Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы. В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:1.приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;2.оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;3.расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу;4.представительские расходы.
Тема расчётов предприятий с сотрудниками, выезжающими в служебные командировки, как по России, так и в другие страны, достаточно хорошо изучена и освещена в экономической прессе и специальных изданиях. К тому же командировочные расходы относятся к категории затрат предприятия, которые постоянно находятся под пристальным вниманием проверяющих органов.
При выдаче денежных средств организация обязана:1.определить сумму подотчетных средств и срок, на который она выдается;2.получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;3.выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;4.запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;5.определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.
