не менше двох рядків тексту.

Нумерація сторінок проставляється починаючи з другої сторінки. Номери сторінок позначаються на верхньому полі без крапок і тире.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, а також біля цифр не ставляться ніякі позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

11. Заява, її реквізити та оформлення.

Заява — це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання. Заяви бувають від організацій, установ та особисті. В особистій заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності. Заява може бути:— простою (викладається тільки прохання);— мотивованою (вказується мотивація прохання);— складною (заява містить додатки). Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з вико­ристанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), мо­же адресуватися кільком посадовим особам чи організа­ціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у на­зві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. /.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р. Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вка­зується, від кого подається заява: посада, зван­ня, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім — прізвище).

Зразок заяви

Деканові природничо-географічного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова доц. Командишку В. К. студента ІІ курсу відділення “Географія та фізкультура” Возного Петра Миколайовича

Заява

Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я ліквідував академзаборгованість: склав залік із практичного курсу української мови.

20.07.99

Власноручний підпис

12. Характеристика, її основні реквізити.

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. 

Основні реквізити характеристики: 
1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика. 
2. Рік народження, освіта. 
3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі. 
4. Дата складання. 
5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику. 
Текст викладається від третьої особи. 

13. Резюме, основні правила, яких слід дотримуватися під час складання резюме.

Резюме - це документ, в якому подаються короткі відомості про навчання, трудову діяльність та професійні успіхи й досягнення особи, яка його складає. Його ще називають CV ("сі-ві", curriculum vital, що на латині означає "шлях життя"). Головне призначення резюме - привернути увагу до себе у той момент, коли його читають уперше. Вдало написане резюме допоможе вам отримати інтерв'ю, тобто особисту зустріч з роботодавцем чи його представником, але не роботу. Резюме має бути лаконічним, правдивим і вичерпним. Якщо ви звертаєтеся з приводу конкретної посади, то в резюме повинно все бути орієнтовано на цю посаду.

Складаючи резюме, ви маєте виокремлювати не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцю, яку користь матиме фірма від вас, чому саме ви є найкращою кандидатурою на заміщення вакантної посади.

Взагалі не встановлено якихось суворих вимог щодо розміщення реквізитів резюме, але є різні корисні поради і рекомендації. Розрізняють два стилі викладу інформації в резюме:європейський (британський); американський.

Особливістю європейського стилю викладу є те, що подаються відомості про дату і місце народження, родинний стан та використовується хронологічний порядок викладу інформації про освіту та досвід роботи.

Американський "стандарт" вимагає зворотного порядку: спочатку називається посада, яку ви обіймаєте зараз, а потім інші посади, які ви обіймали до цього.

У світовій практиці застосовується ще один тип структурування інформації в резюме - функціональний - групування інформації про досвід роботи за основними напрямками, зосереджуючи головну увагу на професійних досягненнях. Функціональним резюме послуговуються рідше, але воно може викликати неабиякий інтерес у роботодавця.

Реквізити документа:

1.                  Назва виду документа

2.                  Текст, що містить таку інформацію:

3.                  Домашня адреса, телефон, e-mail;

4.                  Прізвище, ім’я, по-батькові;

5.                  Мета написання документа;

6.                  Особисті данні (дата народження; сімейний стан; національність);

7.                  Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися; ступінь володіння іноземними мовами(при потребі);

8.                  Відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

9.                  Відомості про публікації (якщо потрібно);

10.              Інша інформація на вимогу роботодавця.

11.              Дата

12.              Підпис

14. Автобіографія. Основні реквізити.

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії. Автобіографія характеризується незначним рівнем стандартизації. Основні вимоги під час його написання – вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу. Існують такі види автобіографії: автобіографія-розповідь, яку складають у формі опису, й автобіографія-документ, у якій викладають точні факти.

Реквізити автобіографії: 
1-й обов'язковий реквізит автобіографії - Назва виду документа. 
2-й обов'язковий реквізит автобіографії - Текст, у якому зазначаються: 
- Прізвище, ім’я, по-батькові; 
- Дата народження; 
- Місце народження; 
- Відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися); 
- Відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності назви місць роботи й посад); 
- Відомості про громадську роботу. 
- Короткі відомості про склад сім’ї. 
- Адреса проживання та контактний телефон. 
3-й обов'язковий реквізит автобіографії. Дата написання. 
4-й обов'язковий реквізит автобіографії. Підпис. 
Заголовок („Автобіографія”) пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхнє поле. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Дата написання ставиться ліворуч під текстом, підпис автора – праворуч. Автобіографія має дві форми:  - автобіографія-розповідь – з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.  автобіографія-документ – з точним поданням фактів. 
Автобіографія – обов’язків документ особової справи.

15.Особовий листок з обліку кадрів. Послідовність його заповнення.

Особовий листок з обліку кадрів — це обов'язковий документ особової справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні відомості. Його заповнюють під час оформлення на роботу, для участі у певному конкурсі. У ньому обов'язково зазначаються:1. Назва документа.2. Прізвище, ім'я, по батькові.3. Дата й місце народження.4. Відомості про освіту.5. Відомості про наукові ступені, вчені звання.6. Якими мовами володіє.7. Трудова діяльність.8. Державні нагороди.9. Зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки.10. Відомості про родину.11. Паспортні дані.12. Домашня адреса.13. Особистий підпис.14. Дата заповнення документа. Той, хто заповнює особовий листок, обов'язково наклеює фотокартку (місце для фотокартки визначено на бланку документа). Нині в особовий листок з обліку кадрів не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження. Особовий листок з обліку кадрів заповнюється особисто працівником чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо, без виправлень. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обов'язково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін.

Послідовність заповнення особового листка з обліку кадрів

Рядок 1 — зазначається прізвище, ім'я, по батькові (у називному відмінку);
Рядок 2 — заповнюється: «чол.» чи «жін.»;
Рядок 3 — вказується рік, число (арабськими), місяць (літерами) народження;

Рядок 4 — вказується повне найменування населеного пункту (в називному відмінку), району, області (в родовому відмінку) відповідно до записів у свідоцтві про народження;

Рядок 5 — вказується освіта:вища — для осіб, які закінчили вищі навчальні заклади третього або четвертого рівня акредитації: інститут, консерваторія, академія, університет;незакінчена вища (неповна вища, базова вища) — для осіб, які закінчили три повні курси вищого начального закладу;середня спеціальна — для осіб, які закінчили технікуми, та прирівняні до них навчальні заклади;середня  — для осіб, які отримали атестат зрілості;незакінчена середня — для осіб, які закінчили 9 класів загальноосвітньої школи. Найменування навчального закладу та місце його знаходження, найменування факультету чи відділення, спеціальності записується відповідно до запису у документі про освіту.
Рядок 6 — вказується мова (в орудному відмінку) та рівень володіння нею.
Рядок 7 — вказується вчений ступінь (кандидат наук, доктор наук), із розшифруванням галузі науки, та вчене звання (професор, доцент) або робиться запис «немає»;

Рядок 8 — перелічуються назви опублікованих праць, зареєстрованих в установленому порядку винаходів із зазначенням року їх видання та реєстрації. Якщо таких нема, робиться запис: «не маю»;

Рядок 9 — заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку).
Рядок 10 — країни вказуються відповідно до назви, яку вони мали під час перебування в них працівника. У графі «Мета перебування» слід робити запис: туристична поїздка, службове відрядження тощо:.

Рядок 11 — записується дата нагородження, назва державної нагороди.

Рядок 12 — запис повинен відповідати запису у військовому квитку.

Рядок 13 — вказується: одружений (не одружений), заміжня (не заміжня), розлучена (-ий), а також прізвища, імена, по батькові, дата народження членів сім'ї, які проживають разом з працівником.

Рядок 14 — вказується поштовий індекс, найменування населеного пункту (у називному відмінку), району, області (у родовому відмінку), вулиці, номер будинку, квартири, домашнього телефону. Потім записується серія та номер паспорта, найменування органу, який його видав, дата видачі.

Особовий листок підписується працівником і зазначається дата його заповнення.

16. Трудова книжка. Заповнення трудової книжки.

Трудова книжка - це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлювання на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї заносяться: відомості про працівника - його прізвище, ім'я, по батькові, дата народження; відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення; відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України; відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію

Заповнення трудової книжки

Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число, місяць - двозначними, а рік - чотиризначними):

02.09.1994

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис трудової книжки.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналу наказу (розпорядження).

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.

17. Накази щодо особового складу.

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: Щодо особового складу.

Реквізити наказу такі:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата підписання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Всі ці реквізити друкують від межі лівого берега. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Прізвище друкується великими літерами з абзацу. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

18. Види службових листів. Реквізити листів.

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання; листи-звернення;  листи-пропозиції;  листи-запити; листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать: листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення; листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - цілій низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити листа та їх оформлювання

Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб.

2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України).

3. Зображення державних нагород.

4. Код організації, установи чи підприємства.

5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа.

6. Назва структурного підрозділу.

7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону,

8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 р.).

9. Адресат.

10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту.

11. Текст листа складається з двох частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для написання листа; висновків і пропозицій.

12. Позначення про наявність додатка роблять ліворуч під текстом із нового рядка.

13. Підпис.

Лист повідомлення - це такий службовий лист, у якому доводять до чийогось відома, повідомляють комусь певну інформацію. Листи такого змісту надсилають тоді, коли треба повідомити про зміну адреси чи назви установи (фірми, організації"), відкриття філії, початок виробництва тощо. Такі листи адресують здебільшого конкретній організації, установі, фірмі.

Гарантійний лист - це службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов'язань.

Лист-запит - це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках.

Лист-підтвердження - це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи інший факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів.

Супровідний лист - це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його.

Лист прохання  - це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням

Лист-нагадування - це службовий лист, у якому йдеться про наближення чи закінчення терміну виконання певних завдань, зобов'язань, проведення заходів.

Лист-претензія - це службовий лист, у якому висловлюється невдоволення з приводу порушення умов укладеної угоди, наприклад, порушення погоджених (визначених) термінів постачання товару, невідповідності останнього запропонованим зразкам, незадовільного дизайну чи упакування тощо.

Рекомендаційний лист - це службовий лист, який містить позитивний або негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму.

Лист-подяка - це службовий лист, у якому висловлюється подяка за надану допомогу, послугу, підтримку, надіслане запрошення тощо.

Лист-вибачення - це службовий лист, у якому висловлюється прохання вибачити за невчасне виконання замовлення, спізнення на зустріч, бухгалтерські помилки, порушення умов договору тощо.

Лист-вітання - це різновид службового листа, в якому поздоровляємо колег, ділових партнерів чи інших осіб з нагоди певної події: свята, дня народження, ювілею, одруження, обрання на почесну посаду, успішного завершення справи тощо.

Лист-запрошення - це різновид службового листа, у якому адресата запрошують взяти участь у певному заході.

19. Анотація, її оформлення.

Анотація - це коротка, стисла характеристика змісту книги, статті, рукопису тощо. В ній зосереджується увага на найсуттєвішому: викладається зміст роботи та її мета. Анотація суттєво допомагає під час добору та вивчення літератури з того чи іншого питання та ознайомлення зі змістом книги.

У кінці анотації обов'язково зазначають користувачів, яким рекомендовано роботу.

За функціональним призначенням анотації бувають довідкові та рекомендаційні.

Довідкова анотація уточнює заголовок і повідомляє відомості про автора, зміст, жанр та інші особливості документа, що відсутні в бібліографічному описі.

Рекомендаційна анотація покликана активно пропагувати, зацікавлювати, переконувати в доцільності прочитання документа, тому в рекомендаційних анотаціях є дидактична спрямованість, педагогічні рекомендації, методичні поради тощо, за обсягом вони ширші, аніж довідкові.

За обсягом та глибиною розрізняють анотації описові та реферативні.

Описові анотації, узагальнено характеризуючи зміст первинного документа і подаючи перелік основних тем, що в ньому відображені, відповідають на питання: про що повідомляється у документі?

Реферативні анотації не тільки подають перелік основних тем, а й розкривають їх зміст. Вони відповідають на два питання: про що повідомляється в основному документі? що саме з цього приводу повідомляється?

Текст анотації вирізняється лаконічністю, високим рівнем узагальнення інформації, що представлена в первинному документі. У тексті анотації не варто використовувати складні синтаксичні конструкції, що перешкоджають сприйняттю тексту.

План аналізу документа під час складання довідкової анотації

1. Відомості про автора.

2. Відомості про форму (жанр) тексту.

3. Предмет, об'єкт або тема.

4. Характеристика змісту анотованого документа.

5. Характеристика довідкового апарату видання.

6. Цільове й читацьке призначення документа.

20. Рецензія, її реквізити.

Рецензія передбачає аналіз та оцінювання певного твору (наукової праці), критичний розбір, рекомендацію до захисту чи друку, проведення наукового обговорення й діалогу.

Рецензія - критичний відгук (містить аналіз і оцінку) наукового керівника (консультанта), офіційних опонентів, провідної установи під час захисту кваліфікаційної роботи, кандидатської чи докторської дисертацій.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, рік публікації, назву видавництва).

3. Текст.

4. Підпис рецензента.

5. Дата.

6. Засвідчення підпису печаткою або спеціальним штампом (за потреби).

Рецензія - документ, який передбачає коментування основних положень рецензованої праці (тлумачення думки автора, висловлення особистого ставлення до поставленої проблеми); узагальнену аргументовану оцінку; висновки про значення аналізованої праці.

Типовий план написання тексту рецензії

1. Об'єкт і предмет аналізу.

2. Актуальність теми.

3. Короткий зміст.

4. Формулювання основної тези.

5. Загальна оцінка.

6. Недоліки, хиби, огріхи праці.

7. Висновки.

Наукова рецензія виконує такі функції: інформування, тобто ознайомлення з науковим твором (або кількома творами); оцінювання та осмислення у науковому соціумі певного знання.

21. Відгук, його реквізити.

Відгук - це 1) документ, що містить висновки уповноваженої особи (або кількох осіб) чи установи щодо запропонованих на розгляд вистави, рукописних робіт; 2) стисла форма письмової оцінки виконаної роботи (курсової, бакалаврської, магістерської кваліфікаційних робіт, кандидатського чи докторського дослідження). 

Обсяг відгуку невеликий - 1-3 сторінки (3-5 сторінок для кандидатських і докторських дисертацій).

На відміну від рецензії, у відгуку подають загальну характеристику праці без докладного аналізу, проте він містить практичні поради.

Реквізити: 
1.Назва виду документа. 
2. Заголовок (який містить назву рецензованої роботи, прізвище та ініціали її автора, видавництво та рік публікації, кількість). 
3. Текст: 
- тема статті, мета статті, підходи до статті, актуальність статті; 
- короткий виклад змісту роботи; 
- позитивний висновок; 
- недоліки, зауваження 
- висновок автора рецензії. 
4. Підпис та посада особи, яка рецензувала роботу. 
5. Дата. 
У разі необхідності підпис завіряють печаткою.

22. Висновок, його реквізити.

Висновок — документ, який містить думку, висновки орга­нізації, комісії чи фахівця з будь-якого документа або питання.

Висновок укладається на проекти положень, постанов, інструкції, на проекти стандартів, наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін. із зазначенням таких відомостей:

і. Назва документа.

2. Заголовок (із зазначенням питання, на яке він готувався «про...»).

3. Текст, що складається з двох частин:

—  у першій подаються стислий виклад суті питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа (питання);

—  у другій викладають конкретні зауваження по суті питання чи документа, які розглядаються, обґрунтову­ють висновки і вносять пропозиції. Ця частина тек­сту може складатися із окремих пунктів.

Якщо зауваження та пропозиції відсутні, у виснов­ку зазначають: «Із проектом ... згодні» або «До про­ектну ... зауважень немає».

4. Додатки (якщо є).

5. Посада уповноважених осіб, фахівців (якщо укладачі в де­кілька та є керівник, голова, то спочатку зазначається по­сада керівника, а далі за абеткою), їхні підписи та роз­шифрування.

6. Дата.

7. Печатка (якщо потрібно).

Висновок подається до вищих органів для розгляду та за­твердження.

23. Реферат, його основні складові.

Реферат – це аналітичний огляд або розгорнута рецензія, в якій обґрунтовується актуальність досліджуваної теми, коротко викладаються і аналізуються змістовні і формальні позиції досліджуваних текстів, формулюються узагальнення і висновки.

Орієнтовна структура реферату:

·                     Титульний аркуш.

·                     Зміст (в ньому послідовно викладаються назви пунктів реферату, указуються сторінки, з яких починається кожен пункт).

·                     Введення (формулюється суть досліджуваної проблеми, обґрунтовується вибір теми, визначаються її значимість і актуальність, вказуються мета і завдання реферату, дається характеристика використовуваної літератури).

·                     Основна частина (кожен розділ її, доказово розкриваючи окрему проблему або одну з її сторін, логічно є продовженням попереднього).

·                     Висновок (підводяться підсумки або дається узагальнений висновок по темі реферату, пропонуються рекомендації).

·                     Список літератури.

·                     Додаток (таблиці, графіки, схеми можуть бути винесені з основної частини, щоб не перевантажувати її деталями).

24.Тези

Тези (від. грец. thesis - "основна думка") - коротко сформульовані положення наукових матеріалів (статей, лекцій, доповідей), які розкривають суть усієї інформації.

Розрізняють два види тез:

1) відібрані автором цитати з першоджерела;

2) сформульовані власними словами основні положення статті чи розділу книги.

Для тез потрібно вибирати саме основні ідеї та положення, розмістивши їх у певній послідовності. Створюючи тези, треба обов'язково зазначити:

1. Прізвище, ім'я, по батькові автора статті, книги.

2. Заголовок.

3. Місце написання й рік видання.

25.Протокол. Витяг з протоколу. Резолюція.

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Резолюція - це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.

26. Звіт. Схема звіту.

Звіт - це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові - на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

1. У заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи.

2. У вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією чи установою за звітний період.

3. Наступна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів.

4. У звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє.

5. Підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт.

6. Дата складання звіту.

7. Печатка установи (якщо це потрібно).

Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Зразок звіту:

ЗВІТ

менеджера з питань реклами та маркетингу концерну "Укравтохолдинг" за 2010 рік Дроботенко В. І.

Упродовж 2010 року здійснювала рекламу кафе-бару "Корона", нотаріальної контори, охоронної фірми "Ангели", фірми з продажу автомобільних фарб "Dupli-Соіог", розважального комплексу "Динамо-ШХ". Ураховуючи специфіку діяльності кожної з названих фірм, написала рекламні тексти й організувала рекламу на MUSIC RADIO, Гала радіо, радіо ЮТАР, Просто радіо, а також у газетах "День", "Україна молода", "Галицькі контракти", "Вечірній Київ". Виготовила поліграфічну продукцію для цих фірм (представницька продукція, меню, рекламні листівки, проспекти тощо).

Крім цього, вивчила та проаналізувала ринок продажу автомобілів в Україні загалом та в Києві зокрема, попит на автомобілі вітчизняного та закордонного виробництва. Комплексна рекламна кампанія у регіональній пресі, на радіо, телебаченні сприяла продажу автомобілів та автомобільних фарб.

Упродовж року організовувала вечори відпочинку в розважальному комплексі "Динамо-ШХ".

Отже, я набула досвіду співробітництва з газетами, журналами, радіо, телебаченням. На мою думку, треба у 2011 році організувати зовнішню рекламу, рекламу в метрополітені та налагоджувати співпрацю з рекламними агенціями.

30.12.2010 Підпис

27. Види планів за терміном виконання.

План. План - це заздалегідь накреслена програма заходів, що передбачає порядок, обсяг і термін здійснення їх.

Слово план ще може означати порядок розміщення частин якого-небудь викладу, його композицію.

За терміном виконання плани переділяються на: перспективні (охоплюють декілька років); річні (календарний, фінансовий, навчальний); піврічні (семестрові); квартальні; місячні; тижневі; щоденні.

Зміст плану викладається у формі тексту або таблиці. Кожний пункт плану складається з трьох обов'язкових частин:

* зміст роботи; термін виконання;

* відповідальні за виконання.

У календарних планах усі заходи, що перелічуються, слід розташовувати в хронологічному порядку відповідно до строків виконання.

Плани підписуються особами, які відповідають за їх виконання, або керівником установи.

Затверджується план колегіальним органом або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види планів перед затвердженням погоджуються. Затверджені плани групуються у справах окремо від їх проекту.

Реквізити плану такі:

1. Гриф затвердження.

2. Назва документа.

3. Назва установи чи структурного підрозділу.

4. Заголовок (вказується термін, на який складено план).

5. Текст (зміст плану).

6. Підпис (и).

7. Дата складання. Зразок плану:

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор Інституту ядерних досліджень

_/. М. Вишневський

01 вересня 2011 року

ПЛАН РОБОТИ

Навчального центру з фізичного захисту, обліку та контролю ядерного матеріалу на І півріччя 2011-2012 навчального року

№	Лата проведення	Зміст роботи	Відповідальні за виконання	Відмітка про виконання	Примітки
1.
2.
3.
4.

28. Оголошення. Його особливості.

Оголошення - це повідомлення про час і зміст нарад, засідань; необхідність виконати якусь роботу; потребу в заміщенні вакантної посади чи набір працівників та ін.

В оголошенні обов'язково вказується, хто й про що повідомляє; дата виділяється іншим шрифтом; текст повідомлення стислий.

За формою оголошення бувають: писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До них належать також афіші, що рекламують кінофільми, концерти, вистави тощо. Окрім чіткої мови, важливості теми, цікавості змісту в оголошеннях велике значення має оформлення: використання різних шрифтів, добір кольорів, симетричність розташування повідомлень, а по радіо і телебаченню - час повідомлень, чіткість вимови, оригінальність композиції тексту. Оголошення бувають як окремих організацій, підприємств, державних установ, навчальних закладів, так і приватних осіб.

ОГОЛОШЕННЯ

Акціонерний банк "Бонус-банк" пропонує:

відкриття і ведення рахунків юридичних осіб;

розрахунково-касове обслуговування клієнтів на вигідних умовах;

приймання депозитних вкладів від юридичних осіб на різні терміни (мінімальна сума вкладу 100 грн, процентна ставка за домовленістю).

Просп. Возз'єднання, 15 (Дарницькийрайон) Тел. 550-23-40, 553-37-07

29. ДОГОВІР. Типи договорів.

Таку назву має господарсько-договірний документ, який фіксує домовленість між двома чи кількома партне­рами — фізичними або юридичними особами.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2.  Заголовок.

3. Місце укладання.

4.  Дата.

5.  Повні назви сторін, їх представників (прізвище, ім'я, по батькові), повноважень, на підставі яких вони діють.

6. Текст, який містить: термін виконання; кількісні та якісні показники; кількість робіт (продукції) і загальну суму; порядок виконання робіт; порядок розрахунків між сторонами; відповідальність сторін; порядок і місце розв'язання суперечок; форс-мажорні обставини.

7. Відомості сторін: юридичні адреси установ або пас­портні дані осіб.

8. Підписи сторін.

9. Печатка однієї або всіх установ, які укладають договір.

1. Договори, пов'язані з організацією нових форм гос­подарювання. До комплекту договорів цього типу нале­жать установчі договори про створення асоціації, про за­снування малого підприємства. В установчих договорах яс­краво виявляється стандартизація мови ділових паперів, яка має на меті спростити і прискорити складання і сприй­няття тексту документа.

2.   Договори, пов'язані з посередницькою діяльністю.

3.   Договори про майнову відповідальність.

4.    Господарські договори.

5.   Фінансово-біржові договори.

30. Трудовий договір.

Договір трудовий - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом (далі власник), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою з підпорядкуванням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник - виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором й угодою сторін. Трудовий договір може бути:

- безстроковим, тобто таким що укладається на невизначений термін;

- строковим, якщо трудові відносини не можуть бути встановлені на невизначений строк з урахуванням характеру наступної роботи, або умов її виконання, або інтересів працівника та в інших випадках, передбачених законодавчими актами;

o може укладатися на час виконання певної роботи.

Під час укладення трудового договору може бути обумовлене угодою сторін випробування з метою перевірки відповідності працівника роботі, яка йому доручається. При цьому слід враховувати, що умова про випробування обов'язково повинна бути застережена в наказі (розпорядженні) про прийняття на роботу. Якщо працівник відмовляється від випробування, трудовий договір не може вважитися укладеним.

31. Контракт.

Контракт (від лат. contractus - угода) - це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності, обумовлену певним терміном.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата й місце укладання.

3. Текст.

4. Юридичні адреси сторін.

5. Підписи сторін - укладачів контракту.

6. Печатка, що засвідчує підпис роботодавця.

У тексті контракту зазначають орган, який наймає працівника; посада, прізвище, ім'я, по батькові, кого наймають; термін дії контракту; загальні положення; функції та обов'язки сторін; компетенція і права фахівця; матеріальне і соціально-побутове забезпечення працівника; відповідальність сторін, вирішення спорів; зміна і розірвання контракту. Контракт може укладатися як з ініціативи керівника підприємства, так і особи, яка наймається на роботу, є підставою для видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті. Документ, укладений у двох примірниках (по одному для кожної сторони), набуває юридичної чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті, й діє упродовж визначеного в ньому терміну: до 5 років, але не менше ніж рік. Контракт може бути змінений тільки за письмовою угодою сторін.

32. Різниця між трудовим договором і контрактом.

Фахівці з проблем ділового мовлення визначають таку різницю між контрактом і трудовим договором:

• Контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір як на період виконання певної роботи, так і на невизначений термін.

• У контракті, на відміну від трудового договору, можуть визначатися додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством.

• За контрактом порядок надання працівникові відпустки та зарплати може визначатися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за встановленим графіком).

• У контракті, на відміну від трудового договору, можуть застерігатися наслідки (додаткові гарантії та компенсації моральної та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних від працівника причин.

33. Трудова угода, особливості її укладання.

Трудовий договір - угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою-підприємцем, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з дотриманням правил внутрішнього трудового розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну платню і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

За загальним правилом, учасником трудових правовідносин може бути особа, яка досягла 16-річного віку. Як виняток, за певних умов дозволяється працювати особам із 15-річного та учням із 14-річного віку Укладаючи трудовий договір, сторони визначають свої права та обов'язки, тобто зміст трудового договору.

Як правило, трудовий договір повинен укладатися в письмовій формі. Разом з тим дозволяється укладення договору в усній формі.

Щодо строку укладення договору, то відповідно до ст. 23 КЗпП України трудовий договір може бути: 1) безстроковим, що укладається на невизначений строк; 2) на визначений строк, установлений за погодженням сторін; 3) таким, що укладається на час виконання певної роботи.

При укладенні трудового договору громадянин зобов'язаний подати заяву, паспорт, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.

34. Загальна характеристика обліково-фінансових документів.

Обліково-фінансові документи (акт, відмова від ак­цепту, відомість, гарантійний лист, заява-зобов’язання, заявка, квитанція, накладна, оформлення відкриття ра­хунку в банку, заява, картка зі зразками підписів, чекова книжка (чек), реєстр чеків).

Акт – це документ правової чинності, в якому конста­туються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

Відмова від акцепту - висловлена у письмовій формі незгода платника на оплату пред'явлених йому рахунків, розрахункових документів. Застосовується, головним чином, у разі розрахунків за платіжними вимогами. Може бути повною або частковою залежно від ступеня невиконання контрактних умов пред'явника акцепту.

Гарантійний лист — це офіційний лист підприємства, установи, організації, що є юридичним гарантом виконання підприємством викладених у ньому зобов’язань.

Заява-зобов’язання – документ, що є різновидом термінового зобов’язання, яке формулюється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Заявка - це сукупність документів, необхідних для видачі свідоцтва. 

Квитанція - розписка в офіційному вигляді встановленої форми в прийомі грошових коштів, будь-яких документів, цінностей і так далі.

Заява —  це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Чекова книжка - зброшуровані, з'єднані у вигляді книжки, зазвичай на 25 аркушів, чекові формуляри, бланки чеків, що видаються банком власнику чекового рахунку в банку.

35. Акт. Послідовність розташування реквізитів акта.

Акт – це документ правової чинності, в якому конста­туються або підтверджуються факти, події, пов’язані з діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів, вчинками посадових осіб.

Акти поділяються на законодавчі й адміністративні.

Законодавчі акти містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні акти складаються тимчасовими або постійно діючими комісіями, окремими посадовими особами (ревізорами, інспекторами) в присутності свідків або без них за результатами ревізій, при прийманні-здаванні справ чи товарно-грошових цінностей, проведенні випробувань нової техніки, нещасних випадках, інвентаризації, зміні керівництва тощо. Тимчасові комісії призначаються, як правило, наказом керівника установи, якому потім подаються на розгляд і затверд­ження результати роботи комісії. При необхідності акти розглядаються й затверджуються вищою інстанцією.

Акт може бути підставою для видання адміністрацією відповідних розпорядчих документів, судового позову.

 Акт складається з таких реквізитів:

1. Автор документа (назва відомства, організації).

2. Затвердження (вгорі праворуч).

3. Назва документа.

4. Дата, номер, місце складання.

5. Заголовок.

6. Підстава (наказ керівника установи).

7. Склад комісії.

8. Присутні.

10. Текст.

11. Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження.

12. Перелік додатків до акта.

13. Підписи членів комісії та присутніх (за необхідності).

36. Накладна, її реквізити.

Накладна – це документ, за яким надається право на отримання чи відправлення вантажів чи матеріальних цінностей.

Накладна — в комерційній практиці супровідний документ, що надається продавцем покупцеві і вміщує перелік товарів, їх кількість і ціну, за якою вони будуть поставлені покупцеві, формальні особливості товару (колір, вага тощо), умови постачання і зведення про відправника і одержувача. Виписка накладної свідчить про те, що (крім випадків, коли постачання здійснюється по передоплаті), у покупця з'являється обов'язок оплати товару відповідно до вказаних умов.

Реквізити накладної:

•  назва документа,

•  номер,

•  дата,

•  підстава, на основі якої видано накладну,

•  кому видано,

•  від кого (назва установи або штамп установи, її адреса, телефон, поточний рахунок),

•  позначення кожної графи: (№ пор., назва, сорт, розмір, одиниця виміру, кількість, вартість, сума),

•  підпис керівника,

•  дата,

•  хто видав,

•  хто одержав,

•  печатка або штамп установи.

37. Доручення. Три види доручень

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

- разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

- спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

- генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис довірителя.

5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.

3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.

4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складається з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (літерами й без скорочень).

2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.

3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).

4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані документа, що посвідчує особу, якій видається доручення.

5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.

6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліворуч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.

2. Номер, під яким зареєстровано генеральне доручення.

38. Розписка. Особиста та службова розписки

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними (особистими) й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.

При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

39. Таблиця, список, перелік.

Таблиця - це перелік, зведення статистичних даних або інших відомостей, розмішених у певному порядку й за графами.

Таблиця має бути компактною і наочною. Матеріал у ній має бути систематизованим, головна роль відводиться цифрам. У таблицях не використовують дієслівних форм, прислівників. Найчастіше вживають слова разом, усього, у тому числі.

Таблиця складається з таких реквізитів:

1) номера;

2) тематичного заголовка;

3) заголовної частини, яка розміщується вгорі (розділові знаки в кінці заголовків і підзаголовків не ставляться);

4) основної частини, що містить графи й рядки;

5) приміток, що виносяться в окрему колонку або за межі таблиці.

Список - це реєстрація предметів, осіб, документів, що складається у певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. У списку осіб ім'я та по батькові пишуться після прізвища.

Перелік - це перерахування предметів, осіб і об'єктів, на які поширюються певні норми й вимоги.

Отже, список і перелік - дуже близькі документи, що різняться за призначенням.

Список і перелік мають такі реквізити: 1) номер; 2) тематичний заголовок; 3) основну частину, що містить графи і рядки (обов'язковою є графа "№ пор.").

40. Загальна характеристика організаційних документів, їх види.

Організаційні документи - група різних за назвою документів, які регламентують діяльність організації, її структурних підрозділів та посадових осіб, закріплюють за ними функції, обов'язки та права на тривалий час.

Усі організації у своїй діяльності, поряд з актами органів державної влади, керуються положеннями, статутами, правилами та інструкціями. В них закріплюються функції, обов'язки і права органів на тривалі строки. Організаційні документи у порівнянні з розпорядчими і довідково-інформаційними є більш загальними, ґрунтовними. Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають обов'язковому виконанню. У той же час організаційні документи мають вищу юридичну силу, оскільки документи розпорядчої та довідково-інформаційної групи створюються на базі організаційної документації.

Організаційна документація містить положення суворо обов'язкові для виконання, вона реалізує норми адміністративного права і виступає правовою основою діяльності підприємства. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження уповноваженим на це органом - вищою організацією, керівником даної організації або її колегіальним органом (наприклад, зборами акціонерів або Радою директорів) тощо. Організаційні документи з огляду на термін дії, відносяться до безстрокових і діють до їх відміни або до затвердження нових. Розробляються організаційно-правові документи керівництвом підприємства або підрозділу із залученням кваліфікованих спеціалістів, які добре знають роботу установи як в цілому, так і за окремими напрямками.

Організаційна документація оформлюється на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням всіх необхідних реквізитів: назва установи, найменування документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, підпис, гриф затвердження, візи тощо. Текст більшості організаційних документів складається із розділів, які мають власні заголовки і поділені на пункти, що пронумеровані цифрами.

До організаційних документів належать статути, положення, інструкції, регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів, правила, пам'ятки.

41. Положення, їх реквізити.

Положення - правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), які їм підпорядковуються.

Положення поділяються на типові та індивідуальні. Типові положення розробляються для системи установ підприємств і затверджуються вищими органами управління. Індивідуальні положення для окремих установ, організацій, підприємств складаються на базі типових і затверджуються керівниками цих установ.

Такі правові акти розробляються висококваліфікованими спеціалістами. Цьому передує велика робота з вивчення різноманітних аспектів діяльності підприємства або його структурних підрозділів.

Положення мають такі реквізити:

1) Герб;

2) назва відомства, організації, структурного підрозділу;

3) гриф затвердження;

4) назва виду документа (Положення);

5) місце видання;

6) дата;

7) індекс;

8) заголовок до тексту;

9) текст;

10) підпис;

11) відмітка про погодження.

Текст положення має свою структуру і складається з таких розділів:

1. Загальні положення.

2. Основні завдання.

3. Функції.

4. Права та обов'язки.

5. Керівництво.

6. Взаємовідносини, зв'язок.

7. Майно і кошти.

8. Контроль, перевірка та ревізування діяльності.

9. Реорганізація і ліквідація.

У першому розділі визначається мета створення підприємства, установи, організації або їхніх структурних підрозділів, головні завдання, функціональні зв'язки з іншими організаціями і т. ін.

У другому - наводяться дані про основні та обігові кошти, порядок придбання власності, амортизаційні відрахування та їхнє призначення, прибуток, відрахування на преміювання робітників і службовців, житловий фонд, службові приміщення, порядок розпоряджання надлишками невикористовуваних обігових коштів.

В останніх розділах регламентується виробничо-господарська діяльність підприємства, визначаються завдання щодо якості вироблюваної продукції.

Залежно від специфіки діяльності органів можуть відображатися: хід капітального будівництва, винахідництво і раціоналізаторство; стан матеріально-технічного забезпечення; трудовий режим; порядок розподілу житлової площі; організація соціального страхування; оплата кредитів та ін.

42. Статут, його риквізити.

Статут (лат. statutum, від лат. statuo — встановлюю, вирішую) — встановлений засновником (власником майна) організації обсяг правил, що регулюють її правовий стан, відносини, пов'язані з внутрішнім управлінням, стосунки з іншими організаціями чи громадянами.

Це установчий документ, на основі якого діє підприємство. Статут затверджується власником (власниками) майна, а для державних підприємств — власником майна за участю трудового колективу.

Розрізняють статути:

1)         типові,

2)         індивідуальні.

Типові статути розробляють для певних систем установ, підприємств тощо.

Затверджують їх вищі органи державної влади та управління, з'їзди, громадські організації.

Індивідуальні статути розробляють для певної організації шляхом конкретизації окремих статутів. Їх затверджують вищі установи, яким підлягають організації, підприємства тощо.

Затверджені статути мають бути зареєстровані в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити статутів:

•  гриф затвердження вищою установою чи органом управління;

•  назва виду документа;

•   заголовок;

•   текст

• власник підприємства;
• найменування підприємства;
• місцезнаходження підприємства;

 (загальні положення, мета і завдання діяльності, функції, утворення і використання коштів, майно підпри-ємства, управління, створення та використання пайового фонду, членство, права і обов'язки, звіт, звітність, контроль, виробничо-господарська, зовнішньо-економічна діяльність, реорганізація та ліквідація);

• відмітка про погодження та реєстрацію;

• дата.

43.Інструкція, її реквізити

ІНСТРУКЦІЯ - документ, у якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і стосунки установ чи поведінку працівників при виконанні службових обов'язків; це зведення правил, детальні настанови, приписи керівного органу чи особи службовим особам або органам, обов'язкові для виконання. Розрізняють відомчі й міжвідомчі інструкції. До відомчих належать інструкції, обов'язкові для системи одного відомства (міністерства). Міжвідомчими називають інструкції, які видаються спільно двома або кількома організаціями різних систем. Такі інструкції обов'язкові для організацій і підприємств цих систем.

Відомчі інструкції бувають:

1) посадові;

2) з техніки безпеки;

3) з експлуатації обладнання та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівниками організацій (чи їхнім наказом із зазначенням номера та дати видання). На інструкції може бути помітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому встановлюється термін введення інструкції, зазначаються відповідальні виконавці.

Інструкція містить спеціальні розділи за групами певних операцій. Розділ у свою чергу складається з окремих пунктів із зазначенням способів та порядку виконання тих чи інших видів робіт (відхилення від дій, передбачених пунктами інструкції, не дозволяються й кваліфікуються як порушення дисципліни).

Реквізити інструкції:

1) назва виду документа (інструкція);

2) гриф затвердження;

3) заголовок;

4) дата, індекс, місце видання;

5) текст;

6) підпис;

7) види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовому стилі із формулюваннями на зразок "повинен, слід, необхідно, не дозволено". Текст документа має бути стислим, точним, зрозумілим, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від 2-ї, 3-ї особи, рідше - у безособовій формі.

Структура тексту інструкції:

1. Загальні положення (основні завдання працівника; порядок посідання посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні керівні документи).

2. Функції (предмет, зміст, перелік видів робіт).

3. Права.

4. Посадові обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Взаємини (зв'язки за посадою).

Окрему групу становлять посадові інструкції.

44. Загальна характеристика розпорядчих документів, їх види.

Основна функція розпорядчих документів — регулювати діяльність органу управління задля виконання поставлених перед ним завдань, одержання максимального ефекту від своєї діяльності та діяльності організації загалом. Розпорядчі документи виконують регулятивну функцію, спрямовану від суб’єкта управління (керівного органу) до об’єкта управління (підлеглих), тобто від керівника організації до керівників структурних підрозділів та їх працівників, забезпечуючи безперебійність і безперервність процесу управління, злагоджену роботу всіх органів і ланок управління.

Залежно від способу (процедури) ухвалення рішень з певного питання розпорядчі документи групують у:

• документи, ухвалені колегіально (колективним обговоренням та ухваленням рішень групою працівників — колегією, правлінням, комісією, радою, зборами тощо);
• документи, що їх видає, одноосібно ухваливши рішення, керівник.

Зауважимо, що органи управління можуть видавати спільні розпорядчі документи, які врегульовують найважливіші питання і є правовими актами, які мають чинність для їх учасників.

На засадах колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). Номіналами документів колегіального ухвалення рішень є постанови, рішення. Така технологія фіксування управлінських рішень забезпечує їх якісний розгляд, пошук оптимальних способів вирішення питань, утім, є витратною в часі і коштах.

Повноваженнями видавати одноосібні рішення наділені міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), керівники організацій (генеральні директори, директори, голови правління). Вони є розробниками наказів, вказівок, розпоряджень. На противагу колегіальному, одноосібне ухвалення рішення забезпечує оперативність управління, водночас підвищує персональну відповідальність керівника.

Отже, групу розпорядчих документів утворюють постанови, рішення, накази, розпорядження, вказівки.

Органи управління всіх рівнів із найважливіших питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих — розпорядження, вказівки.

Постанови — це адміністративні акти загального порядку, котрі не вичерпуються одноразовим виконанням і зберігають чинність (якщо не суперечать закону) до їх скасування. Ключове слово цього нормативно-правового акта — «ПОСТАНОВЛЯЄ:».

Розпорядження органів державної влади і управління вичерпуються однократним виконанням і чинні впродовж терміну, зазначеного в них, або ж до досягнення результату. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:».

Рішення можуть бути спільними актами, виданими кількома колегіальними чи такими, що діють на засадах одноосібності, державними органами, громадськими організаціями чи об’єднаннями тощо і можуть мати нормативний чи індивідуальний характер. Ключові слова цього номіналу розпорядчого документа — «ВІРІШИВ:» (виконавчий комітет); «ВИРІШИЛА:» (Верховна Рада, колегія, рада директорів); «ВИРІШИЛИ:» (у спільних рішеннях).

Вказівки інформаційно-методичного характеру, а також на виконання широким колом посадових осіб наказів, інструкцій, інших актів органів управління можуть створювати заступники керівника підприємства, головний інженер, енергетик, інженер з техніки безпеки тощо, що діють у межах своїх повноважень. Ключові слова цього номіналу документа — «ПРОПОНУЮ:», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ:», «ДОРУЧАЮ:».

В установах, де вся повнота виконавчої влади належить одній особі — керівникові (генеральному директорові, директорові, виконавчому директорові, голові правління, начальникові управління тощо), рішення, ухвалені в процесі регулювання діяльності, фіксують у наказах або розпорядженнях.

Наказ — це розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи (далі — підприємство), що діє одноосібно в межах своїх повноважень задля вирішення основних і оперативних завдань.

Наказ як номінал розпорядчого документа видають керівники міністерств, відомств, відділів і управлінь виконкомів місцевих рад народних депутатів, керівники підприємств.

Розпорядження видають посадові особи задля вирішення організаційних і організаційно-технічних питань виробничо-господарської й адміністративної діяльності, що стосуються окремих ланок роботи.

Утім, у реаліях документування управлінської інформації відмінності між наказом і розпорядженням нерідко знівельовані. Навіть у межах однієї системи ті самі керівники з тих самих питань в одних випадках видають накази, в інших — розпорядження, а часом — і накази, і розпорядження.

Унормовує уніфіковані форми документів Державний класифікатор управлінської документації ДК 010–98, затверджений наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 року № 1024 (далі — ДК 010–98). Цим нормативним документом, що офіційно закріплює види номіналів документів та їх групування, констатовано паралельні назви номіналу «наказ» та «розпорядження», як от: наказ (розпорядження) про приймання на роботу (код 0301001), наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу (код 0301005), наказ (розпорядження) про надання відпустки (код 0301006), наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (код 0301008). Це аж ніяк не означає, що в цих номіналах документів має фігурувати подвійна назва. Підприємство, унормовуючи склад документів в інструкції з діловодства, класифікаторі форм документів, визначить, яким номіналом повинна документуватися та чи інша управлінська дія.

Залежно від сфери функціонування розрізняють накази (розпорядження), що охоплюють нормативно-правові питання внутрішньої діяльності підприємствазагалом, а також питання діяльності кожного працівника. Першу групу розпорядчих документів становлять накази з основної діяльності, другу — накази з особового складу.

На документах-додатках у правому верхньому куті друкують слово «Додаток» (якщо додатків кілька, їх нумерують) зазначаючи, до якого наказу (розпорядження) або окремого пункту документа належить додаток: Якщо додатком є затверджуваний документ (положення, правила, інструкція тощо), у відповідному пункті розпорядчої частини роблять позначку: …додається, а на самому додатку у верхньому правому куті розміщують гриф затвердження документа за формою, встановленою за Національним стандартом України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163–2003».
Додатки — невід’ємна частина розпорядчого документа. Застереження. Видавати разом із наказом (розпорядженням) додатки, не згадані в тексті розпорядчого документа, не допускається.
У проектах наказів (розпоряджень), що мають один або кілька додатків, повинна бути єдина нумерація сторінок, яка охоплює основний текст і всі додатки. Додатки до наказу (розпорядження) повинні мати відповідні назви (список, перелік, план заходів, графік тощо). Кожен додаток на останньому аркуші додатка візує керівник підрозділу, що готував додаток до проекту документа, або його вищий керівник;
підпис (реквізит 23) оформлюють згідно з вимогами засвідчення документів за ДСТУ 4163–2003, власний підпис посадової особи проставляють на першому примірнику документа, виготовленому на бланку. Право підписання наказів з основної діяльності належить керівникові організації, що діє на засадах єдиноначальності, а в разі його тривалої відсутності — особі, що виконує обов’язки керівника. Після підписання жодних виправлень до розпорядчого документа не вносять.

45. Постанова, її реквізити.

ПОСТАНОВА - правовий акт, який приймається вищими та деякими центральними органами управління для розв'язання найважливіших питань, що стоять перед цими органами, і для встановлення стабільних норм та правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України, Кабінетом Міністрів України й іншими органами управління.

Текст постанови складається з двох частин: з констатуючої і розпорядчої. Констатуюча частина містить вступ, оцінку ситуації і, якщо необхідно, підставу для видання чи посилання на правовий акт вищого органу. У розпорядчій частині подається перелік заходів, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання.

Постанову підписують дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

1) Герб України;

2) назва установи, що підготувала постанову;

3) назва виду документа (ПОСТАНОВА);

4) дата;

5) місце видання;

6) заголовок до тексту (стислий виклад змісту);

7) текст;

8) підписи.

46. Розпорядження, реквізити.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ - правовий акт управління державного органу. Видається одноособово керівником, головним чином колегіального державного органу" для вирішення оперативних питань і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим він адресований.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства та закладу в межах наданих законом прав для вирішення оперативних питань.

Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола організацій, посадових осіб і громадян.

Реквізити розпоряджень в основному повторюють реквізити ухвал:

1) Герб України;

2) назва органу управління, що видає розпорядження;

3) назва виду документа (розпорядження);

4) заголовок;

5) дата або дата й номер;

6) місце видання;

7) текст;

8) підпис відповідальної особи.

Розпорядження і наказ мають багато спільного. У правовому розумінні ці розпорядчі документи рівнозначні. Тому іноді розпорядження видають нарівні з наказом. У цьому разі в тексті слово "НАКАЗУЮ" замінюють словами: "ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ". Ці два правових акти відрізняються ще й тим, що накази пишуть із загальних, всеохоплюючих питань, а розпорядження - з конкретних.

Лужанський експериментальний завод

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

05.05.98 смт. Лужани № 102

Про подання графіків проведення ремонтів у цехах

У зв'язку із зупинкою заводу на капітальний ремонт усім начальникам цехів подати графіки проведення ремонтів головному інженеру ПТВ ШПАКУ В.В. до 18 травня 1998 року.

Головний інженер Лужанського

експериментального заводу (підпис) О.М. Шакун

47. Накази із загальних питань.

Найпоширенішим видом розпорядчих документів, що застосовуються у практиці управління, є накази.

Наказ — це основний розпорядчий документ, який видає керівник підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Створюється наказ на основі і для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів і директивних вказівок вищих органів, а також вирішення оперативних питань діяльності конкретного органу.

За призначенням розрізняють накази із загальних питань і з особового складу. Особливості складання наказів з особового складу наведені у другій частині посібника.

Накази із загальних питань, у свою чергу, поділяються на ініціативні і такі, що видаються на виконання розпоряджень вищих органів. Потрібно розрізняти специфіку написання і оформлення цих документів. Найповніше уявлення про них дає розгляд ініціативного наказу.

Ініціативний наказ видається для оперативного впливу на процеси, що протікають в організації, на підприємстві. Реквізити ініціативного наказу такі:

1) назва організації і документа;

2)  дата;

3) місце видання;

4) номер;

5) заголовок до тексту;

6) текст;

7) підпис;

8) візи погодження.

Накази можуть бути нормативними та індивідуальними.

Нормативний — це наказ керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового розкладу в структурі. Він загальний і безособовий, оскільки маються на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників. Цей наказ встановлює певні правила.

Індивідуальний — це наказ про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб. Він не має нормативного характеру. Наказ з особового складу розглянемо окремо.

Важливе значення має процедура складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

У них передбачається обов’язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Складається текст наказу з констатуючої і розпорядчої (резолюційної) частин. Перша містить такі елементи: вступ (указується причина видання наказу); доведення (переказуються головні факти); висновок (викладається мета видання наказу). Ця частина наказу викладається в міру можливості стисло й охоплює ті питання, щодо яких будуть подані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Починається констатуюча частина словосполученнями:

У зв’язку…. Згідно із …. Відповідно, до …. Для виконання… . З метою….

Другу — позначають словом «НАКАЗУЮ», яке друкують великими літер ми на окремому рядку. Вона складається з декількох пунктів. У свою чергу, кожен пункт складається з кількох частин: дія (заходи для виконання поставлених у наказі завдань), термін виконання і відповідальний за виконання, форми та методи роботи тощо. В останньому пункті розпорядчої частини наказу зазначають особу чи осіб, яким доручається контроль за його виконанням. Строк виконання наказу має бути реальним. Необхідно також враховувати час на доведення вміщеної інформації до конкретних виконавців.

Структура розпорядчої частини наказу залежить від обсягу і змісту наказу.

48. Вказівки та ухвали.

Вказівка - документ організаційно-метедичного характеру, що видається органами державного управління, міністерствами, відомствами; організаціями з питань, пов'язаних із процесом виконання наказів, інструкцій і інших документів (при оформленні відряджень, накладенні стягнень та ін.).

В організаціях право видання вказівки надано керівникам, їх заступникам, керівникам структурних підрозділів, які діють на правах єдиноначальності в межах їх компетенції.

Вказівки видаються під час оформлення відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для доведення до виконавців нормативних матеріалів.

Текст вказівки, як правило, складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. Розпорядча частина починається словом ЗОБОВ'ЯЗУЮ або ПРОПОНУЮ. Текст розпорядчої частини може поділятися на пункти і підпункти.

В останньому пункті вказують особу, на яку покладається контроль за виконанням документа (вказують посаду, ініціали, прізвище). Якщо контроль за виконанням вказівки бере на себе керівник, що підписав його, то останній пункт непотрібний.

Датою вказівки є дата його підписання. Оформляють вказівку на бланках з відтворенням всіх реквізитів управлінського документа.

Ухвала - правовий акт, що приймається місцевими радами, державними адміністраціями та виконавчими комітетами.

Ухвалою оформлюють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств і відомств, наукових рад, судів тощо.

В ухвалі визначається територія, коло осіб, на яких вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою також ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Ухвали складаються із вступної частини, в якій констатується стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить переліки заходів із зазначенням термінів виконання й службових осіб, які несуть відповідальність за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована устано­ва (державна).

2. Повна назва установи.

3. Назва документа.

4. Номер.

5. Дата видання.

6. Місце видання.

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини).

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка під­ писала вказівку.

49. Особливості усного мовлення.

Усне мовлення - найважливіша форма існування мови як засобу комунікації; воно має багатогранну структурну і комунікативну специфіку, свої особливості порівняно з писемним мовленням, функціонує в багатьох різновидах у всіх сферах нашого життя. Усне мовлення – це слухове сприймання певної інформації. За допомогою усного мовлення спілкування і обмін думками відбувається безпосередньо між людьми.
    В усному мовлення широко використовуються додаткові засоби висловлення: інтонація, жести, що надають відтінок переконливості та емоційності. Звичайна сфера застосування усного мовлення – бесіда, розмова. Усна форма мови, обумовлена безпосередністю спілкування, є єдиною формою існування розмовної мови. Усне мовлення може бути у формі діалога або монолога. Діалогічне мовлення – це розмова двох або кілька осіб, висловлювання кожної з яких, як правило, характеризується стислістю. Монологічне  мовлення – це мовлення для самого себе або для слухачів, характеризується граматичною розгорненістю і складністю.

Найважливішими особливостями усної форми мовлення є:

Вона витворюється мовним апаратом людини (голосовими звязками, язиком, ротом) й сприймається на слух. Це - мовний потік, а не "ланцюжок" графічних знаків.
2. Усне мовлення характеризується ще й такою особливістю, як непідготовленість, спонтанність. Адже усне мовлення людини – це напівусвідомлений процес: людина дуже рідко замислюється над тим, як вона розмовляє, а починаючи говорити,  не завжди думає над тим, що вона каже. Лише до участі в обговоренні певного питання на засіданнях, зборах можна спеціально підготуватися перед тим, як говорити. Мало уваги приділяється формі висловлення. Але існують загальноприйняті форми привітання, прощання, привітання, розмов про погоду та інших побутових тем.

3. Ще однією особливістю є надлишкова інформація. Вона міститься в інтонації, в міміці, жестах, а головне – в обставинах живого спілкування мовців. Іноді пауза у розмові несе більше інформації, ніж усе висловлене попередньо.

4. Надлишковість усного мовлення проявляється в тому, що в наших репліках під час розмови або у виступі звучить багато слів, смислове навантаження яких мінімальне. От і виходить, що слів було вжито значно більше, ніж це потрібно для висловлення думки. Наявність у мовленні багатьох повторів – це теж надлишковість. При цьому повторюються як окремі слова, так і цілі словосполучення; повторюється той самий зміст, висловлений лише дещо іншими словами, дублюються емоції – вигуком.

50. Ділова етика.

Діловий етикет – норми, які регулюють стиль роботи, манеру поведінки і спілкування при вирішенні ділових проблем; це встановлений порядок і норми взаємовідносин на службі, з керівництвом, у відносинах між колегами, партнерами, клієнтами.

Важливими сферами та формами ділового етикету є: офіційні та протокольні форми привітання та представлення; подарунки в ділових відносинах; етикет національних символів; візитна картка; діловий одяг; ділова субординація; етикет в рекламі та ін.

Основою етикетних норм є: дотримання певної дистанції між працівниками різних рангів, толерантне ставлення до думок інших, уміння визнавати свої помилки, бути самокритичним, уміння використовувати в суперечці аргументи, а не владу чи авторитет та ін.

Діловий етикет потрібно розглядати в поєднанні з етикою, оскільки лише за такої умови його використання є плідним, бо сприяє ефективній взаємодії керівника з підлеглими, співробітників між собою, працівників будь-якої установи з клієнтами.

Різновидом ділового етикету є службовий етикет.

Службовий етикет – сукупність найдоцільніших правил поведінки там, де відбувається професійна діяльність (на виробництві, в будь-якій організації).

Дотримання правил і вимог службового етикету є обов’язковим для всіх, адже це сприяє створенню сприятливого морально-психологічного клімату для людей, під впливом якого формується гарний настрій людини. Гарний настрій впливає на здоров’я людини, на продуктивність її праці. Не випадково великі фірми та корпорації створюють власні Кодекси честі, в яких передбачено норми взаємин та правила службового етикету.

Важливим аспектом подальшого розвитку ділового етикету стосунків є пошук, вироблення його засадничих принципів. Так, відомий американський соціолог Джен Ягер, базовими визначає шість таких принципів:

пунктуальність (вчасно виконуйте роботу);

конфіденційність (не говоріть лишнього);

ввічливість, привітність і доброзичливість;

уважне ставлення до оточуючих (турбуйтеся про інших, а не тільки про себе);

зовнішній вигляд (умійте правильно одягатися);

грамотність (говоріть і пишіть гарною мовою).

Успішність ділових контактів між партнерами, особливо представниками різних країн, значною мірою залежить від дотримання певних протокольних звичаїв та правил.

Слово “протокол” (від грецького protokollon означає: protos – перший, kolla – клеїти). У візантійській дипломатії слово трактувалось як правила оформлення документів й означало першу частину документа, в якій перераховується склад учасників зустрічі. В наш час протокол являє собою сукупність правил поведінки, норм і традицій, які регулюють порядок різних церемоній, офіційних та неофіційних зустрічей, форму одягу та ін.

Діловий протокол – правила, що регламентують порядок зустрічей і проводів делегацій, проведення бесід і переговорів, організацію прийомів, форму одягу, ведення ділового листування, підписання договорів, угод та ін.

Протокол допомагає створити дружню і невимушену обстановку під час зустрічей, переговорів, прийомів, що сприяє взаєморозумінню і досягненню бажаних результатів, допомагає вирішенню ділових питань.

У міжнародних стосунках використовується дипломатичний протокол – сукупність правил, традицій, яких дотримуються в міжнародних стосунках. Він є складовою дипломатії і формою, яка створює відповідні умови відносин між державами, урядами на основі миру, взаємоповаги, дружби.

Дипломатичний протокол є зразком міжнародного спілкування, на який рівняються всі організації та приватні особи. Норми протоколу обов’язкові для виконання всіма учасниками міжнародного спілкування. Відступ від дипломатичного протоколу або порушення його норм сприймається як неповага до держави і може призвести до конфліктних ситуацій.

На відміну від дипломатичного, правила ділового протоколу більш гнучкі, їх дотримуються менш суворо.

Основними етичними принципами ділового протоколу, на думку фахівців, є ввічливість, тактовність, взаємоповага, гідність, порядність.

Ввічливість. Це дотримання загальноприйнятих правил поведінки, вміння поводитися між людьми відповідно до обставин. Ввічлива людина при спілкуванні завжди буде враховувати вік, стать, соціальний статус партнера. Ввічливість тотожна таким поняттям як інтелігентність, порядність, тактовність, толерантність.

Тактовність. Це вміння дотримуватись такту у стосунках з іншими людьми. Такт – почуття міри, що підказує найбільш правильний підхід, найбільш делікатну лінію поведінки. Тактовна людина звертає увагу не тільки на зміст своїх слів, дій чи вчинків, а й на їх форму, враховуючи індивідуальні відмінності партнера, його психологічний стан, настрій.

Відсутність такту – безтактність, проявляється у невмінні людини контролювати свою поведінку й управляти емоціями. Безтактність може виявитись у фамільярності, коли людина спеціально чи несвідомо порушує певну дистанцію спілкування, що існує між людьми різного віку, статі, соціального статусу.

Протокол визначає межі, методи, поведінку і етикет, встановлює правила офіційного та особистого спілкування. Дотримання протоколу є свідченням тактовності людини.

Взаємоповага. Правила протоколу не є священними, але їх дотримання є елементом поваги до країни, національних особливостей, місцевих звичаїв, до партнерів по ділових стосунках.

Гідність. Уміння виходити зі складних ситуацій в ділових стосунках (ділових переговорах), уміння з гідністю представляти свій народ, країну, організацію (фірму), почуття власної гідності, честі, уміння відстояти власні інтереси, власну точку зору – важливі аспекти поведінки в рамках ділового протоколу, незважаючи на його суворі рамки. Норми протоколу не можуть бути застиглими. Досвідчені партнери знають, коли і як, у разі потреби, вийти з них. Головне при цьому – повага, теплі та гуманні почуття до партнера, уміння подякувати за приємне ділове спілкування й увагу.

Порядність. Складовою протоколу є порядність. Це поняття допомагає людині утримуватися від негативних вчинків: обман, підступність, приниження гідності іншої людини, шахрайство та ін. Навпаки, непорядна людина може підвести, написати анонімку, недбало ставитися до роботи, використовувати свій службовий стан в корисливих цілях та ін.

Дотримання правил ділового протоколу дає можливість підтримувати порядність і престиж фірми, сприяє створенню сприятливого психологічного клімату в процесі спілкування, що впливає на успішне вирішення справи та закладення основи для взаємовигідних ділових стосунків в подальшому.

Основні поняття і ключові слова: діловий етикет, етика і діловий етикет, службовий етикет, сфери та форми ділового етикету, принципи ділового етикету, протокол, діловий протокол, дипломатичний протокол, етичні принципи протоколу.

51. Основні вимоги до усного ділового мовлення.

Настійна суспільна потреба вимагає від кожно­го з нас невпинно дбати про досконале знання рідної мови (її стилістичних можливостей, граматичної будо­ви, словникового складу, вимови), відточувати свою зброю — українську літературну мову, яка служить величній меті — побудові високорозвинено­го суспільства. Таким чином, культура мови — це не особиста справа кожного з нас, а суспільна потреба, суспільна необхідність.

Як уже зазначалося, культура мови - це володіння нормами літе­ратурної мови, вміння користуватися її виразовими за­собами в різних умовах спілкування відповідно до мети і змісту мовлення. Це ступінь нашого оволодіння не лише найнеобхіднішими нормами, а й усіма багатствами літературної мови. Адже говорити правильно — це ще не все: існують такі норми, які пов'язані з поняттями «краще-гірше», «точніше», «доречніше», «доцільніше», а не просто «правильно-неправильно».

Найзагальніші вимоги, що ставляться до усного мовлення культурної людини:

·                     ясність  (недвозначність)  у формулюванні думки;

·                     логічність, смислова точність, звідси — небагато­слівність мовлення;

·                     відповідність   між   змістом   мовлення   і   мовними засобами;

·                     відповідність   між   мовними   засобами  та   обста­винами мовлення;

·                     співмірність мовних засобів і стилю викладу (одностильність вживаних одиниць мовлення);

·                     укладання природних, узвичаєних словосполучень; вдалий порядок слів;

·                     різноманітність мовних засобів  (багатство лекси­ки в активному запасі слів людини);

·                     самобутність, нешаблонність в оцінках, порівнян­нях, зіставленнях; у побудові висловлення;

·                     ефективність мовлення;  красномовство  (з ураху­ванням доречності й доцільності їх);

·                     милозвучність,   виразність   дикції,   відповідність між темпом мовлення, силою голосу, з одного боку, і ситуацією мовлення,— з другого.

Ці вимоги повинні базуватися на бездоганному знанні норм, а знання норм і чуття мови — це далеко не те саме.

52. Норми усного ділового мовлення.

Усне мовлення – це слухове сприймання певної інформації.

За допомогою усного мовлення спілкування і обмін думками відбувається безпосередньо. В усному мовленні вживається побутова й діалектна лексика, слова розмовно-просторічного характеру, своєрідні фразеологізми.

Синтаксична будова усної мови характеризується тим, що в ній здебільшого вживаються прості речення, часто – неповні. У складних реченнях переважає сурядність. Зв’язок речень переважно безсполучниковий. Рідко вживаються дієприкметникові й дієприслівникові звороти. Речення усної мови часто не вкладаються в звичайні синтаксичні рамки.

За характером спілкування усне мовлення – діалогічне, має ряд лексичних особливостей.

В усному мовлення широко використовуються додаткові засоби висловлення: інтонація, жести, що надають відтінок переконливості та емоційності.

Звичайна сфера застосування усного мовлення – бесіда, розмова.

Усні виступи, доповіді, звіти, лекції являють собою проміжну форму між усною і писемною формами літературної мови. Це складний вид усного мовлення, ніж розмовний, бо тут все-таки обмеженіше використовуються допоміжні засоби (жести, інтонація)

Усне мовлення кожної людини свідчить про рівень її освіченості, культури. 

53.Спілкування в колективі. Прийом відвідувачів.

Важлива роль у створенні колективу й нормальної робочої обстановки належить керівникові цього колективу. Авторитет керівника забезпечується такими етичними факторами, як абсолютна чесність, добросовісність, знання своєї справи, принциповість, повага до людей, турбота про них. Керівник не зможе добитися поваги співробітників, якщо стане постій-но підкреслювати свою вищість і виявляти неповагу до підлеглих, зверхньо покрикувати на них.

Мистецтво керівництва дається не кожному. Але якщо такий талант і притаманний людині, цього не досить. Керівник повинен постійно працювати над собою, щоб бути зразком для підлеглих.

Цікаво і плідно працювати під керівництвом висококультурної людини, яка створює в колективі таку атмосферу, що кожен працівник з радістю йде на роботу, бо він відчуває себе безпосереднім помічником керівника.

Яким же його хочуть бачити підлеглі?

Керівник: завжди вітається з усіма («Розумна людина завжди вітається першою»);  знає, як звуть його працівників на ім’я та по батькові, ніколи не «тикає» підлеглому; не підвищує голосу в розмові; уміє визнавати свої помилки, не нагадує підлеглому безліч разів про зроблену ним помилку; довіряє своїм працівникам, цінує їх і вміє захистити в разі чого;  не зганяє злість на інших, коли винен сам;  цінує час підлеглих і не відволікає їх від занять якимись дрібницями; уміє оцінити добрий жарт (якщо це не висміювання когось із колективу); завжди допоможе підлеглому (по можливості), не пишаючись і не величаючись цим; має індивідуальний підхід до людей; дає завдання підлеглим у ввічливій формі; тактовно й ненав’язливо виховує у своїх підлеглих високі етичні навички.

Досвідчений керівник уміє створити в колективі відповідний мікроклімат, потрібний тон спілкування. Проте створювати спокійну доброзичливу атмосферу має не лише керівник, а й увесь колектив, у якому всі розмовляють спокійно, коректно, ввічливо, неголосно.

У наш час дехто з керівників уважає, що висока культура мови необхідна політикам і дипломатам, а на виробництві потрібна швидше сила голосу, ніж сила слова. Це про таких горе-керівників говорив В. Русанівський: «Мова на всіх етапах виконання будь-якої роботи відіграє роль регулятора. І якщо керівник не володіє досконало мовою, не вміє переконати інших у тому, у що вірить сам, то вже це одне може позначитися і на строках, і на якості виконання завдань.»

Краще для колективу, коли в ньому панує атмосфера взаємоповаги, доброзичливості і довіри, бо, як свідчать соціологи, в ображеної людини продуктивність праці знижується.

Прийом відвідувачів. Людина, яка веде прийом, має ввічливо зустріти відвідувача, уважно вислухати, коректно говорити, розібратися в деталях, знайти розв’язання справи або вказати подальші кроки в розв’язанні справи (у разі потреби), увічливо попрощатися. Від працівника установи відвідувачі чекають діловитості, а не холодного бюрократизму, чіткості в роботі, уважності, увічливості й коректності. Окремі офіційні особи вважають, що при спілкуванні з відвідувачами треба поводитися суворо офіційно, що доброзичливий, привітний тон тут не доречний, що головне під час прийому – порядок і дисципліна. Та не в цьому запорука порядку – не в сухості й бездушності, не в байдужості до потреб людей. Якою повинна бути мова офіційної особи, що веде прийом? Найзагальніші риси такої мови: голос не форсують, не напружують; до кінця фрази його помітно знижують, протягом бесіди часто змінюють; темп значною мірою залежить від тематики й ситуації мовлення та від індивідуальних рис мовця. Паузи в такому типі мовлення найчастіше психологічні: вони покликані увиразнити, підкреслити сказане. Це також природні паузи, коли здійснюють пошуки потрібного слова. Слова вимовляють менш виразно й старанно, ніж при публічному діловому мовленні, окремі звуки можуть послаблювати. Усе це й створить атмосферу довірливої, приязної, спокійної розмови (адже відвідувач може прийти збуджений, роздратований). Незалежно від того, чи прийшов відвідувач з офіційною, службовою, а чи з приватною, особистою справою, він повинен бути ввічливим, стриманим, своє прохання висловлювати ясно, чітко й коротко (увічливо – це значить: зайти, коли покличуть, привітатися, зняти головний убір, зачекати, якщо працівник ще не звільнився, не сідати без дозволу, не палити, не забувати про «будь ласка», «дякую», «пробачте»).

54. Телефонна розмова як різновид професійної діалогічної мови.

Найшвидшим і водночас найпростішим і найефективнішим способом встановлення ділового контакту є телефонна розмова. Позбавлена можливості вживати невербальні засоби, такі, як жести, міміка, обмежена у часі, телефонна розмова все ж має переваги над іншими способами: це оперативність передавання інформації, швидкість реагування на інформацію, можливість дистанційного керування діями, зручність.

 Службова телефонна розмова має таку структуру:

•    момент встановлення зв’язку (вітання, взаємне представлення);

•    виклад суті справи (повідомлення мети дзвінка, ознайомлення з проблемою);

•    обговорення ситуації, проблеми;

•    закінчення розмови (резюме, прощання).

Варто зупинитися на важливих аспектах ведення ділової телефонної розмови:

Часові межі. Кожна телефонна розмова триває в середньому 3-5 хвил. Із часом виробляється вміння розмовляти стисло, висловлюватися чітко і по суті. Цьому сприяє володіння інформацією, попередня підготовка до розмови. Якщо передбачається тривала розмова, потрібно запитати, чи має співрозмовник достатньо часу для бесіди. Час ділових регулярних розмов краще узгоджувати з партнером.  За етикетом не можна телефонувати до 9–ї ранку і після 10–ї ввечері.

Дотримання мовного етикету. Обов’язково потрібно вживати словесні формули вітання, прощання, подяки, вибачення  – відповідно до ситуації.

Важливе значення має взаємне представлення на початку розмови: треба назвати прізвище, ім’я, по батькові, посаду й організацію, яку ви представляєте. Говорити необхідно розбірливо, щоби  могли записати, чітко і люб’язно формулювати , з ким бажаєте, розмовляти, з якого питання, кому і яку передати інформацію тощо.

Максимальна насиченість інформацією. Дотримання цієї вимоги характеризує співрозмовників як досвідчених ділових людей. Продуманість і підготовка телефонної розмови передбачає складений її план (мати під рукою), порядок питань, документи, дати, цифри, потрібні номери телефонів.

Конструктивність. Вона також залежить від компетентності ділових партнерів, уміння наголошувати на суттєвому, уникати непорозумінь, вести діалог, а не монолог. Якщо розмова довга, час від часу слід підсумовувати досягнуті угоди, підтримувати розмову принагідними репліками. Бажано записувати важливу інформацію – це допоможе дотримати слова і виконати обіцянки чи домовленості.

Позитивне емоційне тло – одне з найважливіших правил ділової телефонної розмови. Потрібно бути доброзичливим, розмовляти рівним голосом, витримано, незалежно від  суб’єктивного ставлення до співрозмовника або від власного емоційного стану. Готуючись до розмови, поцікавтесь на ім’я та по батькові того, з ким буде розмова, і називайте його , як кажуть, повністю. Не перебивайте співрозмовника, не виказуйте своєї невдоволеності, не погрожуйте,  уникайте категорично-наказового тону.

Мова. Звичайно, лише літературна. Телефонну розмову не можна «переглянути», тому вона вимагає добору потрібних слів, переконливості аргументів, виваженості реплік. Стиль розмови залежить від ступеня знайомства співрозмовників, їхнього віку, статі,посади. 

Технічні моменти телефонної розмови. Декілька правил ділового телефонного  спілкування.

•    Набирайте номер телефону тільки тоді, коли переконані у його правильності.

•    Слухавку намагайтеся підняти між другим і четвертим дзвінком. Після п’ятого спрацьовує автовідповідач.

•    Якщо вам зателефонували під час термінової роботи, попросіть зателефонувати пізніше або запропонуйте  самому зателефонувати.

•    Якщо з технічних причин сталося роз’єднання, відновлює зв’язок той, хто телефонував.

•    Закінчує розмову той, хто зателефонував. Якщо співрозмовник жінка, ініціативу варто віддати їй.

•    Не ведіть двох розмов одночасно.

•    Ніколи не кладіть несподівано слухавку.

•    На помилковий дзвінок відповідайте ввічливо, на власний помилковий – просіть вибачення.

55. Мистецтво публічного виступу. Доповідь.

Публічне мовлення - це особливий вид тексту, створюваний за законами риторики, орієнтований на переконання.

Метою переконання, на відміну вад інших видів впливу на людей, є передавання інформації в обґрунтованій, достатньо доказовій формі, щоб вона перетворилася на систему принципів і настанов особистості.

Одним із жанрових різновидів публічного мовлення є публічний виступ.

Публічний виступ - це привселюдне виголошення промови, заяви, інформації з певної проблеми.

Залежно від способу виголошення, основного призначення та змісту виокремлюють такі жанри публічного виступу: доповідь, промова, виступ, повідомлення.

Доповідь - одна з найпоширеніших форм публічних виступів. Вона порушує нові проблеми, що ще потребують вирішення, має характер гострої злободенності. Доповідь є дуже важливим елементом системи зв'язків із громадськістю (приміром, повідомлення свого погляду на проблему, наукової та громадянської позиції тощо). Розрізняють політичні, звітні, ділові та наукові доповіді.

Проголошення доповіді вимагає серйозної підготовки. Перший крок у підготовці - накреслити мету та завдання виступу, визначити коло питань, що їх він має охопити. Насамперед, заздалегідь слід сформулювати предмет та тему останнього (можливо, все це вже було визначено організаторами зібрання). Другий крок - добір допоміжної інформації. Остання ж може бути отримана з двох джерел: 1) теоретичні джерела - це можуть бути статті в періодичних виданнях, книги та окремі публікації, що стосуються теми, енциклопедичні, термінологічні та галузеві словники; 2) усні розмови з обізнаними з проблемою людьми. Висвітлювані питання мають ґрунтуватися на найновіших дослідженнях та наукових публікаціях (якщо це науковий виступ), на останніх виступах у пресі, на радіо та телебаченні як прихильників, так і опонентів (якщо це політичний виступ), на аналізі та посиланнях на протоколи попередніх засідань (якщо це громадські збори). Добираючи інформацію, необхідно пам'ятати, що повідомлення буде теоретично обґрунтованим та актуальним лише за умови наявності промовистих прикладів.

 Завершивши підготовку, слід організувати інформацію в певні категорії, надати їй чіткості, визначити та сформулювати власне бачення проблеми. Доповідь слід будувати, дотримуючись таких вимог: теоретична обґрунтованість, опора на фактичний матеріал, наведення переконливих прикладів, власне бачення проблеми.

Наступний крок - написання плану доповіді на папері, що містить: вступ, основний текст (серцевина доповіді), висновки.

Вступ. Початок доповіді є визначальним і повинен чітко й переконливо відбивати причину та мету виступу, розкривати суть конкретної справи, містити докази. Першочерговим завданням доповідача на цьому етапі є привернути й утримати увагу аудиторії. Для того аби не дозволити думкам слухачів розпорошитися, вже після перших речень доповіді необхідно висловлюватися чітко, логічно та змістовно, уникаючи зайвого. Відповідно, речення мають бути короткими й стосуватися тільки суті питання, варто інтонаційно виділяти найважливіші місця висловлювання і висловлювати своє ставлення до предмета мовлення.

Основний текст. В основній частині викладається суть проблеми, наводяться докази, пояснення, міркування відповідно до попередньо визначеної структури доповіді. Слід пояснювати кожен аспект проблеми, добираючи переконливі цифри, факти, цитати (проте кількість подібних прикладів не має бути надто великою - нагромадження ілюстративного матеріалу не повинно поглинати змісту доповіді). Варто подбати про зв'язки між частинами, поєднавши їх в єдину струнку систему викладу; усі питання мають висвітлюватися збалансовано (при цьому не обов'язково кожному з них приділяти однакову кількість часу). Постійно й уважно потрібно стежити за відповідністю між словом і тим, що воно позначає.

Надзвичайно важливо продумати, в яких місцях тексту потрібні своєрідні "ліричні" відступи, адже суцільний текст погано сприймається. Приміром, у політичних доповідях доцільно розповісти анекдот чи якусь кумедну історію. Анекдот - випробуваний і перевірений спосіб утримати увагу. Останній дає можливість дещо розрядити напруження, а слухачам - перепочити. При цьому не слід забувати, що подібні відступи обов'язково мають бути короткими і, певна річ, мають ілюструвати повідомлення. Одного анекдоту цілком достатньо; розповідаючи більше, промовець ризикує зробити зміст доповіді фрагментарним.

Висновки. Підсумуйте все сказане.

Висновки певним чином мають узгоджуватися із вступом і не випадати з загального стилю викладу.

У тому разі, якщо, готуючись до виступу, доповідач вирішить записати доповідь на папері, йому слід врахувати, що розмовна мова значною мірою відрізняється від писемної. Тому не варто говорити так, як пишемо, навпаки, потрібно писати так, як говоримо, адже розмовна мова менш формалізована, менш структурована, вільніша, сприймається легше (для порівняння зверніть увагу на мову оглядача новин на ТБ). При цьому не можна нехтувати дотриманням загальноприйнятих літературних норм у користуванні лексичними, фонетичними, морфологічними й стилістичними засобами мови, адже важливою умовою успіху є бездоганна грамотність. Мовлення мас бути не тільки правильним, а й лексично багатим, синтаксично різноманітним.

Варто записати промову на касету й прослухати, оцінюючи її критично. Виступаючи, можна користуватися нотатками. Зважаючи на це, було б доречно записати найважливіші речення, щоб під час виступу відтворити їх дослівно. Останнє може бути особливо корисним у процесі виголошення завершальної частини доповіді.

56. Документ: загальні вимоги до його складання.

Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, "зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі".

Документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це "властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і управлінські функції".

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

—  надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

—  бути юридично правильно оформленим;

—  подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

—  бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

—  бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

—  оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

—  бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

—- складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

В управлінській діяльності використовуються головним чином текстові документи, інформацію в яких зафіксовано будь-яким письмовим способом — рукописним, машинописним, друкарським. Такі документи, оформлені за певними правилами, часто називають управлінськими, а сукупність їх — управлінською документацією.

Постановою Держкомітету стандартів з 01.01.91 в дію введено ГОСТ 6.38-90. Це науково обґрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для детальнішої уніфікації документів, що у свою чергу сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління.

Стандарти встановлюють найзагальніші правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їхніх окремих реквізитів.

Реквізитами називають структурні елементи, з яких складається документ.

Формуляр-зразок — це єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розміщених в усталеній послідовності.

Кількість реквізитів у кожному документі не однакова.

Вона визначається видом документа та його змістом.

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1.  Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210×297 мм) та А5 (148×210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2.  Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов’язковим додержанням таких правил:

—  встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

—  бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

—  бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

—  бланки документів повинні мати такі поля:

а) ліве — 20 міліметрів;

б) верхнє — не менш як 10 міліметрів;

в) праве й нижнє — не менш як 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і певний порядок розміщення їх в організаційно-розпорядчих документах.

1 — Державний Герб України (порядок використання визначається законом).

2  — Емблема організації, підприємства, установи.

3  — Зображення нагород.

4 — Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКП0).

5 — Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).

6 — Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.

7 — Найменування організації, установи чи підприємства — автора документа.

8 — Найменування структурного підрозділу.

9  — Індекс підприємств зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), факсу, номер рахунка в банку.

10   — Назва виду документа.

11   — Дата.

12   — Індекс.

13   — Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14   — Місце складання або видання.

15 — Гриф обмеження доступу до документа.

16 — Адресат.

17 — Гриф затвердження,

18 —  Резолюція.

19 — Заголовок до тексту.

20 — Відмітка про контроль.

21 — Текст.

22 — Відмітка про наявність додатків.

23 — Підпис.

24 — Гриф погодження.

25 — Візи.

26 — Печатка.

27 — Відмітка про засвідчення копій.

28 — Прізвище виконавця і номер його телефону.

29 — Відмітка про виконання документа й направлення і до справи.

30— Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31 — Відмітка про надходження документа.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для користування, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби. Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання.

57. Лексичні особливості документів.

Використання мовних одиниць у текстах документів різних видів регулюють стильові норми офіційно-ділового стилю – правила відбору і організації мовних одиниць у текстах цього стилю. Найчіткіше особливості офіційно-ділового стилю виявляються у лексиці.
Як зазначає А. Коваль, в основу текстів офіційно-ділового стилю покладена загальновживана стилістично-нейтральна лексика. До неї належать слова, що виступають назвами осіб за родинною спорідненістю (батько, мати, брат, сестра); осіб за професійною або службовою належністю (директор, секретар, вчитель, декан); різних предметів побуту (стіл, будинок, книга); ознак (високий, малий, широкий, круглий, далекий); дій, процесів, станів (будувати, ремонтувати, писати, вантажити); просторових і часових понять (день, рік, місяць, захід, схід); одиниць виміру (грам, метр, кілограм), службово-граматичних елементів (і, але, щоб, за, через) тощо. Ці слова зрозумілі й широковживані, тому використовуються в усіх функціональних стилях сучасної української літературної мови.
Офіційно-діловий стиль, наголошує Л. Мацько, має виразний книжний характер, тому при укладанні ділових паперів слід віддавати перевагу книжним словам, які позбавлені експресивно-оцінного забарвлення. Наприклад, слова дбати, приїхати, які активно вживаються в розмовному мовленні, в ділових паперах слід замінити на виявляти турботу, прибути.
Значна частина книжної лексики не закріплена за однією сферою функціонування, а широко вживається, окрім офіційно-ділового стилю, в наукових працях та публіцистичних статтях. Це, наприклад, слова розробляти, виконувати, сумісництво. Але серед книжних слів є й такі, що використовуються тільки в офіційно-діловому стилі. Цю лексику називають діловою: наказ, протокол, акт, резолюція, інструкція, заява, апеляція, посол, нота.
Вибір слова для ділового документа повинен відповідати встановленим в український літературній мові нормам, він повинен бути вмотивованим. Адже тільки продумане, вмотивоване вживання слова в тексті документа виправдовує його появу в цьому тексті, незалежно від того, яке це слово за походженням, яке місце в літературній мові воно посідає. Перевіряється вмотивованість вживання слова у тексті таким чином: якщо вся увага читача зосереджена на змісті документа, а сама форма (словесне його вираження) сприймається ним як щось органічно злите зі змістом, невіддільне від нього, – значить добір у цьому тексті мотивований, доцільний. Якщо ж увага читача раз у раз відривається від змісту, якщо окремі слова ділового папера викликають у нього зневіру, здивування, обурення – то це означає, що укладач документа не продумав його до кінця, не вибрав найдоцільніших у цій ситуації слів, що його вибір не був мотивованим, а скоріше випадковим (це може пояснюватися і недостатніми знаннями автора документа і його мовною невправністю, байдужістю до стильових якостей документа) .
Офіційно-діловий стиль використовує в чотири рази більше високочастотної лексики, ніж художній. Причиною цього є потреба забезпечити адекватність і точність передавання інформації, швидке оброблення документів, тому однотипні поняття позначаються однотипними лексемами, не замінюються синонімічними, щоб не спричинити різночитання.
Отже, обмежене використання синонімів у офіційно-діловому стилі зумовлене тим, що ці слова майже завжди вносять у мовлення нові відтінки значення. Лише в окремих жанрах синоніми можуть вживатися з метою уникнення повторів, урізноманітнення тексту та вираження позитивної чи негативної оцінки. У деяких текстах дипломатичного підстилю за допомогою синонімів створюється урочистість мовлення, підкреслена значущість документа.
Стилістичний потенціал антонімів значною мірою зумовлений тим, що ці слова дають контрастну характеристику предметам, явищам, діям. Офіційно-діловий стиль використовує антоніми з метою чіткого розрізнення понять, уявлень, точного вираження думки, а також для підкреслення непоєднуваності описуваних реалій: прийом (на роботу) – звільнення (з роботи); початок – кінець (робочого дня).
Іншомовні слова в діловому тексті повинні вживатися лише у разі потреби, коли їх не можна замінити українськими словами з тим самим значенням. Слід критично ставитися до їх вживання: у документації рекомендується вживати лише ті іншомовні слова й терміни, які або одержали міжнародне визнання або не мають еквівалента у нашій мові. До міжнародних належать фінансові терміни, терміни бухгалтерського обліку, діловодства, зовнішньої торгівлі (бланк, штраф, гриф, дебет, кредит).
Стихійне запозичення іншомовних слів уповільнює розвиток рідної мови, а в суспільстві утверджує хибну думку про нібито неспроможність української мови передавати всі тонкощі, багатство і глибину іншомовних текстів, формує комплекс меншовартісності, а можливо й ущербності українців. Тому, вибираючи з двох рівнозначних слів одне, перевагу слід надавати питомому українському.

58. Морфологічні засоби документів.

Характерними для ділового мовлення є предикативні форми на -но, -то,оскільки вони передають узагальнено-особове значення, наприклад: Цю довідку подано..., Статутний фонд визначено..., Комітет реорганізовано в міністерство..., Роботу виконано..., Роботу прийнято..., а також уживання дієприкметників та дієприслівників. Зокрема, спостерігається тенденція (не завжди виправдана) до вживання активних дієприкметників на зразок: існуючий порядок, назріваючий конфлікт, прибуваючі пасажири, вражаючі факти, переважаючі докази, незамерзаюча водойма, проникаюча. Наприклад: копіювальний, передавальний, гральний, збиральний, літальний,У текстах ділових документів активно функціонують сполучники та прийменники. Сполучники виступають важливим структурним елементом тексту, виражаючи узагальнені поняття про суб'єктно-об'єктні,причинно-наслідкові, умовно-наслідкові та інші зв'язки між предметами та явищами реального світу. Уживаються як сурядні сполучники (фабрики і заводи, надати допомогу потерпілим та їхнім сім'ям), так і сполучники підрядності (встановити, що...; населення, яке потерпіло від стихійного лиха...; все зробити для того, щоб винних було покарано). Мові офіційно-ділового стилю притаманні складені прийменники на зразок: з метою, в силу, згідно з, залежно від, незважаючи на, у зв'язку з, з огляду на, на підставі, відповідно до, по лінії, у галузі, у порядку, у справі, з нагоди, за наявності, у разі, у випадку. Вводити прийменники у текст потрібно уважно, зважаючи на синонімію: з метою – для (з метою поліпшення – для поліпшення), у разі – за (у разі відсутності – за відсутності), відповідно до – щодо (відповідно до змін у сфері економіки – щодо змін у сфері економіки).

59. Синтаксис службової документації.

Для синтаксису писемного ділового мовлення характерні такі особливості.

- використання словосполучень з віддієслівними іменниками (справа здійснення, стан справ, вдосконалення прогресу, надходження суми, з урахуванням можливих змін, своєчасне обслуговування);

- частотність поширених речень різних типів (Контроль за виконанням цього наказу доручити заст. директора Онищенкові П. І.; його посадовий оклад 150 (сто п’ятдесят) грн. на місяць);

- використання порядку слів для вираження логіко-граматичного членування речень; підмет ставиться перед присудком, узгоджене означення - перед означуваним словом, вставні слова - на початку речення;

- активність речень з однорідними та відокремленими членами речення;

- висока продуктивність інфінітивних конструкцій (пропоную відзначити; зловживати службовим обов’язком; треба враховувати; нести відповідальність, брати зобов’язання тощо).

Прямий порядок слів передає загальний зміст речення без спеціального наголошення окремих його елементів.

Присудок переважно ставиться у формі теперішнього часу зі значенням позачасовості, постійності. Наприклад: Прошу розглянути клопотання про надання державної допомоги нашій родині… Довідки з місця роботи, розмір заробітної платні, про склад сім’ї, місце проживання та розмір пенсій додаються.

Для документів властиве активне вживання пасивних зворотів (речень з пасивними дієприкметниками, безособовими формами на -но, - то, безособовими дієсловами).

Речення пасивної структури утворюються за певними моделями, доцільність яких перевірена тривалою практикою. Наприклад: Графік додається до цього договору та є його невід’ємною частиною. Продукція постачається вчасно. Розрахунки за продукцію проведено шляхом акценту платіжних вимог (рахунків) постачальника.

На рівні словосполучень для ділового мовлення характерне широке використання інфінітивних конструкцій. Наприклад: Адміністрація зобов’язується:

- створювати працівникові умови, необхідні для нормальної роботи…;

- ознайомити   працівника   із   чинним   законодавством…;

- проводити в установленому порядку інвентаризацію матеріальних цінностей.

У ділових паперах спостерігається «нанизування» відмінків, тобто розміщення кількох слів підряд в одному відмінку (родовому або орудному). Наприклад: Працівник зобов’язується своєчасно повідомляти адміністрацію підприємства, установи, організації про всі обставини…; Проект Статуту банку повинен бути доведений до відома не пізніше ніж за два тижні…; Орендареві передаються запаси сировини, матеріалів, незавершене виробництво й готова продукція.

З метою збільшення кількості інформації на одну одиницю мовлення в документах часто використовують дієприкметникові та дієприслівникові звороти.

Дієприслівникові звороти завжди несуть додаткову інформацію, виділяють ту чи іншу думку, явище чи подію.

1. Обов’язковою умовою використання дієприслівникових зворотів є те, що дві дії, одна з яких виражена дієсловом-присудком, а друга дієприслівниковим зворотом, повинні виконуватися однією й тією ж особою, або стосуватися однієї особи. Наприклад: Виклавши проблему, учасники переговорів зважують, чи можна досягти домовленості.

2. Дієприслівниковим зворотом не можна висловити значення часу, причини, умови. Тому слід пам’ятати про це при заміні підрядного речення його варіантом – дієприслівниковим зворотом. Не можна «Читаючи роман, серце наповнюється болем…». Треба «Коли читаєш роман, серце наповнюється болем…».

3. Часто допускають помилки в неозначено-особових реченнях типу Через декілька днів, ще не встигнувши познайомитися з дільницею, інженеру запропонували прийняти цех. – Ще не встиг познайомитися інженер з дільницею, а йому вже запропонували цех.

Дієприкметниковий зворот може розташовуватися як перед означуваним словом, так і після нього: книга, прочитана мною; прочитана мною книга.

Синтаксичні норми регулюють вибір варіантів побудови простих і складних речень, їх зв’язки, послідовність і правильність побудови. Знання синтаксису, уміння будувати прості та складні речення, конструювати тексти забезпечать правильність документів.

60. Рубрикація тексту.

Рубрикація тексту – це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної. Для цього використовують також заголовки, систему нуме­рації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку  виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класич­ний абзац має три частини:

-   зачин (формулює тему абзацу - зміст);

-   фраза (містить основну інформацію абзацу);

-   коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, вміщена в межах одного абзацу, повинна вира­жати закінчену думку. Типовий абзац  має бути із 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замкнене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказу­вання на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійно­го розгляду кожного з  нумерованих елементів. Розрізняють ком­біновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських і римських цифр  та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень має бути по­слідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою:

Увага! Згідно з ДСТУ 3008-95, слід пам'ятати, що для системи буквеної рубрикації літери Ґ (ґ), Є (є), 3 (з), І (і), І (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуа­ції, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик за­стосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, одно­значні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним - однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини. Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

61. Історія формування етикету.

 Вважається, що слово "етикет" французького походження і має два значення: "ярлик" ("етикетка") і "церемоніал". Хоча, насправді, і до французів це слово прийшло з голландської мови, де воно спочатку означало кілочок, до якого прив'язували папірець з назвою товару, а пізніше – папірець з написом-етикеткою, яку ми і сьогодні бачимо щодня на всіх товарах. На основі значення "напис" розвинулося більш вузьке значення – "церемоніал", тобто правила поведінки. Їх багато, і у різних народів вони неоднакові. Слово "етикет" прижилось у багатьох мовах. Але в українській мові є свої слова-синоніми до цього слова, а саме: ґречність, чемність, норми поведінки. Перші згадки про ґречність сягають тисячолітніх глибин людської історії. У літературних текстах стародавнього Шумеру (сучасна територія Іраку та Ірану) було викладено перші моральні принципи, які, на думку шумерів, були надані людям богами.

З часів стародавнього Риму до нас прийшов звичай гостинності. У стародавньому Єгипті для міжнародних переговорів уперше почали призначати спеціальних людей – послів, а самі переговори проводилися в урочистій обстановці. До речі, в Єгипті вперше з'явився звичай замикати двері на ключ. Але тільки з того боку, де був замок. У Стародавній Греції посли носили при собі спеціальні жезли Гермеса, до того ж їм вручали інструкції з поведінки, що мали назву "дипломах". В античній Греції навчилися відмикати замки, а ключі тоді були більше метра довжиною, і носили їх через плече. І здаля було видно, що йде людина, яка нікому не довіряє.

Жителі скандинавських країн першими ввели до правил ґречної поведінки звичай надавати почесні місця жінкам і найбільш шанованим гостям. У стародавньому скандинавському епосі "Едда" детально розповідається про поведінку за обіднім столом, а правила проголошення тостів у цього народу були розроблені до дрібниць. За порушення етикету призначалися штрафи. Перший посібник з ґречності було створено 1204 року іспанцем Педро Альфонсо і називався він "Дисципліна клерикаліс". У ньому викладалися правила поведінки за столом, прийому гостей, проведення бесіди.

В Україні перші писемні правила поведінки було викладено у "Поученнях дітям..." великим київським князем Володимиром Мономахом. Він писав: "У домі своїм не лінуйтеся, а за всім дивіться… Ні питтю, ні їді не потурайте, ні спанню… Лжі бережіться… А куди підете і де станете, напоїте, нагодуйте, краще стороннього; а ще більше вшануйте гостя, звідки він до вас прийде. Недужого одвідайте, за мрецемідіте, тому що всі ми смертні єсмо. І чоловіка не миніть, не привітавши, добре слово йому подайте". У Росії у ХVІІ столітті з'явилася книжка "Юності чесне зеркало...", у якій подавалися настанови молоді про поведінку в гостях, на службі, за столом. У ХIV-XVII століттях при дворах європейських правителів було запроваджено посади церемоніймейстерів, які мали знати всі правила придворного етикету – від зачісок до застібок на взутті та прийому гостей.

Так, колись при зустрічі китайці тиснули руки самі собі. А у більшості країн прийнято тиснути руки один одному. У південних країнах, де руки у людей вологі від поту, такі жести непопулярні. Натомість в африканських народів при зустрічах прийнято дарувати один одному гарбуза. Калмики, вітаючись у колишні часи, від щирого серця терлися носами. Лапландці, виявляючи повагу та шанобливість, крутили язиками на всі боки. Японців з дитинства привчають посміхатися, щоб нікому не псувати настрою своїм "кислим виглядом". Тому на обличчі японця завжди посмішка, і коли він пригнічений, і коли йому соромно чи боляче. Сьогодні в багатьох народів витягувати рештки їжі із зубів при людях вважається непристойним. Але в Німеччині, де часто-густо можна побачити таку картину: ошатно одягнені люди після їжі "приводять у порядок" свої зуби за допомогою зубочистки, і ніхто їх за це не засуджує. Або американці, які полюбляють сидіти, поклавши ноги на стіл. І це нікого не дивує, бо так допускається за їхніми правилами поведінки. Або ось які недоречності спостерігалися колись у народів Кавказу. Одна і та ж людина могла з радістю приймати гостей у себе вдома, а потім пограбувати їх у дорозі.

Англію і Францію називають, як правило, "класичними країнами етикету". Однак батьківщиною етикету назвати їх ніяк не можна. Брутальність удач, неуцтво, поклоніння грубій силі і т.п. у XV сторіччі присутні в обох країнах.

Коротше кажучи, у той час як вся інша Європа потопала у міжусобицях,  а феодальні порядки трималися ще в повній силі, Італія була країною нової культури. Ця країна і заслуговує по справедливості бути названою батьківщиною етикету.

Норми етикету є "неписаними", тобто мають характер певної своєрідної угоди між людьми щодо дотримання певних стандартів поведінки. Кожна культурна людина повинна не тільки знати і дотримуватися основних норм етикету, але й розуміти необхідність існування визначених правил і взаємин між людьми. Манери людини є індикатором багатства внутрішнього світу людини, вони відображають моральний та інтелектуальний розвиток.

62. Суперечка як основа професійної дискутивно-полемічної мови.

Суперечка - це комунікативна ситуація, де наявне активне ставлення до позиції співрозмовника, що виражається в її критичній оцінці.Обов'язковими учасниками суперечки є пропонент, опонент і аудиторія.

Пропонент - це той, хто висуває, обстоює деяку тезу. Без пропонента не може бути ані спору, ані аргументативного процесу, оскільки спірні питання не виникають самі собою, вони повинні бути кимось сформульовані і поставлені  на  обговорення.   Пропонент  може  висловлювати власну думку або представляти колективну позицію з того чи іншого питання.

Опонент - другий обов'язковий учасник суперечки. Це той, хто заперечує, піддає сумніву істинність або слушність тези, яку висунув пропонент. Опонент може бути безпосередньо присутнім і особисто брати участь у спорі. Але може бути й така ситуація, коли опонент безпосередньо не бере участі в аргументативному процесі.

Аудиторія - третій, колективний суб'єкт суперечки. Це не пасивна маса людей, а колектив, який має свої переконання, свої позиції, точки зору з приводу питання, що обговорюється. Вона є основним об'єктом аргументативного впливу в спорі.

Можна виділити декілька класифікацій суперечок. По-перше, суперечка за формою може бути дискусією, полемікою, диспутом або дебатами.

63. Текстові норми офіційно-ділового стилю.

Основне призначення цього стилю – регулювати ділові відносини мовців у міжнародній, державно-правовій і суспільно-виробничій сферах, обслуговувати потреби людей у типових ситуаціях.
Найважливіші ознаки:

1.Наявність реквізитів, які мають певну черговість. У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий, він залежить від змісту документа, його призначення та способу  оброблення. Закріплення за реквізитами постійного місця робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання. Підпис є обов’язковим реквізитом будь-якого документа.

2. Точність, послідовність і лаконічність викладу фактів, гранична чіткість у висловлюванні. Офіційно-діловий стиль позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.

3.Наявність усталених мовних зворотів, певна стандартизація початків і закінчень документів. Найхарактерніші прояви стандартизації такі: а) широке вживання готових словесних конструкцій  типу: у зв'язку, відповідно до, з метою, згідно, що спрощує й полегшує процес укладання окремих видів документів; б) повторюваність тих самих слів, форм, зворотів, конструкцій як результат досягнення однотипності вираження думки.

4.Лексика здебільшого нейтральна, слова вживаються в прямому значенні. Залежно від того, яку саме галузь суспільного життя обслуговує офіційно-діловий стиль, він може містити суспільно-політичну, професійно-виробничу, науково-термінологічну лексику.

5. Для чіткої організації текст поділяється на параграфи, пункти, підпункти.

6. У текстах часто  вживаються словосполучення з дієсловами у формі теперішнього часу із значенням позачасовості, постійності дії: рішення надсилається, має місце, виробнича рада розглядає Вживаються і такі звороти: з оригіналом згідно, складено й завірено у двох примірниках, вжити заходів, визнати за можливе, звернутися із заявою, надати слово, оголосити подяку, накласти резолюцію, доводити до відома, давати  згоду, вирішити питання.

7. Найхарактерніші речення – прості поширені (кілька підметів при одному присудку, кілька присудків при одному підметі, кілька додатків при одному з головних членів тощо. Вживаються також складні речення із сурядним і підрядним зв'язком.

Отже, тексти офіційно-ділового стилю вимагають документації тверджень, точності й однозначності формулювань, не припускають двозначності сприймання змісту.

64. Поняття ділового спілкування.

 Діл. спілк-ня визначимо як спілк-ня, метою якого є організація і оптимізація виробничої, наукової, комерційної чи іншої діяльності, де на першому місці стоять інтереси справи, а не конкретних співрозмовників. Ділове спілкування є специфічною формою контактів і взаємодії людей, які представляють не лише самих себе, а й свої організації. Воно включає обмін інформацією, пропозицією, вимогами, поглядами, мотивацією з метою розв’язання конкретних проблем як всередині організації, так і за її межами, а також укладення контрактів, договорів, угод чи встановлення інших відносин між підприємствами, фірмами, організаціями.

Фахівці визначають особливості ділового спілкування: наявність певного офіційного статусу об’єктів;  спрямованість на встановлення взаємовигідних контактів та підтримку зв’язків між представниками взаємозацікавлених організацій; передбачуваність ділових контактів, які попередньо плануються, визначається їх мета, зміст і можливі наслідки;  конструктивність характеру взаємовідносин, їх спрямування на розв’язання конкретних завдань; взаємоузгодженість рішень, домовленість та подальша організація взаємодії партнерів;  значущість кожного партнера як особистості;  безпосередня діяльність, якою зайняті люди, а не проблеми, що бентежать внутрішній світ.

Завданням діл. спілк-ня є ефективна співпраця. Щоб спілкування було ефективним, воно повинно базуватись на моральних цінностях, моральній культурі, на таких правилах і нормах поведінки, які сприяють розвитку співпраці. Це зміцнення взаємодовіри, повага, постійне інформування партнера щодо своїх намірів і дій, запобігання обману та невиконанню взятих зобов’язань.

65. Співбесіда з роботодавцем

 Співбесіда з роботодавцем - це спеціальна бесіда, під час якої роботодавець оцінює претендента на вакантну посаду. Успіх або неуспіх під час співбесіди залежить не тільки від професійних якостей (освіти, досвіду, уміння спілкуватися), а й від того, яке перше враження ви справите на роботодавця. Інколи воно матиме вирішальне значення, якщо, звичайно, ваша фахова підготовка відповідатиме вимогам роботодавця.

Отже, неабияке значення для досягнення успіху матиме підготовка до співбесіди:

1. Зберіть якомога більше інформації про установу, в яку вас запрошують на співбесіду. Таку інформацію можна одержати різними способами:

2. Приготуйте копії дипломів, свідоцтв, резюме та інших необхідних документів. Особи творчих професій можуть принести свої статті, малюнки тощо.

3. Приготуйтеся назвати прізвища і контактні телефони осіб, які можуть дати вам рекомендаційного листа.

4. Заздалегідь дізнайтеся точну адресу організації. Розрахуйте так свій час, щоби ви прийшли за 15 хвилин до початку співбесіди. Якщо ж ви запізнюєтеся, то обов'язково зателефонуйте й повідомте про це, а пройшовши, попросіть вибачення.

5. Подбайте про діловий стиль одягу. Не можна приходити на співбесіду в міні-спідниці, джинсах чи супермодному одязі, треба дотримуватися в усьому міри.

6. Складіть список очікуваних запитань та підготуйте на них відповіді.

9 найбільш підступних запитань:

1. Розкажіть про себе.

2. Назвіть свої недоліки (слабкі сторони).

3. Чому ви звільнилися з попереднього місця роботи? Чачу ви вирішили змінити місце роботи?

4. Назвіть бажаний мінімум і максимум зарплатні.

5. Які ваші найбільші досягнення?

6. Як довго плануєте працювати у нашій фірмі?

7. Що ви знаєте про нашу установу?

Отже, який-небудь мінімум треба знати про установу.

8. Чому ви хочете у нас працювати?

9. Ваше ставлення до виробничих перенавантажень?

Деякі додаткові запитання, які вам можуть поставити. Під час співбесіди вам можуть запропонувати розв'язати деякі ситуаційні завдання, щоб перевірити хід ваших думок, здатність приймати правильні рішення. Наприклад: - ви плануєте на ринку реалізувати українські книги. Щоб досягти успіху, як ви будете це робити? - вам треба умовити інвестора вкласти гроші у запропонований проект. Як ви це будете робити?

Поведінка під час співбесіди

1. Прийшовши в офіс, будьте з усіма ввічливими і доброзичливими. Не забудьте посміхнутися, заходячи до кабінету керівника. Стежте за своєю поставою, дивіться в очі співрозмовникові. Пам'ятайте: - вітаючись з представником компанії, не подавайте руки першим; - не сідайте, поки вам не запропонують це зробити; - якщо вас кому-небудь відрекомендують, обов'язково запам'ятайте ім'я та по батькові цієї особи. Потім ви зможете відразу звернутися до співрозмовника на ім'я та по батькові, це справить позитивне враження.

2. Сумлінно та охайно заповнюйте всі анкети і документи, які вам запропонують.

3. На початку бесіди відрекомендуйтеся. Поцікавтеся ім'ям та по батькові співробітника.

4. Підтримуйте зоровий контакт.

5. Уважно слухайте запитання, не перебиваючи співбесідника. Ваші відповіді на запитання повинні бути прямими (відповідати треба безпосередньо на поставлене запитання), точними (не варто виходити за межі обговорюваної теми). Під час співбесіди кандидат на вакантну посаду теж має право поставити запитання, але не більше 2-3, треба лише вдало обрати момент для того чи іншого запитання. Найчастіше ці запитання стосуються обсягу роботи, умов успішного її виконання.

Якщо ви не зрозуміли запитання, не соромтеся уточнити: "Чи правильно я зрозумів, що ... Відповідаючи на запитання, говоріть тільки правду.

6. Під час співбесіди тримайтеся гідно, впевнено, але не зухвало.

7. Наприкінці розмови слід чітко домовитися про те, коли і як ви дізнаєтеся про результати. Бажано, щоб ініціатива такої домовленості залишалася за вами: краще домовитися, що ви зателефонуєте у призначений час, ніж чекати дзвінка. Активна позиція завжди ліпша пасивної. Це справить враження ділової людини.

8. Завершуючи співбесіду, не забудьте про звичайні правила ввічливості. Важливо, щоб обидва учасники закінчили зустріч з відчуттям, що все, про що слід було сказати, сказано і що ви маєте достатньо інформації для прийняття рішення. Подякуйте співрозмовникові за бесіду та за виявлену увагу.

9. Після співбесіди ретельно проаналізуйте свою поведінку, відповіді й зробіть правильні висновки. Якщо Вам відмовили, з'ясуйте причину відмови і врахуйте її під час підготовки до іншої співбесіди. Пам'ятайте, що роботодавець зацікавлений у кваліфікованих фахівцях, професіоналах. Це і потрібно демонструвати впродовж усієї співбесіди.

66. Функція та види бесіди. Стратегія поведінки під час ділової бесіди.

Бесіда - це форма спілкування з метою обміну думками, інформацією, почуттями тощо. Бесіда сприяє також активізації зусиль партнерів для забезпечення співробітництва та впливу одне на одного. Орієнтовно можна назвати такі функції бесіди: обмін інформацією; формування перспективних заходів і процесів; контроль і координація вже розпочатих дій; взаємне спілкування людей під час виконання виробничих завдань; підтримка ділових контактів на рівні виробничих підрозділів, регіонів, держав; пошук, висунення і оперативна розробка робочих ідей; стимулювання людської думки в новому напрямку; розв'язання етичних проблем, що виникли в якійсь ситуації, та ін. Кожна бесіда - це новий акт. Тому не існує загальних рецептів, які б забезпечували високу ефективність бесіди в усіх випадках.

Існують різні види бесід. Якщо за основу класифікації взяти мету спілкування та зміст бесіди, то можна виокремити бесіди ритуальні, глибинно-особистісні та ділові.

Під час ритуальних бесід люди спілкуються, дотримуючись певного мовленнєвого етикету. Як правило, ці бесіди характерні для обрядів, звичаїв будь-якої спільноти людей. Людина, яка звикла до цього, почувається під час виконання обряду спокійно і впевнено. Вона знає, що і як їй потрібно говорити в різних ситуаціях і чого варто сподіватися від інших. Уміння людини підтримувати ритуальні бесіди свідчить про те, що вона опанувала перший рівень культури спілкування.

Глибинно-особистісні бесіди відіграють у нашому житті велику роль. Вони, як правило, характерні у спілкуванні між близькими людьми - рідними, коханими, дітьми, друзями та ін. Основна особливість таких бесід полягає в тому, що саме в них найповніше проявляються й реалізуються наші гуманістичні комунікативні установки та моральні норми. Вступаючи в контакт із близькими, людина сподівається на те, що її не лише зрозуміють, а головне, сприймуть такою, якою вона є, захистять і нададуть допомогу.

Велику роль у житті людей відіграють ділові бесіди, їх предметом, як правило, є конкретне діло. Серед ділових бесід розрізняють інформаційні: у "конкурентній ситуації"; "під тиском співрозмовника"; з метою викладу своєї позиції. Виходячи з професійної спрямованості розрізняють бесіди управлінські, педагогічні, правові, медичні та ін. Тут основна увага приділяється особливостям саме ділових бесід і їх різновидам. Майже всі справи, трудові акції, будь-яка спільна праця людей починаються, здійснюються і завершуються за допомогою різних за формою, змістом і функціями ділових бесід.

Залежно від кількості учасників бесіди поділяються на індивідуальні та групові. Ми розглянемо характеристики індивідуальної бесіди, а також різновиди групової.

Індивідуальна бесіда - це діалог двох співучасників, які є значущими одне для одного і прагнуть (обоє або один) досягти певної мети. Індивідуальна бесіда стає такою формою, яка сприяє зближенню поглядів співрозмовників, встановленню між ними контакту, довіри і взаєморозуміння. Розрізняють такі етапи індивідуальної бесіди: початок, передавання інформації, аргументування, спростування доказів співбесідника та прийняття рішення.

67. Збори як форма прийняття колективного рішення.

Поширеною формою колективного обговорення ділових проблем є збори - зустріч, зібрання членів якої-небудь організації, що проводяться з метою спільного обміну думками з певного питання, яке хвилює громадськість. На обговорення збираються члени будь-якого колективу, яких єднає якийсь інтерес (збори акціонерів, партійні збори, збори громадян для висунення кандидата в депутати та ін.).

За складом учасників збори поділяються на: відкриті - зібрання членів якої-небудь організації із запрошенням сторонніх осіб; закриті - зібрання членів якого-небудь колективу чи організації без сторонніх осіб. Виділяють окремо ще урочисті збори - зібрання з нагоди відзначення певних урочистостей чи історичних дат.

Збори готуються заздалегідь, і що ретельніше, то кращим буде їх результат.

Збори складаються з таких етапів: 1. Підготовка зборів: зазвичай займається робоча група, члени якої зацікавлені в результаті. 2. Висвітлення проблеми та її обґрунтування. Керує зборами голова або президія, яку обирають учасники. Доповідає авторитетна особа, яка добре володіє предметом обговорення і вміє кваліфіковано його викласти.

Пам'ятаючи про регламент, доцільно розподілити час для виступу з доповіддю. Фахівці рекомендують близько 10-12% загального часу, відведеного для доповіді, присвятити вступові, 4-5 % - висновкам, а решту - основній частині.3. Обговорення проблеми. Після основного виступу з доповіддю за темою, винесеною на розгляд, починається її обговорення. Ефективнішими будуть ті виступи, до яких учасники зборів готувалися заздалегідь. Виступ краще присвятити одній темі і дібрати вагомі аргументи на захист своєї позиції та підготувати відповідні пропозиції. Обговорення припиняється тоді, коли на запитання: Чи є ще пропозиції з обговорюваної проблеми? - відповіді немає. Тоді внесені пропозиції систематизують, готують проект рішення, який пропонують на розгляд учасниками зборів, доповнюють іншими пропозиціями.4. Ухвалення рішення. Рішення складається з двох частин: констатування (виклад ситуації) та ухвалення (оцінка проблеми, завдання, що треба зробити, кому і коли, а також визначення особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення).

Збори будуть ефективними, а ця форма колективного обговорення проблем популярною, якщо через деякий час учасникам буде доведено інформацію про виконання прийнятого рішення.

68. Етикет ділового листування.

Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові) ! До архієреїв будь-якого сану звертаються також словом владика з означенням, що відповідає санові, напр., Преосвященний Владико!* а до ієреїв - словом Отче (Преподобний Отче!), Всечесніший Отче! Всесвітліший Отче!

У множині належить звертатися: Блаженніші митрополити; Високопреосвященні владики; Високопреподобні (Преподобні; Всечесні) отці.

В укр. мові звертання вживають у формі кличного відмінка. Заміна його формою називного відмінка на зразок "Шановна Оксана Дмитрівна!", "Шановний директор!" є ненормативною.

Зазвичай звертання до службової особи завершують знаком оклику і перше слово тексту листа пишуть з великої літери і з абзацу.

Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування.

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність.

У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими фразами: Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді... Офіційно підтверджуємо свою згоду на ...

У листах-нагадуваннях, що належать до психологічно складних, потрібно ввічливо, тактовно і ненав'язливо вказати нате, що, наприклад, термін оплати рахунка чи виконання замовлення минув. Такі листи варто розпочати так: Вважаємо за свій обов'язок нагадати Вам про ... Нам дуже незручно, що змушені нагадати Вам про ... Вибачте, що знову турбуємо Вас, але ми не отримали відповіді на лист від (дата).

Інколи делікатність, тактовність не дають бажаних наслідків, тоді слід виявити категоричність і рішучість. Це можна зробити так: Незважаючи на неодноразові нагадування та вжиті запобіжні заходи, Ваш борг не погашено, натомість він продовжує зростати. Вважаємо за потрібне попередити Вас про свій намір розірвати контракт.

III. Вибір завершальних речень є також вельми важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку ... Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що ... Дозвольте ще раз подякувати Вам за ... Ще раз дякую за виявлену мені честь ...

Доречним і корисним наприкінці листа є запевнення адресата в тому, про що йшлося в тексті. Наприкінці листа можна також вибачитися за турботи чи ще раз повторити вибачення за затримку з відповіддю або запізнення:

IV. Не слід забувати при прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою.. З повагою і найкращими побажаннями..

Після прощальної формули ввічливості розділовий знак не ставиться, з нового рядка оформлюється реквізит "Підпис".

Постскриптум (приписка) наприкінці листа можливий лише за умови, що після його написання сталася подія, про яку ви неодмінно маєте повідомити адресатові. Після постскриптуму знову потрібно поставити підпис.

V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх відношеннях, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону.

Листи слід друкувати на гарно виконаних бланках, які є "візитною карткою" вашої установи. Подібні деталі сприятимуть створенню доброго враження про вас і вашу діяльність. Тому для виготовлення фірмових бланків варто використовувати лише високоякісний папір. Конверт за своїм дизайном має відповідати бланкові; за розміром його необхідно дібрати так, щоб не виникало потреби складати лист більше ніж двічі.

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, по суті, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Дотримання правил етикету листування є свідченням вашої поваги до адресата, ввічливості, вихованості і сприяє налагодженню добрих стосунків між колегами, партнерами.

 

6. Класифікація ділових паперів.Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum — повчальний приклад, взірець, доказ) — це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.Документи поділяють на види за різними ознаками. За стадіями виготовлення розрізняють: оригінали; копії.Оригінал офіційного документа — перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи. З юридичного погляду оригінали і копії є рівнозначними.За ступенем гласності документи бувають: звичайні; для службового користування (ДСК); таємні та ін.За місцем складання документи поділяють на: внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі; зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.За походженням розділяють такі документи: службові (офіційні); особисті.Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.За технікою відтворювання розрізняються документи: рукописні; відтворені механічним способом.За змістом документи поділяють на: організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо); розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо); довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді тощо); документи колегіальних органів (протоколи); документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти); особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).За формою документи поділяються на: трафаретні (стандартні, регламентовані); індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).Трафаретнідокументивідображаютьрегулярнувиробничоуправлінськуситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки — друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.7. Формуляр документа.Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.Реквізит – це обов'язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють у відповідності до формуляра-зразка.Формуляр зразок - єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, яків ходять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.Для організаційно-розпорядчих документів використовуєтьсяпапір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можнавикористовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування.:1.Державний герб.2.Емблема організації,3.Зображення державних нагород.4. Код підприємства, установи або організації.5. Код форми документа.6.Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). засновника).7  Найменування підприємства, установи або організації - автора документа.8. Назва структурного підрозділу.9.Індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку.10. Назва виду документа.11. Дата.12. Індекс (номер) документа.13. Посипання на індекс та дату вхідного документа.14. Місце складання або видання.15. Гриф обмеження доступу до документа.16. Адресат.17. Гриф затвердження.18. Резолюція.19. Заголовок до тексту.20. Відмітка про контроль.21. Текст.22. Відмітка про наявність додатків.23. Підпис.24. Гриф погодження.25. Візи.26. Печатка.27. Відмітка про за свідчення копій.28. Прізвище виконавця та його номер телефону.29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи.30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.31. Відмітка про надходження.У формулярі – зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операційної підготовки, оформлення, виконання.Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Основні реквізити характеристики: 1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика. 2. Рік народження, освіта. 3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі. 4. Дата складання. 5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику. Текст викладається від третьої особи. 

23. Реферат, його основні складові.

Реферат(лат. refero — повідомляю, переказую) – це аналітичний огляд або розгорнута рецензія, в якій обґрунтовується актуальність досліджуваної теми, коротко викладаються і аналізуються змістовні і формальні позиції досліджуваних текстів, формулюються узагальнення і висновки. Реферати поділяють на інформативні та індикативні. Факт такого поділу був визнаний міжнародною конференцією з наукового реферування (Париж, 1949 р.). Інформаційний реферат, за її визначенням, містить аргументи й наводить основні дані та висновки оригінальних документів, які вносять цінний вклад у загальну систему знань або корисні для певного кола читачів, а індикативний — це стислий реферат, створений з метою допомогти читачеві у вирішенні питання, чи слід йому звертатися до оригінального документа.Інформативний реферат найповніше розкриває зміст документа, передає важливі фактичні та теоретичні відомості. Також реферати поділяють на монографічні, звідний, аспектний, фрагментний. Монографічний — складений на основі аналітико-синтетичної переробки інформації, що міститься в одному первинному документі. Звідний реферат містить відомості з низки первинних документів на одну тему, викладені у вигляді зв'язаного тексту. Аспектним є реферат, укладений на основі аналітико-синтетичної переробки інформації одного чи кількох аспектів первинного документа. Фрагментний укладається за одним чи кількома структурними елементами документа, якщо він має великий обсяг різнопрофільної інформації. Також реферати поділяють за ознакою орієнтованості на споживача (цільовий і загальний), за формалізацією структури (текстовий і бланковий).Розрізняють два види рефератів: продуктивні і репродуктивні. Репродуктивний реферат відтворює зміст первинного тексту. Продуктивний містить творче або критичне осмислення реферованих джерел.Репродуктивні реферати можна розділити ще на два види: реферат-конспект і реферат-резюме. Реферат-конспект містить фактичну інформацію в узагальненому вигляді, ілюстрований матеріал, різні відомості про методи дослідження, результати дослідження та можливості їх застосування. Реферат-резюме містить тільки основні положення даної теми.У продуктивних рефератах виділяють реферат-доповідь і реферат-огляд. Реферат-огляд складається на основі декількох джерел і зіставляє різні точки зору з даного питання. У рефераті-доповіді, поряд з аналізом інформації першоджерела, є об'єктивна оцінка проблеми; цей реферат має розгорнутий характер.Реферат має певну композицію:Вступ. У вступі обгрунтовується вибір теми, можуть бути дані вихідні дані реферованих тексту (назва, де опубліковано, в якому році), повідомлені відомості про автора (П. І.Б., спеціальність, вчений ступінь, вчене звання), розкривається проблематика обраної теми.Основна частина. Зміст реферованих тексту, наводяться основні тези, вони аргументуються.Висновок. Робиться загальний висновок з проблеми, заявленої в рефераті.Реферат має наступні ознаки:зміст реферату повністю залежить від змісту реферованих джерел;містить точний виклад основної інформації без спотворень і суб'єктивних оцінок;має постійні структури.Орієнтовна структура реферату:Титульний аркуш.Зміст (в ньому послідовно викладаються назви пунктів реферату, указуються сторінки, з яких починається кожен пункт).Введення (формулюється суть досліджуваної проблеми, обґрунтовується вибір теми, визначаються її значимість і актуальність, вказуються мета і завдання реферату, дається характеристика використовуваної літератури).Основна частина (кожен розділ її, доказово розкриваючи окрему проблему або одну з її сторін, логічно є продовженням попереднього).Висновок (підводяться підсумки або дається узагальнений висновок по темі реферату, пропонуються рекомендації).Список літератури.Додаток (таблиці, графіки, схеми можуть бути винесені з основної частини, щоб не перевантажувати її деталями).До мовних та стилістичних особливостей рефератів відносяться слова і звороти мови, що носять узагальнюючий характер, словесні кліше. Їм, як правило, притаманні невизначено-особисті пропозиції, абстрактні іменники, специфічні і наукові терміни, властиві досліджуваній проблемі, слова-жаргонізми, дієприслівникові і причетні обороти. У рефератів особлива логічність подачі матеріалу і висловлювання думки, певна об'єктивність викладу матеріалу. Все це пов'язано не з убогістю лексики автора, а зі своєрідністю мови рефератів (особливо вузькоспеціалізованої спрямованості, де переважають жаргонізми, специфічні терміни і обороти).

54. Телефонна розмова як різновид професійної діалогічної мови.

Найшвидшим і водночас найпростішим і найефективнішим способом встановлення ділового контакту є телефонна розмова. Позбавлена можливості вживати невербальні засоби, такі, як жести, міміка, обмежена у часі, телефонна розмова все ж має переваги над іншими способами: це оперативність передавання інформації, швидкість реагування на інформацію, можливість дистанційного керування діями, зручність.

 Службова телефонна розмова має таку структуру:

•    момент встановлення зв’язку (вітання, взаємне представлення);

•    виклад суті справи (повідомлення мети дзвінка, ознайомлення з проблемою);

•    обговорення ситуації, проблеми;

•    закінчення розмови (резюме, прощання).

Варто зупинитися на важливих аспектах ведення ділової телефонної розмови:

Часові межі. Кожна телефонна розмова триває в середньому 3-5 хвил. Із часом виробляється вміння розмовляти стисло, висловлюватися чітко і по суті. Цьому сприяє володіння інформацією, попередня підготовка до розмови. Якщо передбачається тривала розмова, потрібно запитати, чи має співрозмовник достатньо часу для бесіди. Час ділових регулярних розмов краще узгоджувати з партнером.  За етикетом не можна телефонувати до 9–ї ранку і після 10–ї ввечері.

Дотримання мовного етикету. Обов’язково потрібно вживати словесні формули вітання, прощання, подяки, вибачення  – відповідно до ситуації.

Важливе значення має взаємне представлення на початку розмови: треба назвати прізвище, ім’я, по батькові, посаду й організацію, яку ви представляєте. Говорити необхідно розбірливо, щоби  могли записати, чітко і люб’язно формулювати , з ким бажаєте, розмовляти, з якого питання, кому і яку передати інформацію тощо.

Максимальна насиченість інформацією. Дотримання цієї вимоги характеризує співрозмовників як досвідчених ділових людей. Продуманість і підготовка телефонної розмови передбачає складений її план (мати під рукою), порядок питань, документи, дати, цифри, потрібні номери телефонів.

Конструктивність. Вона також залежить від компетентності ділових партнерів, уміння наголошувати на суттєвому, уникати непорозумінь, вести діалог, а не монолог. Якщо розмова довга, час від часу слід підсумовувати досягнуті угоди, підтримувати розмову принагідними репліками. Бажано записувати важливу інформацію – це допоможе дотримати слова і виконати обіцянки чи домовленості.

Позитивне емоційне тло – одне з найважливіших правил ділової телефонної розмови. Потрібно бути доброзичливим, розмовляти рівним голосом, витримано, незалежно від  суб’єктивного ставлення до співрозмовника або від власного емоційного стану. Готуючись до розмови, поцікавтесь на ім’я та по батькові того, з ким буде розмова, і називайте його , як кажуть, повністю. Не перебивайте співрозмовника, не виказуйте своєї невдоволеності, не погрожуйте,  уникайте категорично-наказового тону.

Мова. Звичайно, лише літературна. Телефонну розмову не можна «переглянути», тому вона вимагає добору потрібних слів, переконливості аргументів, виваженості реплік. Стиль розмови залежить від ступеня знайомства співрозмовників, їхнього віку, статі,посади. 

Технічні моменти телефонної розмови. Декілька правил ділового телефонного  спілкування.

•    Набирайте номер телефону тільки тоді, коли переконані у його правильності.

•    Слухавку намагайтеся підняти між другим і четвертим дзвінком. Після п’ятого спрацьовує автовідповідач.

•    Якщо вам зателефонували під час термінової роботи, попросіть зателефонувати пізніше або запропонуйте  самому зателефонувати.

•    Якщо з технічних причин сталося роз’єднання, відновлює зв’язок той, хто телефонував.

•    Закінчує розмову той, хто зателефонував. Якщо співрозмовник жінка, ініціативу варто віддати їй.

•    Не ведіть двох розмов одночасно.

•    Ніколи не кладіть несподівано слухавку.

•    На помилковий дзвінок відповідайте ввічливо, на власний помилковий – просіть вибачення.

61. Історія формування етикету.

 Вважається, що слово "етикет" французького походження і має два значення: "ярлик" ("етикетка") і "церемоніал". Хоча, насправді, і до французів це слово прийшло з голландської мови, де воно спочатку означало кілочок, до якого прив'язували папірець з назвою товару, а пізніше – папірець з написом-етикеткою, яку ми і сьогодні бачимо щодня на всіх товарах. На основі значення "напис" розвинулося більш вузьке значення – "церемоніал", тобто правила поведінки. Їх багато, і у різних народів вони неоднакові. Слово "етикет" прижилось у багатьох мовах. Але в українській мові є свої слова-синоніми до цього слова, а саме: ґречність, чемність, норми поведінки. Перші згадки про ґречність сягають тисячолітніх глибин людської історії. У літературних текстах стародавнього Шумеру (сучасна територія Іраку та Ірану) було викладено перші моральні принципи, які, на думку шумерів, були надані людям богами.

З часів стародавнього Риму до нас прийшов звичай гостинності. У стародавньому Єгипті для міжнародних переговорів уперше почали призначати спеціальних людей – послів, а самі переговори проводилися в урочистій обстановці. До речі, в Єгипті вперше з'явився звичай замикати двері на ключ. Але тільки з того боку, де був замок. У Стародавній Греції посли носили при собі спеціальні жезли Гермеса, до того ж їм вручали інструкції з поведінки, що мали назву "дипломах". В античній Греції навчилися відмикати замки, а ключі тоді були більше метра довжиною, і носили їх через плече. І здаля було видно, що йде людина, яка нікому не довіряє.

Жителі скандинавських країн першими ввели до правил ґречної поведінки звичай надавати почесні місця жінкам і найбільш шанованим гостям. У стародавньому скандинавському епосі "Едда" детально розповідається про поведінку за обіднім столом, а правила проголошення тостів у цього народу були розроблені до дрібниць. За порушення етикету призначалися штрафи. Перший посібник з ґречності було створено 1204 року іспанцем Педро Альфонсо і називався він "Дисципліна клерикаліс". У ньому викладалися правила поведінки за столом, прийому гостей, проведення бесіди.

В Україні перші писемні правила поведінки було викладено у "Поученнях дітям..." великим київським князем Володимиром Мономахом. Він писав: "У домі своїм не лінуйтеся, а за всім дивіться… Ні питтю, ні їді не потурайте, ні спанню… Лжі бережіться… А куди підете і де станете, напоїте, нагодуйте, краще стороннього; а ще більше вшануйте гостя, звідки він до вас прийде. Недужого одвідайте, за мрецемідіте, тому що всі ми смертні єсмо. І чоловіка не миніть, не привітавши, добре слово йому подайте". У Росії у ХVІІ столітті з'явилася книжка "Юності чесне зеркало...", у якій подавалися настанови молоді про поведінку в гостях, на службі, за столом. У ХIV-XVII століттях при дворах європейських правителів було запроваджено посади церемоніймейстерів, які мали знати всі правила придворного етикету – від зачісок до застібок на взутті та прийому гостей.

Так, колись при зустрічі китайці тиснули руки самі собі. А у більшості країн прийнято тиснути руки один одному. У південних країнах, де руки у людей вологі від поту, такі жести непопулярні. Натомість в африканських народів при зустрічах прийнято дарувати один одному гарбуза. Калмики, вітаючись у колишні часи, від щирого серця терлися носами. Лапландці, виявляючи повагу та шанобливість, крутили язиками на всі боки. Японців з дитинства привчають посміхатися, щоб нікому не псувати настрою своїм "кислим виглядом". Тому на обличчі японця завжди посмішка, і коли він пригнічений, і коли йому соромно чи боляче. Сьогодні в багатьох народів витягувати рештки їжі із зубів при людях вважається непристойним. Але в Німеччині, де часто-густо можна побачити таку картину: ошатно одягнені люди після їжі "приводять у порядок" свої зуби за допомогою зубочистки, і ніхто їх за це не засуджує. Або американці, які полюбляють сидіти, поклавши ноги на стіл. І це нікого не дивує, бо так допускається за їхніми правилами поведінки. Або ось які недоречності спостерігалися колись у народів Кавказу. Одна і та ж людина могла з радістю приймати гостей у себе вдома, а потім пограбувати їх у дорозі.

Англію і Францію називають, як правило, "класичними країнами етикету". Однак батьківщиною етикету назвати їх ніяк не можна. Брутальність удач, неуцтво, поклоніння грубій силі і т.п. у XV сторіччі присутні в обох країнах.

Коротше кажучи, у той час як вся інша Європа потопала у міжусобицях,  а феодальні порядки трималися ще в повній силі, Італія була країною нової культури. Ця країна і заслуговує по справедливості бути названою батьківщиною етикету.

Норми етикету є "неписаними", тобто мають характер певної своєрідної угоди між людьми щодо дотримання певних стандартів поведінки. Кожна культурна людина повинна не тільки знати і дотримуватися основних норм етикету, але й розуміти необхідність існування визначених правил і взаємин між людьми. Манери людини є індикатором багатства внутрішнього світу людини, вони відображають моральний та інтелектуальний розвиток.