Нужно определить тематику, задачи, продолжительность, примерный регламент работы, повестку, дату и время, определить состав участников.
Количество посадочных мест должно быть равно количеству участников.
Правила:
· Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях! Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
· Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путем подведения предварительных итогов.
· Немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгореться спор!
· Отклонять непродуманные решения! Только подкрепленные фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.
· Высказывание всех участников должно осуществляться путем поименного вызова.
· Всегда должен говорить только один человек. Необходимо препятствовать возникновению стихийных дискуссий на совещании.
· Руководитель совещания должен выслушивать мнения всех оппонентов! Никакие идеи не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.
· Совещание — не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому необходимо стремиться к выработке общих подходов. Всегда можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.
· Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно, шаг за шагом приближаться к решению поставленной проблемы.
· Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участков словами: «Я это правильно понял?», «Так будет правильно?»;
· Надо чаще подводить промежуточные итоги для того что продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.
· Руководитель совещания должен экономить время! Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть, без сомнения решена в отведенное время. Если это возможно, не следует затягивав совещание ни на одну минуту.
