1. Рабочий e-mail используется только в рабочих/служебных целях
Нужно помнить, что любое письмо, отправленное с офисного рабочего сервера, прежде всего, принадлежит работодателю. Вся входящая и исходящая корпоративная почта сохраняется и может быть в любое время прочитана. Кроме того, использование рабочего e-mail говорит о серьёзности послания. Так, при деловой переписке лучше использовать почту с адресом, где после электронного амперсанда «@» идёт домен официального сайта компании или частного лица.
2. Чётко сформулированная цель послания – 50% успеха всей переписки
Чёткое понимание того, что отправитель хочет добиться от адресата после прочтения сообщения, какой ответ должен последовать, и какой реакции на послание ждёт в целом, повышает шансы на то, что сам адресат таки правильно поймёт суть изложенного.
3. Поле «тема» не должно оставаться пустым
В большинстве случаев получатели электронной корреспонденции знакомятся с письмом именно с поля «темы», и потом, в течение нескольких секунд, получатель решает: открывать ему данное письмо для дальнейшего прочтения или нет.
При ответе на письма в графе «тема» лучше удалить пометку «Re».
4. Правильная структура письма: приветствие и обращение – показатель уважения к адресату. Деловое письмо всегда нужно начинать с приветствия и персонального обращения (как минимум в первом за день письме). Если известно имя собеседника, то оно обязательно должно быть задействовано в первой строчке письма. Это не только проявление вежливости, но и гарантия для получателя, что письмо адресовано именно ему. Если письмо имеет значимый или официальный характер, то после обращения используется восклицательный знак.
5. В деловой переписке нет места неформальному общению!
Стиль изложения текста должен быть максимально сдержанным, без каких-либо эмоций. А если и есть нужда эмоционально выделить вопрос или положение письма, то такая подача мыслей должна быть скрыта за корректным и нейтральным тоном письма.
6. Грамотный текст – лицо собеседника!
Безграмотный текст в деловом письме – это серьёзный ляп на репутации и свидетельство необразованности автора. Наличие в тексте разного рода ошибок, в том числе опечаток, дискредитирует деловую репутацию отправителя.
7. Подпись и указание контактной информации – хороший тон
Прежде всего, такой подход говорит о профессионализме отправителя и о серьезности его намерений. Подпись не должна превышать 4-6 строк: фамилия и имя, должность, название компании, телефон, электронный адрес, адрес сайта. В большинстве случаев деловой переписки с коллегами и партнёрами (если те хорошо знают отправителя и его контакты) достаточно подписи «С уважением», дальше имя и фамилия.
8. В деловой переписке крайне редко используется «Постскриптум»(P.S.)
Использование «постскриптума» в первую очередь говорит о том, что отправитель не сумел как полагается продумать содержание письма или просто фамильярничает.
9. Флажок «высокая важность» используется только в тех случаях, когда это действительно важно!
10. Прежде, чем отправить письмо, его необходимо внимательно вычитать
На наличие ошибок и опечаток. Затем следует проверить понятность, конкретность, информационность и лаконичность текста. Логику и последовательность изложения тоже следует проверять дважды, а то и трижды.
11. В течение рабочего дня ответы на письма должны быть оперативными
Информирование о получении и прочтения письма — признак проявление уважение к собеседнику. Так, даже если в данный момент у получателя письма нет возможности на него оперативно ответить, то автора письма нужно поставить в известность и пообещать, что в скором времени ответ будет дан.
12. При ответе на письмо следует сохранять историю переписки Если ведётся активный диалог, не нужно начинать каждый ответ как новое сообщение. Это как минимум удобно для обоих собеседников.
13. Ответы на поставленные вопросы должны быть информационными и последовательными
14. Диалог заканчивает тот собеседник, который инициировал электронную переписку
Если даже все вопросы уже обсуждены, то последнее слово должно быть всё равно за отправителем первого письма. Будет достаточно простых слов благодарности за переписку или вежливого прощания.
15. Не отсылайте письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы
Два законных выходных в нашей стране никто не отменял, а потому в субботу и воскресенье полученные письма принято не читать, а значит – и не отвечать.
