Ділове спілкування пов’язане з вибором етикетних мовних формул двох видів тональностей спілкування – високої та нейтральної.
Важливо добре засвоїти чинники, що впливають на вибір словесної формули в конкретній ситуації спілкування:
· адресат (вік, стать, соціальний статус);
· особисті якості співрозмовників;
· комунікативні умови (місце, час, тривалість спілкування);
· характер взаємин між співрозмовниками та ін.
В офіційному спілкування особливе значення мають ті види мовленнєвого етикету, які представляють категорію ввічливості, а саме: звертання, вітання, прощання, подяка, вибачення, прохання.
Звертання – найяскравіший і часто вживаний вид мовленнєвого етикету. Суть його полягає в тому, щоб назвати співрозмовника з метою привернути його увагу, звернутись з проханням чи пропозицією.
Вітання виконує важливу функцію в комунікативному акті – з нього починається спілкування, а часто ним же і обмежується як етикетним ритуалом. Цим пояснюється спеціалізований характер і певний автоматизм вітальних висловів.
Прощання – це слова і вирази, які говорять, коли розлучаються. Ритуал прощання може супроводжуватися певними рухами – уклін голови, рукостискання, помах рукою, обійми.
Подяка означає висловити вдячність, бути вдячним за щось. У висловах подяки виразніше виявляється функція ввічливості, тому їх використання належить до обов’язкових етикетних настанов. Не раз вислови подяки вживають як знак ввічливої згоди або відмови на будь-яку пропозицію.
Вибачення означає усвідомлення своєї провину і намагання її спокутувати за допомогою спеціальних висловів. Воно завжди супроводжується проханням вибачити, тобто виявити поблажливість, простити провину.
Прохання – спонукальна мовленнєва дія у ввічливій формі з метою чогось домогтися від адресата.
Комплімент (франц. compliment – вітання) – слова, які містять невелике перебільшення позитивних якостей людини (розумово-вольових, морально-етичних), а також стосуються зовнішнього вигляду тощо.
Згода – це позитивна відповідь на прохання, наказ, погодження з думкою, твердженням співрозмовника.