Відповідно до загальних ознак документи поділяють на:
1. За способом фіксації інформації:
· письмові – документи, рукописні або виготовлені за допомогою друкарських пристроїв та розмножувальної техніки;
· графічні – документи, в яких зображення об’єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні (графіки, рисунки, малюнки, схеми, плани);
· фото- й кінодокументи – створені способом фотографування й кінематографії (фото і кіноплівки, фотокартки);
· фонодокументи – створюються за допомогою будь-якої системи звукозапису й відтворюють звукову інформацію (запис під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).
2. За призначенням:
· організаційні – документи, які закріплюють функції, обов’язки та права органів протягом тривалого часу (положення, статути, правила, інструкції тощо);
· розпорядчі – документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в конкретній установі, організації, фірмі, на підприємстві (постанови, розпорядження, накази, вказівки, ухвали тощо);
· інформаційні – документи, що містять інформацію про фактичний стан справ у закладах. Вони є підставою для прийняття розпорядчих документів і носять допоміжний характер порівняно з організаційно-розпорядчою документацією, не обов’язкові до виконання. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведена до відома (довідки, протоколи, акти, доповідна і пояснювальна записка, доповіді, звіти, плани робіт тощо).
За назвою:
· заява;
· автобіографія;
· резюме;
· протокол;
· наказ;
· доручення;
· розписка тощо.
3. За походженням:
· службові – документи, що стосуються діяльності підприємств, установ, організацій;
· особисті – документи, які стосуються конкретних осіб поза межами виконання службової діяльності.
4. За місцем складання:
· внутрішні – документи, чинні в межах організації, установи, де їх складено;
· зовнішні – документи, які є результатом спілкування між різними установами, організаціями чи службовими особами, що їх представляють (вхідні та вихідні документи).
5. За формою:
· стандартні (типові) – документи, складені за зразком, мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за обов’язковими, строго регламентованими правилами. Документи високого рівня стандартизації (трафаретні) виготовляються друкарським способом: незмінна частина тексту документа існує у вигляді бланка, а для змінної залишають вільні місця;;
· індивідуальні – документи, які створюють у кожному конкретному випадку для вирішення окремих ситуацій.
6. За терміном виконання:
· нетермінові (звичайні, безстрокові) – документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;
· термінові – документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку „Терміново” або „Дуже терміново”.
7. За ступенем гласності:
· несекретні (звичайні, для службового користування);
· секретні або цілком секретні – документи цього виду мають спеціальну позначку „Секретно” або „Дуже секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.
9. За стадіями створення:
· оригінали – основний вид документа, перший і єдиний його примірник;
· копії – це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск – повна копія відправленого із установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг – копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат – другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.
10. За складністю:
· прості – містять інформацію з одного питання;
· складні – містять інформацію щодо двох і більше питань.
11. За терміном зберігання:
· тимчасового зберігання – термін зберігання встановлюють в межах 10 років;
· тривалого зберігання – термін зберігання обмежується 10 роками;
· постійного зберігання – для цих документів не існує терміну давності.
12. За технікою відтворення:
· рукописні;
· відтворені механічним способом;
· відтворені електронним способом.
13. За спеціалізацією:
· загальні;
· з адміністративних питань;
· спеціалізовані – сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.
Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні – створюють документи, інші забезпечують їх передачу, треті керуються документами в практичній діяльності.
