Требования, предъявляемые к первичным документам:
Первичные документы должны быть составлены либо в момент свершения хозяйственной операции, либо, если это не представляется возможным, непосредственно после ее окончания.
Первичные документы должны содержать все необходимые реквизиты. Все показатели учетного документа должны быть заполнены, свободные строки и графы обязательно прочеркиваются.
Первичные документы оформляются четко, ясно, без помарок и подчисток. Все исправления, вносимые в документ, должны быть оговорены. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций:
исправляемая запись зачеркивается одной чертой, а сверху надписывается верная;
делается надпись «Исправлено»;
ставятся подписи внесших исправления лиц; указывается дата внесения исправлений.
Записи в первичных учетных документах производятся шариковой ручкой, чернилами, химическим карандашом, при помощи пишущих машинок и компьютерной техники. Запрещается использование для записей простого карандаша. Красный цвет применяется для сторнировочных записей.
Для того, чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них (кассовые и банковские) подвергаются гашению специальным штампом, а на других ставится отметка о дате (оттиск штампа контролера) занесения в учетный регистр. Кассовые документы (кассовые ордера, ведомости на выдачу заработной платы) гасятся штампом «Получено» или «Оплачено», проставляются дата и подпись. На банковских документах проставляются отметка обслуживающего банка и дата.
Инвентаризация, т.е. сверка фактического наличия активов и обязательств с их учетными данными, необходима для выявления расхождений и установления реальности учетных показателей.
Правила проведения инвентаризации предусматриваются в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств Министерства финансов России.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда инвентаризация обязательна.
В зависимости от полноты охвата средств инвентаризация бывает полная и частичная.
Полная инвентаризация охватывает все виды средств и проводится, как правило, один раз в год на 1 января перед составлением годового отчета.
При частичной инвентаризации проверяются отдельные виды активов и обязательств (денежные средства в кассе, материальные ценности, основные средства, расчеты с поставщиками, покупателями, бюджетом).
В зависимости от назначения различают плановые и внезапные инвентаризации.
Плановая (периодическая) инвентаризация проводится по графику в заранее намеченные сроки.
Внезапная инвентаризация осуществляется по распоряжению руководителя организации при выявлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей, а также при стихийных бедствиях.
Проводится инвентаризация специальной комиссией, назначенной руководителем организации и утвержденной приказом по организации. Проведению инвентаризации предшествует определенная подготовительная работа.
Материально ответственные лица должны закончить обработку всех приходных и расходных документов в местах хранения ценностей, а учетные работники сделать все записи в учете и вывести остатки.
Дебиторам направляются выписки из их лицевых счетов с требованием погашения задолженности или письменного подтверждения суммы долга. От кредиторов должна быть затребована выписка об остатках задолженности с тем, чтобы проверить правильность взаимных расчетов.
Инвентаризация проводится в отдельности по каждому месту хранения и материально-ответственному лицу в его присутствии. Данные заносятся в инвентаризационные описи, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Для отражения результатов инвентаризации бухгалтерии составляются сличительные ведомости, в которых содержатся сведения о выявленных отклонениях.
Руководителю организации представляются на рассмотрение предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета. Он принимает окончательное решение о зачете сумм.
