В каждом ветеринарном учреждении или на каждом сельскохозяйственном предприятии ветеринарные специалисты осуществляют следующие делопроизводительные работы:
Экспедиционные – прием, распределение поступающих ветеринарных документов, отправка исходящих ветеринарных документов.
Канцелярские – составление сводной номенклатуры дел для текущего ветеринарного делопроизводства, регистрация документов, поступающих в адрес ветеринарного учреждения, направление документов исполнителям; контроль за исполнением документов; оформление исходящих документов и направление их на почту; ознакомление работников с основами и инструкцией по ведению делопроизводства.
Архивные – участие в разработке сводной номенклатуры дел; обеспечение планомерного поступления законченных ветеринарных дел в архив для их хранения.
Секретарские – выполнение поручений руководителей ветеринарных учреждений, организаций и служб; контроль за подготовкой и исполнением документов.
Машинописные – перепечатка и читка материалов.
Курьерские – обеспечение доставки ветеринарных документов и другой корреспонденции и вышестоящие ветеринарные учреждения и организации.
В каждом в ветеринарном учреждении существует определенный порядок оформления и хранения ветеринарных документов.
Документы группируются в строгом соответствии с номенклатурой дел ветеринарным специалистом, ответственным за ведение делопроизводства. Хранение дел организуют так, чтобы обеспечить полную сохранность документов и их доступность.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:
- правильно помещать документы в то или иное дело, проверять соответствие содержания подписываемых документов заголовку дела;
- систематизировать документы одного календарного года в хронологическом порядке, например в начале документ - запрос, а затем документ - ответ.
Документы ветеринарных учреждений хранятся в запирающихся шкафах.
В различных ветеринарных учреждениях и службах ведется своя номенклатура дел. Они разделяются на несколько групп:
-Журналы ветеринарного учета (Сельхозучет, формы №1-вет, 2-вет, 3-вет). Всего журналов учета в ветеринарии - 43. Они ведутся в соответствии с действующей Инструкцией.
-Документы ветеринарной отчетности, представляемые в управление ветеринарии в составе правительства администраций автономных областей, округов, краев, республик и т. д. (формы №1-вет , 1-ветА,3-вет, 5-вет). Ведутся в соответствии с действующей Инструкцией и по формам, утвержденным Госкомстатом РФ от 28 августа 1992 г.
-Документы по планированию ветеринарных мероприятий: (планы профилактически противоэпизоотических мероприятий, мер профилактики незаразных болезней, планы ликвидации инфекционных, инвазионных болезней, календарные рабочие планы ветеринарной службы).
-Документы по организации ветеринарных мероприятий. Акты о проведенных ветеринарных мероприятиях (вакцинациях, дегельминтизациях, лечебно-профилактических обработках животных); акты выбраковки животных; протоколы вскрытия трупов животных. Сопроводительные документы для направления материала для исследования в ветеринарную лабораторию. Описи животных, подвергнутых исследованию на бруцеллез, туберкулез, лейкоз и т. д. Заключения ветеринарной лаборатории о результатах исследований патологического материала, воды, кормов, проб сыворотки крови, мочи, кала и т. д. Приказы по районной станции по борьбе с болезнями животных. Ветеринарные свидетельства и справки. Инструкции и наставления и т.д.