В процедуре контроля выделяют следующие этапы: выработка стандартов; сопоставление с ними реальных результатов; принятие необходимых корректирующих действий.
Первый этап.Стандарты - ϶ᴛᴏ конкретные цели, степень достижения которых поддается измерению. Стандарты должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа͵ и конкретный критерий, по которому оценивается работа.
Достаточно легко установить стандарты для величин, поддающихся количественному измерению: по прибыли, объёму продаж. Но некоторые важные цели не поддаются количественному выражению напрямую. В таком случае проводятся различные обследования и опросы, происходит косвенное выражение их через другие показатели.
Второй этаппроцесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе крайне важно предпринять следующие действия:
определить масштаб допустимых отклонений;
измерить результаты;
оценить полученную информацию о достигнутых результатах;
сравнить результаты работы с установленными стандартами.
Контроль должен быть экономически эффективным, ᴛ.ᴇ. преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Это достигается использованием метода управления по принципу исключения. Суть его состоит в том,что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Для этого руководство устанавливает масштаб допустимых отклонений. В случае если обнаруживаются отклонения, не выходящие за рамки этого масштаба, то такие отклонения не вызывают тревоги.
Самый трудный и дорогостоящий элемент контроля – измерение результатов, позволяющее установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты. Здесь важно правильно выбрать единицу измерения, определить частоту измерений. Все это определяется спецификой вида деятельности, подлежащей контролю. Любая система сбора информации и ее обработки довольно дорога, в связи с этим менеджер должен избегать искушения измерить все и как можно точнее.
В обеспечении эффективности контроля важно довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя. По этой причине менеджерам крайне важно оценить полученные данные о результатах работы и определить, насколько они нужны и достоверны. Только после этого можно сопоставлять достигнутые результаты с установленными стандартами.
На третьем этапепроверяющий определяет, какие действия следует предпринимать.Такими действиями бывают:
невмешательство в работу;
устранение отклонений;
изменение стандартов.
Невмешательство в работу.В случае если фактические результаты совпадают с установленными стандартами или имеющиеся отклонения невелики (не превышают масштаб допустимых отклонений), то лучше ничего не предпринимать.
Устранениеотклонений. В случае обнаружения значительных отклонений от стандартов (превышающих масштаб допустимых отклонений) следует установить причины отклонений и добиться возвращения к правильным действиям. Это происходит через изменение некоторых внутренних переменных. К примеру, причиной низкой производительности труда должна быть отсутствие заинтересованности работников в конечных результатах, в данном случае крайне важно изменить систему оплаты труда и другие переменные, оказывающие влияние на мотивацию.
Изменение стандартов.Стандарты могут оказаться нереальными. Бывает так, что в процессе реализации плана становится ясно, что планы составлены чересчур оптимистично и требования стандартов выполнить практически невозможно. Это сводит на нет мотивацию. В таких случаях стандарты пересматриваются в сторону понижения.
Бывают ситуации, когда в процессе контроля выявляется крайне важно сть пересмотра стандартов в сторону повышения
