Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов Российской Федерации. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения - Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).
Реквизит 03 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Эмблема организации - это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке - не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.
Реквизит 04 - Код организации
Согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) код имеют все зарегистрированные организации. Он может быть проставлен на бланках документов при их изготовлении и является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа.
Реквизит 05 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица.
ОГРН проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 06 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП)
ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Реквизит 07 - Код формы документа
Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), код формы документа проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор
Реквизит 08 - Наименование организации
Реквизит называет автора документа, которым может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. Этот реквизит предполагает также указание вышестоящей организации, если она имеется. В бланках структурных подразделений наименование подразделения указывают под наименованием организации. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее наименование обозначается над наименованием организации.
Реквизит 09 - Справочные данные об организации
Реквизит присутствует только в бланках писем и включает: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
Реквизит 10 - Наименование вида документа
Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование вида документа проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.
Реквизит 11 - Дата документа
Дата - один из основных реквизитов, обеспечивающих юридическую силу документа. Датой документа может быть дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является дата проставления последней подписи.
Даты в документе оформляются цифровым способом в следующей последовательности: день месяца, месяц, год: 10.04.2004. Допускается оформление даты словесно-цифровым способом: 10 апреля 2004 г., а также цифровым способом, но в обратной последовательности: 2004.04.10.
Реквизит 12 - Регистрационный номер документа
Регистрационный номер - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, под которым документ введен в информационно-поисковую систему. По усмотрению организации порядковый номер документа может дополняться дополнительной информацией о корреспонденте, исполнителях, тематике, буквенными индексами и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа проставляется на уровне даты. Как правило, на бланках документов место для написания даты и регистрационного номера обозначается следующим образом:
___________ № ________ .
Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных письмах. Дата и регистрационный номер переносятся из инициативного письма. Оформляется реквизит следующим образом:
На № 02-13/36 от 10.04.2004.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа входит в состав реквизитов бланка письма и обозначается следующим образом:
На № ______ от _________.
Реквизит 14 - Место составления или издания документа
Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации - автора документа, то его можно на бланке не указывать.
Сокращение "г." при названии города не ставится при обозначении "Москва", а также при названиях городов, оканчивающихся на "град" и "бург".
Реквизит 15 - Адресат
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна.
Реквизит 16 - Гриф утверждения документа
Утверждение - способ удостоверения документа и придания ему юридической силы. Утверждаются, как правило, организационно-правовые документы (устав, положение, инструкция, штатное расписание и др.), плановые и отчетные документы, некоторые финансовые документы, некоторые акты и др.
Документ может утверждаться должностным лицом (руководителем), изданием соответствующего распорядительного документа, коллегиальным органом.
В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должности лица, утверждающего документ, его личной подписи, ее расшифровки (инициалов, фамилии) и даты утверждения.
Реквизит 17 - Резолюция
Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Она представляет решение должностного лица по затронутому в документе вопросу. Резолюция является основой организации исполнения документа, она конкретизирует исполнителя. К резолюции традиционно предъявляется требование четкости, ясности, конкретности в формулировке порядка и характера исполнения документа.
Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат".
Реквизит 18 - Заголовок к тексту
Реквизит является обязательным для всех документов, кроме документов, составленных на бланке формата А5, и необходим для регистрации и поиска документа.
Заголовок к тексту - это реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа и отвечать на вопросы о чем (о ком)?, чего (кого)?:
Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения
Протокол (чего?) заседания ученого совета
Акт (чего?) ревизии
Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов.
Заголовок к тексту печатают под реквизитами бланка слева без кавычек и не подчеркивают. Точка в конце заголовка не ставится. В одной строке заголовка должно быть не более 28-30 знаков при количестве строк не более пяти. Строчки заголовка печатают через один межстрочный интервал.
Реквизит 19 - Отметка о контроле
Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируется. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Отметку обозначают буквой "К" или словом "Контроль". Возможно использование штампа "контроль" со сроком исполнения документа.
Реквизит 20 - Текст документа
Текст - основной реквизит документа, который должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования. Он может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связнного текста или в виде соединения этих структур.
Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок. Тексты документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Составление текста документа в виде анкеты используется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков. В анкете часть информации будет постоянной, в которой выражаются наименования признаков и переменной, содержащей конкретные характеристики признаков.
Реквизит 21 - Отметка о наличии приложения
Отметка о наличии приложения предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.
Реквизит 22 - Подпись
Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствии с распределением их обязанностей, установленных нормативно-правовым актом. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений, это должно быть закреплено локальными актами организации.
Реквизит 23 - Гриф согласования документа
Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. Согласование может быть внешним и внутренним.
Реквизит 24 - Визы согласования документа
Внутреннее согласование документа проводится для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений в пределах одной организации с решением вопроса, изложенным в документе. При визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.В.Сидоров
25.04.2004
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.В.Сидоров
25.04.2004.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Порядок и последовательность визирования определяются в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству или регламентируются распорядительным документом первого руководителя.
Реквизит 25 - Оттиск печати
Заверение документов печатью организации - особый способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах.
Печати подразделяют на гербовые, юридических лиц и простые (отдела кадров, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения должны быть установлены в инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.
Печать ставят таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ, на унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой "МП" или "Место для печати".
Реквизит 26 - Отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.)
Реквизит 27 - Отметка об исполнителе
Отметка об исполнителе содержит информацию о должностном лице, которое подготовило документ. Отметка предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ, для разъяснения и уточнения затронутых в документе вопросов. Она включает инициалы (или имя, отчество) и фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона.
Реквизит 28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Отметка включает следующие данные: слово "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, подпись исполнителя, дату проставления отметки.
Реквизит 29 - Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа входящего документа и содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Как правило, для этого используется специальный штамп.
Реквизит 30 - Идентификатор электронной копии документа
Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором является отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов данной организации.
