Порядок створення такого запиту:
1. Створити звичайний запит на вибірку з відбором потрібних полів.
2. Для поля, по якому буде здійснюватись пошук у рядку Условие отбора написати оператор Like[ ]-цей оператор генерує (створює) появу додаткового діалогового вікна, куди потрібно ввести умову відбору (кожен раз іншу).
3. Перевірити правильність запиту.
Отже, щоб визначити параметр, потрібно ввести в рядок Условие отбора замість конкретного значення ім'я або фразу, яка вміщена в квадратні дужки. Те, що вміщене всередині квадратних дужок, Access розглядає як ім'я параметра. Воно виводиться в вікні діалогу при виконанні запиту, тому в якості імені параметра розумно використовувати змістовну фразу.
Якщо потрібно змінити структуру зведених даних, щоб полегшити їх читання та розуміння, варто скористатися перехресним запитом.
Перехресний запит обчислює суму, середнє значення або іншу агрегатну функцію, а потім групує результати за двома наборами значень: збоку таблиці даних і в її верхній частині.
Створення перехресного запиту за допомогою майстра перехресних запитів
Для роботи з майстром перехресних запитів слід використовувати окрему таблицю або запит як джерело записів для перехресного запиту.
На вкладці Створити у групі Макроси та код натисніть кнопку Майстер запитів.
У діалоговому вікні Новий запит виберіть пункт Майстер перехресних запитів і натисніть кнопку ОК.
Буде запущено майстер перехресних запитів.
На першій сторінці майстра виберіть таблицю або запит, які потрібно використовувати для створення перехресного запиту.
На наступній сторінці виберіть поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки рядків
На наступній сторінці виберіть поле, що містить значення, які потрібно використовувати як заголовки стовпців.
На наступній сторінці виберіть поле та функцію, які будуть використовуватися для обчислення зведених значень. Вибраний тип даних поля визначає доступні функції.
На тій самій сторінці встановіть або зніміть прапорець Так, включати суми рядків, щоб включити або виключити суми рядків.
Якщо включити суми рядків, перехресний запит матиме додатковий заголовок рядка, який використовує те саме поле та функцію, що й значення поля. У разі включення суми рядків буде вставлено додатковий стовпець, який підсумовує решту стовпців.
На наступній сторінці майстра введіть ім’я запиту, а потім вкажіть, чи потрібно переглянути результати або змінити структуру запиту.
Підсумковий запит. Для обчислення підсумкових значінь потрібно натиснути кнопку Групповые операциина панелі інструментів конструктора запитів, щоб у бланку QBE з’явився рядок Групповая операция.
Коли натиснути кнопку Групповые операции на панелі інструменті, Access використовує установку Группировкав рядку Групповая операция для любого поля, який занесений в бланк запиту. Тепер записи по кожному полю групуються, але підсумок не підводиться. Для отримання підсумків потрібно замінити установку Группировка в рядку Групповая операция на конкретну підсумкову функцію.
Access дає дев’ять функцій, які забезпечують виконання групових операцій. Можна ввести ім’я функції з клавіатури в рядку Групповая операция бланка запиту або вибрати її в списку, що розкривається. Якщо не потрібно включати в групи підсумкового запиту деякі записи, можна додати в бланк запиту одне або декілька полів для фільтра. Для створення фільтра треба в рядку Групповая операция вибрати установку Условие, зняти прапорець Вывод на экрандля цього поля і ввести умови відбору.
