Офіційно ділові папери (протокол, заява, акт, анкета, характеристика, закон, указ, договір, міжнародний пакт, комюніке, нота) відзначаються чітким і лаконічним викладом змісту, факту; однозначністю формулювань, несуперечливою аргументацією викладеного в документі. У зв’язку з цим в офіційно діловому мовленні спостерігається стандартизація в оформленні документів, штампи (слухали... ухвалили- у протоколі; ...уповноважений заявити... – у ноті; ми, що нижче підписалися...- в акті); використання слів з нейтральним значенням і відмова від займенниково-вказівних слів – він, вона, вони (у юридичних протоколах).
У синтаксичному оформленні тексту ділового паперу (наказ, закон, ухвала, інструкція) поширені інфінитивні інструкції спонукання та складні речення із відношеннями з’ясувальними, причиновими, умови і наслідку.
Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:
1. Об’єктивність:
Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок в яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислівниками.
2. Стандартність:
Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових паперів є канцеляризми, або кліше.
3. Логічна послідовність:
Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причиново-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають протиставлення (не ... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті). Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в документі та зробити його очевидним для реципієнта.
4. Ясність викладу, точність опису:
Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності.
5. Свобода від суперечностей:
У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.
6. Переконливість:
Забезпечується обґрунтуванням висловленої в документі думки, доказовістю матеріалу, точністю в доборі цифрових даних та фактів.
7. Лаконічність:
Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.
8. Повнота інформації:
Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов’язані з вирішенням питання.