Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності. Відповідно до цього виділяють різні види документів за ознаками класифікації і групами:
– за найменуванням. Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція, службова записка, протокол та ін.
– за походженням. Службові (офіційні) – створюються організаціями, підприємствами та службовими особами, які їх представляють. Вони оформляються в установленому порядку. Особисті документи створюються окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.
– за місцем виникнення. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише всередині тієї організації, установи чи підприємства, де їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування установи з іншими установами чи організаціями.
– за призначенням. Щодо особового складу (особові офіційні документи), кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчі.
– за напрямом. Вхідні, вихідні.
– за формою. Стандартні (типові) – це документи, які мають однакову форму й заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції). Індивідуальні (нестандартні) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій. Їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви).
– за терміном виконання. Звичайні безстрокові – це такі, що виконуються в порядку загальної черги. Для термінових установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма). До дуже термінових належать документи, які мають позначення “дуже терміново”.
– за ступенем гласності. Для загального користування, службового користування, таємні, цілком таємні.
– за стадіями створення: оригінал – це основний вид документа, перший і єдиний його примірник; копія – це точне відтворення оригіналу (на копії документа обов’язково робиться помітка вгорі праворуч “копія”; різновидами копії є відпуск, витяг, дублікат). В юридичному відношенні оригінал і дублікат рівноцінні.
– за складністю: прості – відображають одне питання, складні – кілька.
– за строками зберігання: постійного, тривалого (понад 10 років), тимчасового зберігання (до 10 років).
Жанри офіційно – ділового стилю
1. Законодавчий — використовується в законотворчій сфері у вигляді Конституції, законів, указів, статутів, постанов тощо.
2. Дипломатичний — використовується в сфері міждержавних офіційно-ділових стосунків у вигляді договорів, конвенцій, протоколів, заяв тощо.
3. Юридичний — використовується в юриспруденції у вигляді актів, позовних заяв, протоколів, постанов, запитів, повідомлень тощо.
4. Адміністративно-канцелярський — використовується в професійно-виробничій сфері, правових взаєминах і діловодстві у вигляді офіційної кореспонденції, договорів, контрактів, заяв, автобіографій, доручень тощо.
Як і сам офіційно-діловий мовний стиль, його підстилі мають власну сферу застосування, межі якої визначаються метою й умовами ділового спілкування. Вони виступають засобом функціонування взаємозв'язаних між собою систем документації — цілісних утворень із певними специфічними рисами (система управлінських, адміністративних документів та спеціалізовані (галузеві) документаційні системи (банківська, юридична тощо).
Документ (ділове укр. мовлення) — матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у зведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Головні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. Створюється документ з метою забезпечення потреб суспільства за допомогою розмноженої документної інформації.
Загальні функції
Інформаційна — документ створюється для передачі або зберігання інформації.
Соціальна — задовольняє певну соціальну потребу.
Культурна — засіб зв'язку між організаціями та суспільними структурами.
Спеціальні функції
Управлінська — за допомогою документа виконується управління підприємством.
Правова — за документом закріплена юридична сила.
Історична — надбання історії, матеріальне підтвердження того, що відбувалося у світі.
Реквізити документів та їх оформлення
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над
серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою
організації. Як емблему можна використовувати товарний знак,
зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому
кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому
правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку
під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа
розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Повна назва установи, організації або підприємства — автора
документа розташовується у верхньому лівому кутку. Може наноситися за
допомогою штампа або друкарським способом.
Назва структурного підрозділу - розташовується у верхньому лівому
кутку. Дозволяється друкувати машинописним способом. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер
телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунку в банку - розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових правил.
Назва виду документа - розташовується зліва або посередині сторінки.
В усіх документах, крім листів, наводиться назва його виду. Залежно від цієї назви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу.
Дата - документ датується днем його підписання або затвердження. На
бланках дату підписання документа ставлять у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному для цього місці. Якщо документ
складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словесно-цифровим способом (24 серпня 2010 р.) або цифровим — 17.06.10 (тобто 17 червня 2010 року).
Індекс - розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит
дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук
документа, контроль виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга —номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку.
Посилання на індекс та дату вхідного документа - розташовується у
верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані у документі
організацією, яка уклала чи видала документ.
Місце укладання чи видання - розташовується у верхній частині
сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається
документ.
Гриф обмеження доступу до документа - розташовується з правого
боку. Записується з середини рядка "для службового користування",
"секретно", "цілком секретно".
Адресат - розташовується з правого боку у верхній частині сторінки.
Кожний елемент — назва установи, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з середини нового рядка з великої літери. Якщо документ адресовано до установи, то поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі — тоді перед її прізвищем.
Гриф затвердження - розташовується у верхній правій частині
документа. Затвердження — спосіб засвідчення документа після його
підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло
структурних підрозділів, організацій чи службових осіб.
Резолюція - розміщується у правому верхньому кутку. Якщо це місце
зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній
площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких
елементів: прізвище та ініціали виконавця, якому відправлений документ;
вказівка про порядок у характері виконання документа; термін виконання
документа; особистий підпис керівника; дата.
Заголовок до тексту - друкується малими літерами, розміщується під
назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило,
починається з прийменника "про", має бути лаконічним і точним, з
максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Відмітка про контроль - розташовується з лівого боку у верхній
частині поля першої сторінки документа, її проставляють за формою "К" або "Контроль".
Текст - складається з таких логічних елементів: вступу; доказу;
закінчення. Розташовується по всій ширині сторінки (від поля до поля).
Відмітка про наявність додатка - розташовується ліворуч у верхній
половині сторінки.
Підпис - підписують, як правило, перший примірник документа. До
складу підпису входять:
— зазначення посади (з лівого боку);
— підпис (з правого боку);
— ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч).Гриф узгодження - розрізняють дві форми узгодження документів —
внутрішнє (з підрозділами та службовими особами установи) і зовнішнє (з
підвідомчими та непідвідомчими організаціями).
Віза - внутрішнє узгодження проекту документа — це його візування.
Віза складається з:
— особистого підпису особи, що візує;
— дати.
Печатка - печатка прикладається до документів, що вимагають
особливого засвідчення. Печатки є гербові та прості. Гербова печатка
прикладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права
осіб; до статутів, положень, які вимагають відбитка печатки. Прості печатки
мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на них не
зображується. Відмітка про засвідчення копій - у правому верхньому кутку
пишеться слово "копія"; під реквізитом "підпис" слово "правильно"; дата;
посада виконавця; підпис і його розшифрування. При потребі підпис
завіряється печаткою.
Прізвище виконавця та номер його телефону - цей реквізит
обов'язковий на вихідних документах (листах, довідках, висновках).
Складається з прізвища виконавця; номера його службового телефону. Вони ставляться в нижньому лівому кутку зворотнього або лицьового боку
останньої сторінки документа.
Відмітка про виконання документа й направлення його до справи - цей
реквізит розміщується в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа
Відмітка про перенесення даних на машинний носій - розміщується
після тексту в нижній частині документа.
Відмітка про надходження - розташовується праворуч на нижньому
полі лівої сторінки документа
