Документы организации по окончании работы с ними подлежат текущему (оперативному, временному) хранению.
В зависимости от объемов переписки документы или их определенная часть могут храниться непосредственно в офисе руководителя в предназначенных для этой цели шкафах (сейфах).
70
Перевод документов на режим хранения означает, что, с одной стороны, работа с ними проведена в полном соответствии с резолюциями руководителя и требованиями руководящих документов. А с другой, что потребность организации в этих документах временно сохраняется, и в определенных обстоятельствах они могут быть вновь представлены для изучения, уточнения или повторного рассмотрения.
Оптимальным вариантом текущего хранения документов является следующий.
Документы размещаются в специально оборудованных помещениях, где постоянно поддерживается необходимый температур-но-влажностный режим и имеется достаточное количество мест хранения (шкафов, сейфов, стеллажей и т. п.).
Доступ в указанные помещения имеют лишь должностные лица, ответственные за хранение, а также их непосредственные начальники и сотрудники подразделения по обеспечению сохранности документов (службы обеспечения информационной безопасности).
