Это обобщенное название для разных по содержанию документов – служебное письмо, телеграмма, факс, электронное сообщение и др.)
Служебные письма – это письма между юридическими лицами или юридическим и физическим лицом.
Особенности оформления писем: отсутствие наименования вида документа; справочные данные об организации обязательны»; реквизит «Место составления документа» входит в справочные данные; письмо составляется не менее чем в двух экземплярах, один отсылается адресату, другой остается в деле для контроля; письма визируются ниже подписи на экземпляре, остающемся в организации.
Для удобства оформления письма делят на разные виды. Для каждого вида писем имеется набор правил оформления и стандартных формулировок. Деление писем на виды – относительное, в различных учебных пособиях встречаются разные способы распределения писем по видам.
Письма бывают простые и сложные. К простым относятся сопроводительное письмо, гарантийное, напоминание – в них, как правило 2-3 фразы в стандартной формулировке.
К сложным письмам относятся коммерческое письмо, рекламация.
Письма бывают входящие и исходящие. Любое письмо при поступлении в организацию (входящие) или направлении в стороннюю организацию (исходящие) регистрируется в журнале регистрации. При регистрации письму присваиваются входящий или исходящий номер и дата (регистрации).
Входящий (исходящий) номер состоит из номера и индекса. Письма в журнале нумеруются, начиная с единицы и далее, в течение года. Индекс указывает в каком журнале зарегистрировано письмо.
Например, в округах Москвы
12-исх – номера для ответных писем гражданам (исх – индекс);
12-6/исх – номера для ответных писем, поступивших через префектуру (6.исх – индекс) и т.д.
Если Вы направляете письмо в какую-либо организацию, запишите его входящий номер и дату – по ним, как правило, осуществляется поиск вашего письма.
В реквизиты служебного письма входят:
- Герб или эмблема;
- Наименование организации;
- Справочные данные об организации;
- Гриф ограничения;
- Адресат;
- Регистрационный номер документа;
- Дата;
- Ссылка на индекс и дату входящего документа;
- Заголовок к тексту;
- Текст:
- Отметка о приложении;
- Подпись;
- Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);
- Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).
Оформление реквизита «Адресат»:
Адресуются письма, докладные записки, заявления, объяснительные записки, справки.
Адресат, как правило, располагается в верхнем правом углу на бланке с угловым расположением реквизитов. Или справа после даты и номера документа при продольном расположении реквизитов.
