Документ (з лат. documentum – повчальний приклад, спосіб ведення) – це основний вид писемного ділового мовлення, що є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та результати розумової діяльності людини. Він оформлений у встановленому порядку і відповідно до чинного законодавства має юридичну силу.
Як джерело та носій інформації документи широко використовують у повсякденному житті, вони сприяють удосконаленню внутрішньої організації підприємств, установ та закладів різного типу, є підставою для прийняття рішень та проведення довідково-пошукової роботи, є засобом засвідчення, спростування чи доведення окремих фактів. За допомогою документів налагоджуються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між людьми та державами.
У людському суспільстві документи виконують багато функцій, основною з яких є інформаційна. Похідними від основної є функції доказова, облікова та управлінська.
Документ має відповідати таким основним вимогам:
– видаватися уповноваженим органом або особою відповідно до її компетенції;
– не суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам вищих органів влади;
– бути точним, достовірним і переконливим;
– бути належно відредагованим та оформленим відповідно до чинних стандартів;
– містити конкретні й змістовні вказівки та пропозиції;
– бути придатним для тривалого зберігання.
