14. Свойства и функции системы управления документами.

Система управления документами должна обладать следующими свойствами:
-обеспечение аутентичности, надежности, целостности документов, а также их пригодности для использования;
-обеспечение надежности управления документами, т.е. способности длительно и правильно осуществлять создание, использование и хранение документов в соответствии с установленными процедурами;
-обеспечение целостности и единства всей совокупности действий и процедур по управлению документами;
-обеспечение соответствия всех действий по управлению документами установленным требованиям (внешним и внутренним);
-обеспечение всесторонности (комплексности) управления документами путем охвата всех видов деятельности, всех форматов представления данных в документах, всех видов носителей информации.
Система управления документами должна реализовывать следую-щие функции:
-включение документов в систему управления документами;
-регистрацию;
-классификацию;
-доступ и защиту;
-хранение и обеспечение сохранности документов;
-использование документов, контроль их движения и использования;
-экспертизу ценности документов;
-отбор (передача) документов на хранение или уничтожение.
Создание и применение систем управления документами, отвечающих управленческим потребностям и нормативным требованиям, может включать:
-документирование систем;
-обучение сотрудников организации;
-установление стандартов, формирование методики оценки соответствия им и их соблюдения;
-определение сроков хранения документов, имеющих длительную ценность.