Для того чтобы деловая беседа достигла своей цели, необходимо ее правильно организовать. Несмотря на то что беседа является наименее регламентированным жанром
делового общения, она все-таки требует определенной подготовки. Подготовка беседы должна включать в себя:
– решение о ее необходимости и составе участников;
– определение места и времени проведения беседы;
– сбор информации, необходимой для разговора.
Если беседа очень важна для дела, то при подготовке к ней следует задуматься об ответах на следующие вопросы:
– Что послужило поводом для беседы, какова ее цель и задачи? Что предпринять, чтобы достичь цели?
– Какие особенности собеседника стоит учесть при аргументации своей позиции?
– С какими трудностями (контраргументами, возражениями, противоположными интересами) можно столкнуться в процессе беседы? Какие преимущества (или негативные моменты) это принесет?
Порядок ведения деловой беседы включает в себя следующую последовательность действий, которую можно назвать ее этапами.
1. Установление контакта между собеседниками.
2. Уточнение цели, задач, содержания беседы.
3. Сообщение информации и изложение своей позиции.
4. Обмен мнениями (уточнение позиций).
5. Резюме (подведение итогов).
Начало деловой беседы предполагает привлечение внимания, пробуждение интереса к разговору, создание атмосферы взаимопонимания. Установление контакта с участником по общению считается самым ответственным делом. В этот момент происходит восприятие сторон друг другом, что во многом определяет успех и результативность дальнейшего общения.
Для достижения успеха в обосновании своей позиции рекомендуется придерживаться следующих правил аргументации:
– использовать точные и ясные собеседнику понятия;
– темп разговора и способы аргументирования следует выбирать с учетом особенностей личности, характера и привычек собеседника;
– аргументация должна быть корректной по отношению к собеседнику;
