План робіт - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати, керівників та конкретних виконавців.

Під загальною назвою "план" об'єднається далеко неоднакова за призначенням, тематикою, обсягом і практичним значенням інформація, починаючи від плану проведення одного заходу й закінчуючи планами роботи на тиждень, місяць, квартал, півріччя, рік тощо.

Плани робіт можуть мати як текстову форму, так і табличну. На практиці більш зручною вважається таблична форма.

Особливими реквізитами, які обов'язково мають бути вказані в плані робіт, є:

o гриф затвердження (плани робіт можуть бути затверджені безпосередньо керівником установи, а можуть затверджуватися розпорядчим документом керівника установи);

o назва виду документа разом із заголовком

У плані робіт належить вказувати прізвище виконавця; термін виконання. Відмітка про виконання проставляється після виконання заходу, що зазначений у плані робіт.

Службові плани робіт підписуються посадовими особами, що відповідають за їх виконання та затверджуються керівником установи. Індивідуальні плани робіт підписуються особою, що їх складає, і затверджуються безпосереднім керівником (наприклад план складено головним спеціалістом організаційного відділу, підпис цього спеціаліста, затверджено керівником організаційного відділу).

Звіт - це службовий документ, що містить повідомлення про діяльність особи чи організації або її підсумок, виконання дорученої роботи, справи, узагальнення зробленого тощо .

До основних реквізитів звіту можна віднести:

o назва установи чи структурного підрозділу - автора звіту;

o найменування виду документа; дата;

o грифи затвердження та погодження;

o текст;

o підписи та відбиток печатки.

Звіти складаються відповідно до напрямків проведення чи виконання роботи: щомісяця, щокварталу тощо. Вони можуть бути як періодичними, так і разовими чи постійними.

Вступна частина містить такі основні структурні елементи:

o титульний аркуш;

o список авторів;

o зміст;

o перелік умовних позначень, символів, одиниць, скорочень і термінів;

o передмову.

Основна частина містить такі структурні елементи:

o вступ;

o суть звіту;

o висновки;

o рекомендації;

o перелік посилань.

У вступі коротко викладають: оцінку сучасного стану проблеми, відмічаючи практично розв'язані задачі, прогалини знань.

Суть звіту викладають, поділяючи матеріал на розділи. Розділи можуть поділятися на пункти або на підрозділи і пункти.

Висновки розміщують на новій сторінці. У висновках наводять оцінку одержаних результатів роботи або її окремого.

Рекомендації розміщують після висновків, починаючи з нової сторінки. У рекомендаціях визначають подальші роботи, які вважають необхідними, приділяючи основну увагу пропозиціям щодо ефективного використання результатів дослідження чи розроблення.

Бібліографічні описи посилань у переліку наводять відповідно до чинних стандартів із бібліотечної та видавничої справи.

Додатки розміщують після основної частини звіту. У додатки можуть бути включені: ілюстрації або таблиці, матеріали, які через великий обсяг, специфіку викладення або форму подання не можуть бути внесеш до основної частини, додатковий перелік джерел, на які не було посилань у звіті, але які можуть викликати інтерес.