Процесс документирования должен быть выполнен в два этапа. Поэтапные работы не выполняются одновременно. На отдельных этапах работы могут проводиться параллельно. Возможные итерации работ показаны пунктирными линиями.
Когда минимальный состав документации определяется заказчиком, это должно быть учтено документатором при разработке плана документирования.
Заказчик должен обеспечивать документатору доступ:
a) ко всем соответствующим спецификациям, форматам записей, компоновкам экранов и отчетов, выходным результатам работы средств автоматизации программирования и другой информации, необходимой для подготовки документации;
b) к рабочей копии программного средства (при необходимости);
c) к аналитикам и программистам, включая своевременное правильное решение вопросов, возникающих у персонала разработчиков документации;
d) к типичным пользователям (по возможности) для анализа аудитории и тестирования на практичность.
В обязанности документатора входит обеспечение плодотворности контактов с разработчиками программных средств заказчика, гарантирующее как минимум понимание сути выпускаемой продукции и соответствующих ей аудиторий.
Документатор не отвечает за разработку, проверку или корректировку исходных материалов, а только за их получение.
Обязанностью разработчика является обеспечение полноты, правильности и актуальности всех материалов, предъявляемых разработчику на момент их поставки.Разработчик должен гарантировать, что представление документатору данных материалов не нарушает прав интеллектуальной собственности любой третьей стороны.
Документатор должен предпринять соответствующие шаги по сохранению материалов, представленных заказчиком, обеспечить защиту информации о требованиях заказчика и возвратить все материалы заказчику по завершении проекта документирования.
В ряде случаев нет необходимости возвращать все материалы; данный вопрос должен быть оговорен в договоре. В ряде случаев требуется сохранить конфиденциальность и секретность предоставленных материалов. В договоре должны быть установлены уровни (грифы)конфиденциальности или секретности материалов, представляемых заказчиком документатору.
