Предварительное рассмотрение и распределение документов, поступающих в учреждения, осуществляют работники службы делопроизводства, причем рассмотрение-обязательно в день их получения. Поручения органов высшего уровня, телеграммы и телефонограммы рассматриваются немедленно. Служба делопроизводства предварительно рассматривает только документы, адресованные руководству учреждения, и без указания конкретного должностного лица или структурного подразделения. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
- важность его содержания;
- сложность и новизна поставленных вопросов;
- авторство, т.е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
- реальная срочность исполнения документа;
- вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
