41.Информационно-справочная документация ( виды, правила оформления).

Одной из наиболее многочисленных групп ОРД является справочно-информационная документация, в состав которой входят:1. акт,2. докладная записка,3.объяснительная записка, 4. справка, 5.отчёт,6. служебное письмо, 7.телеграмма.
Все эти документы содержат информацию, которая может побуждать администрацию организации к каким-либо действиям, а иногда документы подтверждают факты, события, действия, которые можно лишь принять к сведению.
1. АКТ – это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами, назначенные приказом руководителя, связанные с деятельностью предприятия.
Акты бывают различного содержания:Акты по результатам обследования или ревизии,
Акты приема- передачи,Акты об испытаниях новых изделий и т.д.
Правила оформления:На общем бланке формата А4.
Реквизиты:Гриф утверждения,Наименование документа,Дата;Регистрационный номер;Место издания;Заголовок к тексту;Текст;Отметка о наличии приложения;Подпись;Отметка об исполнителе.
Текст акта:
1-я часть ВВОДНАЯ – указывается основание для составления акта (№ и дата приказа на основании которого была создана комиссия, перечисляются председатель, члены комиссии),
2-я часть КОНСТАТИРУЮЩАЯ – излагаются цели и задачи составления акта и установленные факты и выводы.
2.Докладная записка - документ, информирующий руководство о фактах с выводами и предложениями.
3.Объяснительные записки в некоторых случаях объясняют содержание отдельных пунктов основных документов или пишутся как объяснения каких-либо фактов, поступков.
4.Справки содержат описание производственной деятельности организации и подтверждение каких-либо фактов, событий.
5.Служебные письма должны быть правильно составлены и оформлены в соответствии с формуляром-образцом, принятым для данной разновидности документа, кроме этого, они должны отвечать всем требованиям этики деловой переписки.
6.Телеграммы передают в том случае, если необходимо срочно доставить информацию адресату.